在對(duì)賬前,首先,應(yīng)加計(jì)累計(jì)銀行存款余額;然后,檢查銀行存款收支憑證的完整性;最后,準(zhǔn)備好上月銀行存款余額調(diào)節(jié)表和空白的銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等。
一切就緒后,把銀行對(duì)賬單導(dǎo)入Excel,按需要整理好數(shù)據(jù)。按Ctrl鍵選定日期欄、支票號(hào)碼欄、憑證號(hào)欄、借方發(fā)生額欄(單位支出)、貸方發(fā)生額欄(單位收入),依次“點(diǎn)”選數(shù)據(jù)→篩選→自動(dòng)篩選(本文所述“點(diǎn)”、“選”均指左鍵單擊)。完成以后,選定欄后都添了一個(gè)“三角符號(hào)”。
“點(diǎn)”支票號(hào)碼欄后的“三角符號(hào)”, “選”“自定義”選項(xiàng),彈出自定義篩選方式窗口,選“包含”選項(xiàng),輸入支票號(hào)碼后四位,“點(diǎn)”確定會(huì)自動(dòng)篩選出其對(duì)應(yīng)的支票金額,然后在對(duì)應(yīng)憑證號(hào)欄輸入其記賬憑證號(hào):“點(diǎn)”貸方發(fā)生額欄后的“三角符號(hào)”,會(huì)發(fā)現(xiàn)下面有許多數(shù)據(jù),根據(jù)記賬憑證的銀行收款金額“選”定數(shù)據(jù),然后在對(duì)應(yīng)憑證號(hào)欄輸入其憑證號(hào);同理,“點(diǎn)”日期欄選定其中任一時(shí)間,可以篩選出當(dāng)日的全部銀行存款收支。顯然,支票號(hào)碼欄是用于篩選銀行支票發(fā)生額的,貸方發(fā)生額欄是篩選單位收入的,借方發(fā)生額欄是篩選單位支出的,而日期欄是按日期篩選單位收支的。
理解以上用法后,可以根據(jù)完整的銀行存款記賬憑證,靈活運(yùn)用上述方法將憑證號(hào)輸入對(duì)應(yīng)的對(duì)賬單發(fā)生額前的憑證號(hào)欄內(nèi)。
為便于理解,現(xiàn)舉例說(shuō)明如下:銀行記賬憑證1有三筆業(yè)務(wù)都發(fā)生于2005年6月1日,現(xiàn)金支票(支票號(hào)碼18224712)付款10000元、財(cái)政撥款50000元,購(gòu)買(mǎi)支票120元。
對(duì)于第一筆現(xiàn)金支票付款10000元,“點(diǎn)”支票號(hào)碼后的三角符號(hào),“選”“自定義”選項(xiàng),在彈出自定義篩選方式窗口中選“包含”然后輸入支票號(hào)后4位(4712),“點(diǎn)”確定,所有發(fā)生額隨之消失,只剩下4712號(hào)支票發(fā)生額,在憑證號(hào)欄輸入“1”。需要說(shuō)明的是,之所以只輸入后四位,是因?yàn)檩斎牒笕挥锌赡芎Y選出兩筆以上的發(fā)生額,而輸入后五位或六位會(huì)加大工作量。
對(duì)于第二筆財(cái)政撥款50000元,“點(diǎn)”貸方發(fā)生額欄后的三角符號(hào), “選”50000,將50000元的業(yè)務(wù)篩選出,或“點(diǎn)”日期欄后的三角符號(hào),選6月1日,篩選出6月1日的銀行業(yè)務(wù)。如果收支業(yè)務(wù)復(fù)雜可以綜合運(yùn)用上述兩種方法,即在篩選出日期的基礎(chǔ)上,再篩選出50000元的貸方發(fā)生額,或在篩選出50000元貸方額的基礎(chǔ)上,再篩選出6月1日發(fā)生的50000元貸方收入。
對(duì)于第三筆購(gòu)買(mǎi)支票業(yè)務(wù),可參照第二筆業(yè)務(wù),在此不再詳述。
根據(jù)以上方法,我們可以較省時(shí)省力地將銀行存款收支篩選一遍。
這里,要強(qiáng)調(diào)幾點(diǎn)注意事項(xiàng):
1.利用支票號(hào)碼篩選時(shí)一定要選“包含”,因其最省時(shí)省力;
2.在“方法”與“方法”轉(zhuǎn)換前,一定要還原為全部業(yè)務(wù)(“點(diǎn)”選全部),否則,就只會(huì)形成在第一種方法的基礎(chǔ)上再運(yùn)用第二種方法的綜合法;
3.一定要有憑證號(hào)欄,每篩選一筆業(yè)務(wù)都要輸入相應(yīng)的憑證號(hào),并根據(jù)相應(yīng)的憑證號(hào)與銀行進(jìn)行對(duì)賬。
4.在完成檢查并改正了錯(cuò)漏之后,再次“點(diǎn)”憑證號(hào),“選”空白。這些空白的就是未達(dá)賬項(xiàng),把上期的未達(dá)賬項(xiàng)剔除,剩下的就是本期的未達(dá)賬項(xiàng)。
鑒于單位間的差異,在實(shí)際工作中不應(yīng)對(duì)上述方法照搬照套,而應(yīng)具體情況具體分析,在理解的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新,不斷發(fā)展。