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電算化管理體制與組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的選擇

2004-7-9 10:22  【 】【打印】【我要糾錯
  實施會計電算化必然會對會計工作及其組織機(jī)構(gòu)產(chǎn)生一定的影響,為了適應(yīng)電算化的要求,必須探求和設(shè)置與之相適應(yīng)的機(jī)構(gòu)。有以下幾種情況:

 、 集中管理方式。 這種形式把會計電算化工作,包括管理、開發(fā)和使用維護(hù)等都放在企業(yè)計算中心,財務(wù)部不設(shè)數(shù)據(jù)處理部門,也不安裝計算機(jī)設(shè)備。財務(wù)部門定期按規(guī)定向計算中心提供核算和管理所需的數(shù)據(jù),由計算中心負(fù)責(zé)會計電算化的日常運(yùn)行。在這種情況下,財務(wù)部門的組織機(jī)構(gòu)一般不作大的變動,除了一些業(yè)務(wù)由計算機(jī)處理外,許多工作仍由手工來完成。這種方式有利于充分發(fā)揮計算機(jī)作用,提高數(shù)據(jù)共享程度,避免重復(fù)開發(fā),也有利于企業(yè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和組織。但是,集中管理也有很大的缺點(diǎn)。第一,計算中心人員和財務(wù)人員不能很好地協(xié)作,各自不了解對方的知識和業(yè)務(wù)特點(diǎn),各自偏重本單位情況,往往導(dǎo)致系統(tǒng)質(zhì)量低,實用性較差等情況;

  第二,各部門極易產(chǎn)生依賴思想,認(rèn)為開展電算化工作是計算中心的事,從而不能很好地配合和支持系統(tǒng)的實施和運(yùn)行,影響會計電算化工作的正常進(jìn)行。

 、 分散管理方式。

  在這種方式下,企業(yè)財會部門單獨(dú)配備計算機(jī)等設(shè)備,并配備一定的專業(yè)人員,會計電算化工作的實施,完全由財會部門負(fù)責(zé)進(jìn)行,計算中心將不再參與。分散管理的優(yōu)點(diǎn)是,第一,能調(diào)動財會部門的積極性;  第二,能根據(jù)財會部門的實際需要,分期分批解決急需電算化的項目,并且實用性強(qiáng)、投資少、見效快。其缺點(diǎn)也是明顯的;一是缺乏整體考慮,各部門都可能從各自的目標(biāo)出發(fā),不考慮相互之間的聯(lián)系,數(shù)據(jù)不能共享,系統(tǒng)效益不高;二是各業(yè)務(wù)部門都需要配置計算機(jī)專門人員,否則影響系統(tǒng)實施,平時遇到的簡單問題及維護(hù)工作,都不能及時處理。這種方式一般不可取。

 、 集中管理下的分散組織形式。 在這種形式下,企業(yè)設(shè)立專門的機(jī)構(gòu),統(tǒng)一負(fù)責(zé)全廠計算機(jī)應(yīng)用規(guī)劃工作。規(guī)劃工作包括企業(yè)電算化的總體規(guī)劃,管理信息系統(tǒng)總體設(shè)計及子系統(tǒng)劃分,統(tǒng)一編碼,對所用機(jī)型等做出統(tǒng)一安排,指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展電算化工作,若企業(yè)已設(shè)立計算中心,專門機(jī)構(gòu)的設(shè)置就可以以計算中心為主體設(shè)置。這種方式,既照顧了各業(yè)務(wù)部門的特點(diǎn),又能統(tǒng)一管理組織,是目前一種較理想的組織形式。在這種方式下,實施會計電算化后,就需要調(diào)整財務(wù)部門的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu),崗位與職能都可能發(fā)生變化。

  下圖所示,是一種電算化后機(jī)構(gòu)設(shè)置形式:

  財務(wù)負(fù)責(zé)人

  管 數(shù) 數(shù) 財

  理 據(jù) 據(jù) 務(wù)

  開 準(zhǔn) 處 管

  發(fā) 備 理 理

  維 人 人 組

  護(hù) 員 員

  人

  員

  管理、開發(fā)、維護(hù)人員負(fù)責(zé)會計電算化工作的規(guī)劃,參與系統(tǒng)開發(fā)工作 (如果自選開發(fā)的話) ,并負(fù)責(zé)日后的維護(hù)工作;數(shù)據(jù)準(zhǔn)備人員負(fù)責(zé)電算化會計信息系統(tǒng)的運(yùn)行工作、包括輸入、運(yùn)行、輸出等工作;財務(wù)管理組負(fù)責(zé)一些財務(wù)日常管理工作( 這些工作一般計算機(jī)難以直接處理),并參與企業(yè)的管理工作。

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