試運行前的準(zhǔn)備及運行

　　對于購買的商品化軟件或有關(guān)部門推廣的通用軟件，使用前需要整理本單位會計業(yè)務(wù)，確定電算化情況下記帳方法、核算形式、核算內(nèi)容和方法、制定相應(yīng)的管理制度、培訓(xùn)有關(guān)應(yīng)用人員、建立相應(yīng)的組織機構(gòu)以及系統(tǒng)初始化等主要工作。對于自己組織研制的會計核算軟件，會計核算業(yè)務(wù)整理和記帳方法、形式、內(nèi)容等都在系統(tǒng)分析階段就已確定，運行前準(zhǔn)備工作的內(nèi)容主要為組織機構(gòu)設(shè)置、調(diào)整和人員分工、制度制定及初始化等。

　　下面主要介紹商品軟件運行前的準(zhǔn)備工作。

　　一、會計核算業(yè)務(wù)的整理

　　購買了商品化會計核算軟件后，接下來要做的第一件事就是要整理本單位會計核算業(yè)務(wù)，使之適應(yīng)電子計算機處理的需要。在手工核算下，一些單位，特別是會計基礎(chǔ)工作較差的單位，會計工作規(guī)范化較差，帳、證、表格式、內(nèi)容混亂，核算方法、程序不統(tǒng)一。同一類業(yè)務(wù)，不同的人做法不完全相同，而且不符合有關(guān)要求。會計軟件不提供某一具體核算的不規(guī)范處理方法，并且商品化會計核算軟件的功能、相應(yīng)的處理過程、方法和有關(guān)約定、要求都是在軟件研制時就規(guī)定好的， 所以作為商品化軟件與本單位手工核算方法之間，不可避免地有一定差別。要消除這些差別，一是對對商品化軟件作適量的二次開發(fā)、修改，但二次開發(fā)的量不能太大，否則就等于自己組織研制了；二是對單位會計核算業(yè)務(wù)進行整理、調(diào)整，使之滿足商品化會計核算軟件的要求、規(guī)定。

　　二、記帳方法，程序的確定

　　記帳方法，曾經(jīng)有借貸記帳法，增減記帳和收付記帳法在種。有的商品化軟件可提供記帳方法的選擇，有的只能適應(yīng)某一種記帳方法。一個單位一般只采用一種記帳方法。目前，一般用借貸記帳法。目前手工核算方式，一般有記帳憑證記帳程序、日記帳記帳程序、科目匯總表記帳程序、匯總記帳憑證程序等幾種形式。采用電子計算機處理之后，業(yè)務(wù)量大小已不是主 要矛盾，因此計算機內(nèi)沒有必要沿用手工記帳程序記帳，沒有必要對記帳憑證進行匯總或科目匯總等，依據(jù)記帳憑證直接登記明細帳、日記帳，然后總分類帳。目前一些單位的計算機記帳程序仍沿襲原單位手工記帳程序，就沒有很好地發(fā)揮計算機的優(yōu)勢、作用，影響處理效率的提高。

　　三、科目編碼方案的確定

　　商品化會計核算軟件一般都對會計科目編碼作原則規(guī)定，并允許各單位根據(jù)自身要求進行設(shè)置。因此軟件使用前需確定本單位會計科目體系及其編碼。電算化條件下，會計科目設(shè)置既要符合會計制度規(guī)定，又要滿足本單位會計核算和管理要求，同時要考慮該商品化軟件對會計科目編碼的規(guī)定要求。我國會計制度對工商等行業(yè)的總帳科目及其編碼，由財政部統(tǒng)一規(guī)定。在保證核算指標(biāo)統(tǒng)一性的前提下，可根據(jù)實際需要并征得同意對統(tǒng)一規(guī)定的總帳科目作必要的補充。至于明細科目，有的在國家制度中規(guī)定，有的則可根據(jù)企業(yè)管理需要由企業(yè)自行規(guī)定。在滿足會計核算和管理要求；其次，科目設(shè)置應(yīng)滿足會計核算的要求；其次，科目設(shè)置應(yīng)滿足管理要求；最后，科目設(shè)置應(yīng)滿足編制報表的需要。

　　四、憑證、帳簿的規(guī)范化

　　商品化會計核算軟件中，一般都規(guī)定記帳憑證的種類和格式。不管怎樣規(guī)定，都需對手工記帳憑證進行規(guī)范統(tǒng)一，以滿足計算機輸入需要。在會計核算軟件使用前，要確定哪些明細帳為數(shù)量金額式，哪些為三欄式，或多欄式，如果軟件不提供多種帳簿格式的選擇，同時核算又需要多種格式，則或進行二次開發(fā)，或設(shè)立輔助明細帳以彌補軟件功能不足。為了保證從手工方式到電算化方式的順利轉(zhuǎn)換，還必須核對帳目，保證帳證相符、帳帳相符、帳實相符�？颇科谀╊~必須整理，同時還應(yīng)注意往來帳、銀行帳的清理。

　　五、會計核算業(yè)務(wù)的規(guī)范化和方案確定

　　這里，會計核算業(yè)務(wù)主要指固定資產(chǎn)、材料、工資、成本、銷售核算業(yè)務(wù)。固定資產(chǎn)折舊方法目前有三種，即綜合折舊法，分類折舊和單臺折舊法。目前國家規(guī)定，按分類折舊法計提折舊，使用計算機后完全可按單臺計提折舊。因此若軟件提供單臺折舊方法，應(yīng)盡量實現(xiàn)單臺折舊。材料核算，一般電算化情況下，核算到大類或小類，個別種類核算到規(guī)格，比較合理可行。原先各單位工資核算的內(nèi)容基本上是統(tǒng)一的，只是在工資項目上有所差別，但隨著經(jīng)濟體制改革的深入，工資計算方法差別也越來越大，有計時、計件工資，有工效掛鉤的效益工資，獎勵浮動工資等。成本核算方法的確定，一要看企業(yè)生產(chǎn)特點，二要看企業(yè)管理要求。企業(yè)生產(chǎn)特點可分為大量生產(chǎn)、成批特產(chǎn)和單件生產(chǎn)。手工核算方法，一般都已考慮生產(chǎn)特點，由于手工核算的局限性，其成本核算往往難以滿足企業(yè)管理的需要。成本核算方法一般都從計算產(chǎn)品成本出發(fā)，而對于成本控制、部門責(zé)任成本的核算與考核目標(biāo)成本的計算等很少考慮。隨著企業(yè)逐步走向市場，成為獨立的商品生產(chǎn)者，對于內(nèi)部管理的要求越來越高，成本計算除了滿足產(chǎn)品成本計算外，還要在成本過程控制、責(zé)任成本、目標(biāo)成本的考核方面發(fā)揮作用，因此在設(shè)計成本核算方案時，要充分考慮這些管理的需要。

　　系統(tǒng)試運行

　　一、初始化工作

　　它是指在系統(tǒng)運行前，根據(jù)確定的核算方案和軟件提供的功能，輸入總帳、明細帳余額，定義有關(guān)帳表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和處理方法，輸入有關(guān)系統(tǒng)內(nèi)相對固定的數(shù)據(jù)，如固定資產(chǎn)、工資固定信息等。這樣，當(dāng)日或當(dāng)月發(fā)生的有關(guān)業(yè)務(wù)憑證輸入計算機后，就可以試運行了。系統(tǒng)初始化主要包括如下幾個步驟：

　　（1）建立科目編碼及中文名稱對照表，輸入全部總帳、明細帳科目期初余額。

　�。�2）輸入有關(guān)核算子系統(tǒng)固定數(shù)據(jù)，主要包括職工工資數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)卡片、材料名稱、編號和計劃價格、產(chǎn)品名稱編碼、產(chǎn)品定額成本、工時費用定額等。

　�。�3）定義帳、表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容及計算公式。

　　初始化通俗的解釋是“前期準(zhǔn)備”或者“怎么開始……”。我們把手工管理的帳務(wù)工作搬到計算機中去進行處理，這就需要把目前手工帳本上的帳目、帳面數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到計算機中去。這個過程我們叫做“帳務(wù)初始化”。

　　帳務(wù)初始化主要有以下三個方面的工作：

　　（1）建立符合本單位財務(wù)管理要求的管理控制體系。

　�。�2）建立符合本單位核算要求的科目體系。

　�。�3）建立適合本單位核算要求的軟件功能體系。

　　在帳務(wù)初始化功能中一般都有系統(tǒng)管理子功能，它的主要工作一般包括：財務(wù)人員工作及權(quán)限的分配、建立適合本單位核算要求的帳務(wù)結(jié)構(gòu)體系等。

　　二、建帳

　　建帳功能要解決的主要問題是：

　�、� 如何根據(jù)自己單位的業(yè)務(wù)情況建立科目核算體系。

　�、� 如何建立帳簿， 形成總帳、銀行帳、現(xiàn)金帳、三欄明細帳、多欄明細帳、往來帳等。

　　⒊ 根據(jù)本單位的核算要求或習(xí)慣確定憑證的分類方法。

　�、� 進行上年期末余額的結(jié)轉(zhuǎn)工作并對結(jié)轉(zhuǎn)的期初數(shù)進行平衡校驗。

　�、� 年終結(jié)轉(zhuǎn)工作。

　　三、填制憑證

　　在完成了科目設(shè)置、年初余額設(shè)置、銀行帳初始化以及往來帳初始化等工作后，我們開始進行諸如填制憑證、復(fù)核憑證、登記銀行、現(xiàn)金日記帳的工作，這幾項工作統(tǒng)稱為日常帳務(wù)工作。填制憑證是會計日常的主要工作，財務(wù)人員根據(jù)原始憑據(jù)做出憑證，然后錄入到計算機中，這個過程就是填制憑證。在填制憑證時要根據(jù)軟件，應(yīng)考慮：

　　（1）一張憑證是由哪些因素構(gòu)成的？

　�。�2）填制一張憑證的步驟有哪幾步？

　�。�3）怎樣填制一張帶有外幣或者數(shù)量核算的憑證？

　�。�4）怎樣在填制憑證時增加一個科目？

　�。�5）怎樣修改一張正在填制的憑證？

　�。�6）怎樣修改一張已經(jīng)填好的憑證？

　�。�7）怎樣刪除、查詢打印一定條件的憑證？

　　為了保證憑證的正確性與合法性，我們要對填好的憑證進行復(fù)核，只有通過復(fù)核的憑證系統(tǒng)才應(yīng)允許登帳。

　　銀行日記帳與現(xiàn)金日記帳的登錄功能也要具備。

　　四、登帳

　　主要包括：

　�、� 憑證匯總：按用戶指定的匯總條件對滿足這一條件的所有未記帳憑證進行匯總，產(chǎn)生科目匯總表。

　�、� 記帳： 將用戶所填制的已審核未記帳憑證分別登錄到相應(yīng)的帳簿上去，同時產(chǎn)生往來帳及要與銀行進行對帳的“待核銀行帳”。

　�、� 對帳：對帳的原則是：①總帳借方合計=總帳貸方合計； ②上級科目借方發(fā)生額總計=其下級所有科目借方發(fā)生額總計； 上級科目貸方發(fā)生額合計=其下級所有科目貸方發(fā)生額合計。

　　⒋ 結(jié)帳： 當(dāng)本月的憑證都已記帳后，我們要將該月的帳封好，以免再次被記帳。

　　結(jié)帳的原則是：在結(jié)帳的月份內(nèi)，不允許含有未記帳憑證，否則將不予結(jié)帳并提示相應(yīng)信息。

　　五、自動轉(zhuǎn)帳

　　為了解決手工核算中的轉(zhuǎn)帳工作，減輕勞動強度，可以對部分帳務(wù)實行自動轉(zhuǎn)帳。

　　六、帳務(wù)數(shù)據(jù)的查詢與打印

　　包括對科目余額表、總帳帳頁、明細帳帳頁等會計資料的查詢、國內(nèi)較好的商品化軟件都做的非常靈活。特別是基于WINDOWS操作環(huán)境的客戶機/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的帳務(wù)軟件。

　　七、銀行對帳

　�、� 銀行帳的初始化： 將所有未與銀行對上帳的業(yè)務(wù)輸入到計算機中，以便于利用系統(tǒng)繼續(xù)與銀行進行對帳工作。

　�、� 輸入銀行的對帳單。

　　⒊ 銀行對帳： 通過本單位的銀行帳與銀行對帳單之間進行核對的工作，即銀行對帳，能清理出銀行和本單位的未達情況。

　�、� 查詢銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

　�、� 查詢銀行未達帳。

　　⒍ 查詢單位未達帳。

　　八、往來帳管理

　　往來對帳就是要完成具有往來業(yè)務(wù)的單位之間、單位部門之間以及單位與個人之間的往來帳目核對工作。

　　一般包括：

　�、� 往來明細帳定義

　　⒉ 往來帳初始化

　�、� 往來戶檔案管理

　�、� 往來帳查詢與打印

　　⒌ 往來對帳

　�、� 對帳單的查詢與打印

　�、� 往來戶余額的查詢與打印

　　九、日常管理

　　一般包括如下功能：

　　1. 月結(jié)帳務(wù)數(shù)據(jù)做備份

　　2. 數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)

　　3. 操作人員管理

　　4. 查詢打印

　　5. 網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫管理等

　　以上功能的介紹，是針對一個典型的帳務(wù)系統(tǒng)一般所具有的功能，對于各個帳務(wù)系統(tǒng)來說都有或多或少的變化。對于其它的系統(tǒng)如：報表系統(tǒng)、工資管理與人事管理系統(tǒng)、材料核算子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、產(chǎn)成品與銷售核算子系統(tǒng)等的功能與性能這里不再細述，可參考其系統(tǒng)說明。