一家小企業(yè)的選型故事

來源: 中國會計報編輯： 2010/08/30 08:40:36　　字體：大小

張大力，某企業(yè)的IT負(fù)責(zé)人，最近很煩惱。原來，企業(yè)財務(wù)總監(jiān)李英交給其一項重要任務(wù)，讓他為企業(yè)選擇一款合適的財務(wù)管理軟件。但是，大力平時很少跟財務(wù)部門打交道，不熟悉財務(wù)操作，不知道如何下手。

正當(dāng)大力陷于困擾難以自拔的時候，他想到了一個救兵——一直在從事財務(wù)管理信息化的朋友趙偉。大力馬上撥通了趙偉的手機，向他取經(jīng)。一番敘述之后，趙偉給出了在選型過程中企業(yè)需要注意的三個關(guān)鍵點。

一是要考慮是否有報表自定義功能不少財務(wù)管理軟件，其財務(wù)報表格式都是固定的，特別是其字體是很小的，只要看過財務(wù)部門報表的人都知道，報表上的字是密密麻麻的，閱讀者看久了眼睛會很累。因此，有些領(lǐng)導(dǎo)希望報表上的字能夠大一點。

所以，在財務(wù)管理軟件選型的時候，要特別注意軟件中是否有報表自定義功能。在財務(wù)管理軟件中，雖然現(xiàn)成的報表符合國家法律的規(guī)定，但是，并不一定符合管理者的使用習(xí)慣。而且財務(wù)報表在很大范圍內(nèi)都是給財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理等等高層領(lǐng)導(dǎo)看的，財務(wù)人員不能夠要求他們來適應(yīng)自己。為此，財務(wù)軟件除了要能夠提供國家標(biāo)準(zhǔn)的報表格式之外，還需要能夠?qū)蟊磉M行自定義，以滿足管理層的視覺需求。

二是要考查對表格軟件的支持能力財務(wù)人員在日常工作中，往往還需要從系統(tǒng)中導(dǎo)出一些數(shù)據(jù)給其他部門使用。如應(yīng)收賬款會計，每個月初都會導(dǎo)出一份應(yīng)收賬款余額表給銷售人員，作為他們追蹤應(yīng)收賬款的依據(jù)。為了銷售人員工作的方便，往往需要把應(yīng)收賬款明細按客戶進行分類，一個客戶一個頁簽。

這是一個最普通不過的需求。但是，并不是所有的財務(wù)軟件都能夠滿足它。

一方面，財務(wù)軟件可以把應(yīng)收賬款等數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excel表格中，但是，其導(dǎo)出的只是內(nèi)容，格式方面的控制全部都會丟失。如在財務(wù)管理系統(tǒng)中，已經(jīng)設(shè)置了字段的長度、顏色（如對于逾期的應(yīng)收賬款以紅色表示）等等，可惜被導(dǎo)入到Excel表格中后，這些格式化的內(nèi)容將會被全部丟棄。

另一方面，在于分頁的控制上。在財務(wù)管理軟件的報表中，應(yīng)收賬款會計可以讓不同客戶的應(yīng)收賬款在不同的頁上顯示，即分頁處理。但是，在被導(dǎo)入到Excel表格中后，相關(guān)內(nèi)容就無法實現(xiàn)一個客戶一個頁簽的功能。財務(wù)人員只好先把數(shù)據(jù)導(dǎo)到Excel表格中，然后再人工進行分頁處理。這些額外的工作，肯定會引起部門之間的矛盾，IT負(fù)責(zé)人也會引火上身。

在財務(wù)軟件選型過程中，不要小看這些不起眼的細節(jié)問題。

尤其是對常用的Excel支持能力，一定要看導(dǎo)出數(shù)據(jù)后是否可以直接拿來使用，而不用進行二次修飾。

有時候，細節(jié)往往決定了財務(wù)管理軟件的成敗。

三是要考慮未來的擴展／集成問題中小企業(yè)在進行信息化建設(shè)的時候，大都是從財務(wù)管理開始的。但是，隨著其規(guī)模的日益壯大，往往還需要部署其他的信息化管理軟件，如ERP、CRM等等。要如何才能將它們進行很好的集成呢？趙偉說，他在一次給一家企業(yè)實施ERP項目的時候，企業(yè)就面臨了一個兩難的選擇。由于這家企業(yè)起初上財務(wù)管理軟件的時候，沒有考慮到后續(xù)的集成問題，財務(wù)軟件無法跟現(xiàn)在市面上的任何一款ERP軟件進行無縫集成。最后，企業(yè)只好做出一個不得已的決定，棄用原有的財務(wù)管理軟件，用ERP系統(tǒng)中的財務(wù)模塊代替。雖然最終取得了比較好的成果，但是，這畢竟造成了重復(fù)投資，帶來不必要的浪費。

所以，趙偉提醒張大力，在財務(wù)管理軟件選型的時候，需要注意與日后其他管理軟件的兼容。如在選擇財務(wù)管理軟件的時候，最好能夠選擇一些具有一體化解決方案的企業(yè)，逐步升級、擴展。如卓森軟件東莞天思服務(wù)中心、金蝶等軟件企業(yè)，除了提供財務(wù)管理軟件之外，還提供ERP、CRM等解決方案。

另外，在選型的時候，也可以選擇那些模塊化的管理軟件，需要什么功能就上什么模塊，不必推倒重來。

【我要糾錯】責(zé)任編輯：zoe

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