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拿到一套軟件之后,不要急于去安裝和嘗試軟件的各種功能。首先應(yīng)該對軟件的使用細(xì)則有一套清晰的了解,應(yīng)了解該財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)作流程。然后,按下列程序進(jìn)行套賬的初始化操作。
1.在用友財(cái)務(wù)軟件中,首先應(yīng)該以管理員的身份新建套賬,建賬之后不應(yīng)先去初始化期初余額,更重要的工作是進(jìn)行財(cái)務(wù)分工。對于身兼數(shù)職的:最好也能將憑證的錄入與審核計(jì)賬相分離,以便交叉監(jiān)督。最常見的財(cái)務(wù)分工方式是分成四人:系統(tǒng)管理員、制單員、審核員、記賬員。在以后的使用中,應(yīng)該按賬務(wù)核算的分工以不同的身份登錄財(cái)務(wù)軟件。
2.進(jìn)行科目設(shè)置。在財(cái)務(wù)分工之后,接著應(yīng)查看由系統(tǒng)提供的會計(jì)科目是否能夠滿足你單位的核算需要,如果不夠,還應(yīng)該添加相關(guān)的科目。比如,在核算增值稅的過程中,很明顯地需要“應(yīng)交增值稅”二級科目甚至三級科目,但你在系統(tǒng)提供的會計(jì)科目中不能找到,此時應(yīng)進(jìn)入“會計(jì)科目”模塊,進(jìn)行科目的添加工作,在添加的過程中,應(yīng)該注意對科目編碼的設(shè)置。如果是二級科目,該科目的前三位編碼一定要設(shè)成對應(yīng)的一級科目的代碼。應(yīng)該知道的是,用友財(cái)務(wù)軟件對科目的管理是以科目編碼為依據(jù)的,如果科目編碼設(shè)置錯誤的話,后患無窮!而且,科目只要設(shè)定好了,以后核算中想將之刪掉都不行。
3.進(jìn)行期初余額的設(shè)定。如果你新建套賬的啟用日期是在年份中間,在錄入期初余額時,不能在“年初余額”欄目中輸入,這樣做是徒勞的。正確的方法是在“期初余額”欄目中輸入。在進(jìn)行期初余額錄入時,一定要注意數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,因?yàn)?,這些期初數(shù)據(jù)一旦發(fā)生作用時,你是無論如何也不可能去修改的。
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