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會(huì)計(jì)電算化下的會(huì)計(jì)檔案管理要點(diǎn)

2006-7-7 15:55  【 】【打印】【我要糾錯(cuò)

  會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容:

 。1)由計(jì)算機(jī)打印輸出的各種書面形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料。這些打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定,根據(jù)有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管,保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

 。2)以磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)),在未打印成書面形式之前,應(yīng)當(dāng)妥善保管并留有副本。這些介質(zhì)都應(yīng)當(dāng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案保管。

 。3)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,也應(yīng)當(dāng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。

  會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案除必須執(zhí)行一般的檔案管理制度外,還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)各種電算化會(huì)計(jì)檔案的安全與保密。單位一般應(yīng)建立以下安全和保密措施:

 、賹(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做到防磁、防火、防潮、防塵等工作,重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個(gè)以上不同的地點(diǎn);

 、诓捎么判越橘|(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失;

 、蹏(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放會(huì)計(jì)檔案,嚴(yán)防毀損、散失和泄密;

 、芨鞣N會(huì)計(jì)資料包括打印出來的會(huì)計(jì)資料,以及存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料的軟盤、光盤、微縮膠片等,未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意,不得外借和拿出單位;

 、萁栝啎(huì)計(jì)資料,應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù),經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí),還應(yīng)該認(rèn)真檢查,防止感染病毒。

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