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完善會(huì)計(jì)電算化的一些設(shè)想

2005-3-7 10:56 盧一敏 【 】【打印】【我要糾錯(cuò)
    會(huì)計(jì)電算化是利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)賬務(wù)處理, 完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的核算、分析、預(yù)測(cè)和決策的會(huì)計(jì)管理工作。會(huì)計(jì)電算化的使用, 大大提高了會(huì)計(jì)信息處理的速度和準(zhǔn)確性, 促進(jìn)了會(huì)計(jì)核算的規(guī)范化, 也促進(jìn)了會(huì)計(jì)工作質(zhì)量和效率的提高, 為會(huì)計(jì)管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)電算化以其方便、準(zhǔn)確、及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)日益受到廣大財(cái)會(huì)人員的歡迎。但會(huì)計(jì)電算化在會(huì)計(jì)核算中也出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題, 主要表現(xiàn)在:

    1. 會(huì)計(jì)電算化內(nèi)控制度不完善

    在手工會(huì)計(jì)核算時(shí), 一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)要經(jīng)過(guò)具有相應(yīng)權(quán)限人員的審批, 如果把關(guān)嚴(yán)格, 核算中的一些錯(cuò)誤能被及時(shí)發(fā)現(xiàn); 實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后, 業(yè)務(wù)的處理都以電腦為載體, 某些人員往往既從事數(shù)據(jù)的輸入, 又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出, 許多審批環(huán)節(jié)被省缺了從而加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

    此外, 由于電腦中原始數(shù)據(jù)是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計(jì)算機(jī)的, 但實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后放松了人工審核審批這項(xiàng)基礎(chǔ)工作, 致使一些原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯(cuò)誤, 而出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。

    實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后, 作為財(cái)務(wù)人員應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)的備份, 確保數(shù)據(jù)的安全和完整。但會(huì)計(jì)人員對(duì)數(shù)據(jù)備份的重要性往往認(rèn)識(shí)不夠, 導(dǎo)致一旦電腦出現(xiàn)故障, 部分財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)就被丟失。還有的對(duì)備份的數(shù)據(jù)盤(pán)沒(méi)有定期檢查, 發(fā)生問(wèn)題沒(méi)有相應(yīng)的補(bǔ)救措施, 給自身會(huì)計(jì)核算工作帶來(lái)不必要的損失。

    2. 缺乏會(huì)計(jì)電算化專業(yè)人才

    雖然社會(huì)上會(huì)計(jì)人員、計(jì)算機(jī)專業(yè)人才比比皆是, 但是同時(shí)精通計(jì)算機(jī)知識(shí)的會(huì)計(jì)人員卻十分缺乏。會(huì)計(jì)人員的知識(shí)不全面、不系統(tǒng), 難以將計(jì)算機(jī)知識(shí)和會(huì)計(jì)知識(shí)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。另一方面, 一些計(jì)算機(jī)專業(yè)人員對(duì)會(huì)計(jì)知識(shí)比較貧乏, 對(duì)運(yùn)行會(huì)計(jì)軟件中出現(xiàn)的問(wèn)題不能及時(shí)解決和處理,會(huì)計(jì)電算化復(fù)合人才的缺乏一定程度上制約了會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)一步發(fā)展。

    3. 忽視財(cái)務(wù)管理功能的發(fā)揮

    會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用和發(fā)展將財(cái)會(huì)人員從繁重的核算工作中解脫出來(lái), 可使財(cái)會(huì)人員將精力放在加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理方面。然而,目前不少實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位卻存在重視報(bào)賬功能, 忽視管理功能的現(xiàn)象。很多企業(yè)運(yùn)用的軟件, 對(duì)于財(cái)務(wù)指標(biāo)分析體系、資金收支預(yù)測(cè)等方面, 內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)單, 數(shù)據(jù)查詢不夠便捷, 限制了財(cái)務(wù)管理功能, 失去了會(huì)計(jì)電算化對(duì)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的積極意義。

    4. 會(huì)計(jì)電算化的安全性較弱

    目前, 會(huì)計(jì)電算化軟件的數(shù)據(jù)安全保密性比較弱, 硬件自身安全性能低, 而硬件的安全問(wèn)題直接影響會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)用。一是會(huì)計(jì)電算化的操作人未能按照一定的程序操作, 導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料的丟失或錯(cuò)誤的出現(xiàn); 二是實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的財(cái)務(wù)人員對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的侵入防范意識(shí)不強(qiáng), 未能采取有效措施防范病毒的侵入; 三是會(huì)計(jì)檔案保管過(guò)程中存在風(fēng)險(xiǎn)。

    5. 電算化單機(jī)處理能力不足

    隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用和發(fā)展, 以及會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)量的增大, 業(yè)務(wù)種類的繁多, 對(duì)會(huì)計(jì)信息資料分析與研究的深入, 計(jì)算機(jī)單機(jī)處理的方式既難以完成全部會(huì)計(jì)核算工作, 又無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享, 延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)資料傳送的周期, 增加了數(shù)據(jù)出錯(cuò)的可能性。當(dāng)出現(xiàn)大量的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)時(shí), 單機(jī)的處理不能及時(shí)提供所需的會(huì)計(jì)信息。

    對(duì)此, 筆者就進(jìn)一步完善會(huì)計(jì)電算化工作提出一些設(shè)想:

    1. 建立健全會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制制度

    建立健全會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度, 是確保會(huì)計(jì)核算操作安全, 及時(shí)、準(zhǔn)確提供會(huì)計(jì)信息的根本保證。一是要加強(qiáng)人員的職能控制, 保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性。由于會(huì)計(jì)電算化知識(shí)和功能的相對(duì)集中, 必須強(qiáng)化組織和管理, 明確人員間職責(zé)分工, 將系統(tǒng)中不相容職務(wù)分離, 以相應(yīng)的管理職能與之配套。其目的在于通過(guò)設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督、相互制約的機(jī)制來(lái)保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠。二是加強(qiáng)操作管理, 提高會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)電算化操作應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行, 掌握密碼的運(yùn)用防止非法操作、越權(quán)操作, 確保核算的準(zhǔn)確性。加強(qiáng)數(shù)據(jù)輸入、輸出的管理, 保證各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、有效。各種錄入的數(shù)據(jù)均需通過(guò)嚴(yán)格的審核, 并附上完整、真實(shí)的原始憑證。發(fā)生輸入的內(nèi)容有誤, 應(yīng)按系統(tǒng)提供的功能及時(shí)修改。三是加強(qiáng)日常的數(shù)據(jù)備份和安全檢查, 保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全。對(duì)發(fā)生的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù), 做到雙重備份, 同時(shí)對(duì)備份的數(shù)據(jù)軟盤(pán)應(yīng)定期檢查; 重視對(duì)計(jì)算機(jī)的維護(hù)工作, 防止病毒的侵入, 保證在電算化過(guò)程中會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全。

    2. 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化人才的培訓(xùn)管理, 提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)

    會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展要求財(cái)會(huì)人員不僅掌握扎實(shí)的會(huì)計(jì)知識(shí)和技能, 還應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)和財(cái)務(wù)管理有比較深刻的了解。實(shí)行電算化管理的單位應(yīng)針對(duì)會(huì)計(jì)人員的特點(diǎn)和要求, 科學(xué)地確定培訓(xùn)內(nèi)容, 更新會(huì)計(jì)人員的知識(shí), 提高會(huì)計(jì)技能。作為會(huì)計(jì)人員, 要正確認(rèn)識(shí)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后自身作用和地位的變化, 敢于從實(shí)踐中學(xué)習(xí), 不斷豐富工作經(jīng)驗(yàn), 提高操作技巧, 充分挖掘自身工作潛力, 提高職業(yè)判斷和解決問(wèn)題的能力。

    3. 發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的財(cái)務(wù)管理功能

    現(xiàn)行的會(huì)計(jì)軟件雖然開(kāi)始從核算型向管理型發(fā)展, 但內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單, 功能不強(qiáng), 不能適應(yīng)單位財(cái)務(wù)管理的需要。要充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的功能, 為財(cái)務(wù)管理服務(wù), 必須提高會(huì)計(jì)軟件功能, 增加管理性功能的軟件系統(tǒng); 改變財(cái)務(wù)管理的形式和方法, 通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)資料的整理進(jìn)行預(yù)測(cè)、決策、規(guī)則、分析, 將事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后分析三個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系起來(lái), 形成一個(gè)整體, 為單位管理決策提供有效的信息支持。在 充分利用計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度快、存儲(chǔ)量大、對(duì)數(shù)據(jù)處理及時(shí)迅速的基礎(chǔ)上, 運(yùn)用財(cái)務(wù)資料, 建立適應(yīng)管理需要的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng), 為財(cái)務(wù)管理決策服務(wù)。

    4. 加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的安全防護(hù)會(huì)計(jì)電算化越發(fā)展, 會(huì)計(jì)信息的安全問(wèn)題就越突出, 必須采取相應(yīng)的防護(hù)措施, 保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運(yùn)行。一是在財(cái)務(wù)軟件中增加安全功能, 防止操作失誤造成數(shù)據(jù)被破壞。會(huì)計(jì)人員應(yīng)按規(guī)定錄入原始數(shù)據(jù), 制作記賬憑證, 輸出各種信息 , 對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行授權(quán), 嚴(yán)格禁止越權(quán)操作、非法操作; 要對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作人員進(jìn)行授權(quán), 嚴(yán)格禁止越權(quán)操作、非法操作, 確保會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)安全、有效、正常的運(yùn)行。二是建立預(yù)防病毒的安全措施, 要經(jīng)常更新殺毒軟件, 對(duì)硬盤(pán)進(jìn)行病毒檢測(cè)、殺毒。作為會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)使用人員, 應(yīng)自覺(jué)遵守操作規(guī)程盡可能降低計(jì)算機(jī)感染病毒機(jī)會(huì)。三是建立安全有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度。會(huì)計(jì)電算化會(huì)汁檔案管理要做好防磁、防潮、防塵工作, 建立健全會(huì)計(jì)檔案保管、調(diào)閱、復(fù)制、修改、銷毀等環(huán)節(jié)的制度。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié), 也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用, 更好地為決策服務(wù)的保證。

    5. 實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的網(wǎng)絡(luò)化

    網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用, 進(jìn)一步推動(dòng)了會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)向深度和廣度發(fā)展, 即實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化。單位需要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)版的電算化系統(tǒng)時(shí), 應(yīng)選擇那些成熟的會(huì)計(jì)管理信息系統(tǒng)和國(guó)家有關(guān)部門(mén)規(guī)定的財(cái)務(wù)軟件, 使網(wǎng)絡(luò)內(nèi)各計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料可以共享; 信息使用者可以利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)地進(jìn)行財(cái)務(wù)評(píng)估, 財(cái)務(wù)報(bào)表的傳送和財(cái)務(wù)分析, 有利于強(qiáng)化單位內(nèi)部控制和有關(guān)方面的監(jiān)督。這樣不僅可以減少信息傳遞的時(shí)間 , 又可以減少錯(cuò)誤的發(fā)生和信息的失真。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展, 會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用必將逐步從單機(jī)環(huán)境過(guò)渡到網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境, 從而更大地發(fā)揮電算化系統(tǒng)的效率, 提供使用者所需的會(huì)計(jì)信息, 促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
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