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單證的審核是對(duì)已經(jīng)繕制,備妥的單據(jù)對(duì)照信用證(在信用證付款情況下)或合同(非信用證付款方式)的有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行單單,單證的及時(shí)地檢查和核對(duì),發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)更正,達(dá)到安全收匯的目的。
單證審核的基本要求及時(shí)性。及時(shí)審核有關(guān)單據(jù)可以對(duì)一些單據(jù)上的差錯(cuò)做到及時(shí)發(fā)現(xiàn),及時(shí)更正,有效的避免因?qū)徍瞬患皶r(shí)造成的各項(xiàng)工作的被動(dòng)。
全面性。應(yīng)當(dāng)從安全收匯和全面履行合同的高度來重視單據(jù)的審核工作,一方面,我們應(yīng)對(duì)照信用證和合同認(rèn)真審核每一份單證,不放過任何一個(gè)不符點(diǎn);另一方面,要善于處理所發(fā)現(xiàn)的問題,加強(qiáng)與各有關(guān)部門的聯(lián)系和銜接,使發(fā)現(xiàn)的問題得到及時(shí),妥善的處理。
按照“嚴(yán)格符合”的原則,做到“單單相符,單證相符”。
單單相符,單證相符是安全收匯的前提和基礎(chǔ),所提交的單據(jù)中存在的任何不符哪怕是細(xì)小的差錯(cuò)都會(huì)造成一些難以挽回的損失。
單證審核的基本方法
單證審核的方法概括起來有以下幾種:
縱向?qū)徍朔?/strong>是指以信用證或合同(在非信用證付款條件下)為基礎(chǔ)對(duì)規(guī)定的各項(xiàng)單據(jù)進(jìn)行一一審核,要求有關(guān)單據(jù)的內(nèi)容嚴(yán)格符合信用證的規(guī)定,做到“單、證相符”。
橫向?qū)徍朔?/strong>
在縱向?qū)徍说幕A(chǔ)上,以商業(yè)發(fā)票為中心審核其他規(guī)定的單據(jù),使有關(guān)的內(nèi)容相互一致,做到“單,單相符”。
上述審核一般由制單員或?qū)弳螁T進(jìn)行,為第一道審核;為安全起見,應(yīng)當(dāng)對(duì)有關(guān)單據(jù)進(jìn)行復(fù)審。
單證審核的重點(diǎn)
(一)綜合審核的要點(diǎn):
檢查規(guī)定的單證是否齊全包括所需單證的份數(shù)。
檢查所提供的文件名稱和類型是否符合要求。
有些單證是否按規(guī)定進(jìn)行了認(rèn)證。
單證之間的貨物描述,數(shù)量,金額,重量,體積,運(yùn)輸標(biāo)志等是否一致。
單證出具或提交的日期是否符合要求。
(二)分類審核的要點(diǎn):
1.匯票
匯票的付款人名稱、地址是否正確;
匯票上金額的大、小寫必須一致;
付款期限要符合信用證或合同(非信用證付款條件下)規(guī)定;
檢查匯票金額是否超出信用證金額,如有信用證金額前有“大約”一詞可按10%的增減幅度掌握;
出票人、受款人、付款人都必須符合信用證或合同(非信用證付款條件下)的規(guī)定;
幣制名稱應(yīng)信用證和發(fā)票上的相一致。
出票條款是否正確如出票所根據(jù)的信用證或合同號(hào)碼是否正確。
是否按需要進(jìn)行了背書。
匯票是否由出票人進(jìn)行了簽字。
匯票份數(shù)是否正確如“只此一張”或“匯票一式二份有第一匯票和第二匯票”
2.商業(yè)發(fā)票
抬頭人必須符合信用證規(guī)定;
簽發(fā)人必須是受益人;
商品的描述必須完全符合信用證的要求;
商品的數(shù)量必須符合信用證的規(guī)定;
單價(jià)和價(jià)格條件必須符合信用證的規(guī)定;
提交的正副本份數(shù)必須符合信用證的要求;
信用證要求表明和證明的內(nèi)容不得遺漏。
發(fā)票的金額不得超出信用證的金額,如數(shù)量、金額均有“大約”,可按10%的增減幅度掌握。
3.保險(xiǎn)單據(jù)
保險(xiǎn)單據(jù)必須由保險(xiǎn)公司或其代理出具;
投保加成必須符合信用證的規(guī)定;
保險(xiǎn)險(xiǎn)別必須符合信用證的規(guī)定并且無遺漏;
保險(xiǎn)單據(jù)的類型應(yīng)與信用證的要求相一致,除非信用證另有規(guī)定,保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)人出具的暫保單銀行不予接受;
保險(xiǎn)單據(jù)的正副本份數(shù)應(yīng)齊全,如保險(xiǎn)單據(jù)注明出具一式多份正本,除非信用證另有規(guī)定,所有正本都必須提交;
保險(xiǎn)單據(jù)上的幣制應(yīng)與信用證上的幣制相一致;
包裝件數(shù)、嘜頭等必須與發(fā)票和其他單據(jù)相一致;
運(yùn)輸工具、起運(yùn)地及目的地,都必須與信用證及其他單據(jù)相一致;
如轉(zhuǎn)運(yùn),保險(xiǎn)期限必須包括全程運(yùn)輸;
除非信用證另有規(guī)定,保險(xiǎn)單的簽發(fā)日期不得遲于運(yùn)輸單據(jù)的簽發(fā)日期;
除信用證另有規(guī)定,保險(xiǎn)單據(jù)一般應(yīng)作成可轉(zhuǎn)讓的形式,以受益人為投保人,由投保人背書。
4.運(yùn)輸單據(jù)
運(yùn)輸單據(jù)的類型須符合信用證的規(guī)定;
起運(yùn)地、轉(zhuǎn)運(yùn)地、目的地須符合信用證的規(guī)定;
裝運(yùn)日期/出單日期須符合信用證的規(guī)定;
收貨人和被通知人須符合信用證的規(guī)定;
商品名稱可使用貨物的統(tǒng)稱。但不得與發(fā)票上貨物說明的寫法相抵觸;
運(yùn)費(fèi)預(yù)付或運(yùn)費(fèi)到付須正確表明;
正副本份數(shù)應(yīng)符合信用證的要求;
運(yùn)輸單據(jù)上不應(yīng)有不良批注;
包裝件數(shù)須與其他單據(jù)相一致;
嘜頭須與其他單據(jù)相一致;
全套正本都須蓋妥承運(yùn)人的印章及簽發(fā)日期章;
應(yīng)加背書的運(yùn)輸單據(jù),須加背書。
5.其他單據(jù)
如裝箱單、重量單、產(chǎn)地證書、商檢證書等,均須先與信用證的條款進(jìn)行核對(duì),再與其他有關(guān)單據(jù)核對(duì),求得單、證一致,單、單一致。
6.常見差錯(cuò)
匯票大、小寫金額打錯(cuò);
匯票的付款人名稱、地址打錯(cuò);
發(fā)票的抬頭人打錯(cuò);
有關(guān)單據(jù)如匯票/發(fā)票/保險(xiǎn)單等的幣制名稱不一致或不符合信用證的規(guī)定;
發(fā)票上的貨物描述不符合信用證的規(guī)定;
多裝或短裝;
有關(guān)單據(jù)的類型不符合信用證要求;
單單之間商品名稱/數(shù)量/件數(shù)/嘜頭/毛凈重等不一致;
應(yīng)提交的單據(jù)提交不全或份數(shù)不足;
未按信用證要求對(duì)有關(guān)單據(jù)如發(fā)票/產(chǎn)地證等進(jìn)行認(rèn)證;
漏簽字或蓋章;
匯票/運(yùn)輸提單/保險(xiǎn)單據(jù)上未按要求進(jìn)行背書;
逾期裝運(yùn);
逾期交單。
有問題單據(jù)的具體處理
通過對(duì)有關(guān)單據(jù)的認(rèn)真審核,對(duì)于有問題的單據(jù)可根據(jù)具體情況做如下處理:
對(duì)有問題的單據(jù)必須進(jìn)行及時(shí)更正和修正。否則,將影響安全收匯。在規(guī)定的效期和交單期內(nèi),將有問題的單據(jù)全部改妥。
有些單據(jù)由于種種原因不能按期更改或無法修改,可以向銀行出具一份保函(通常稱為擔(dān)保書),保函中交單人要求銀行向開證行寄單并承諾如果買方不接受單據(jù)或不付款,銀行有權(quán)收回已償付給交單人的款項(xiàng)。對(duì)此銀行方面可能會(huì)接受。不過最好不要這樣做。因?yàn)槌鼍弑:?,收不到貨款的風(fēng)險(xiǎn)依然存在。同時(shí)要承擔(dān)由此產(chǎn)生的其他費(fèi)用。交單人向銀行出具保函一般應(yīng)事先與客戶聯(lián)系并取得客人接受不符單據(jù)的確認(rèn)文件。
請(qǐng)銀行向開證行拍發(fā)要求接受不符點(diǎn)并予付款的電傳(俗稱“打不符電”)。有關(guān)銀行在收到開證銀行的確認(rèn)接受不符單據(jù)的電傳后再行寄送有關(guān)單據(jù),收匯一般有保證,此種方式可以避免未經(jīng)同意盲目寄單情況的發(fā)生。但要求開證行確認(rèn)需要一定的時(shí)間同時(shí)要冒開證行不確認(rèn)的風(fēng)險(xiǎn)并要承擔(dān)有關(guān)的電傳費(fèi)用。
改以托收方式。由于單據(jù)中存在不符點(diǎn),原先信用證項(xiàng)下的銀行信用已經(jīng)變?yōu)樯虡I(yè)信用,如果客人信用較好且急需有關(guān)文件提取貨物,為減少一些中間環(huán)節(jié)可采用托收方式。
上述各項(xiàng)措施主要是從有效控制貨物所有權(quán)的前提下,以積極,穩(wěn)妥的方式處理不符合有關(guān)規(guī)定的單據(jù),避免貨款兩空情況的發(fā)生。因?yàn)橹灰莆樟舜砦餀?quán)的運(yùn)輸單據(jù),買方就不能提取貨物的。如果買方仍然需要這批貨物,那么買方也會(huì)接受有不符點(diǎn)的單據(jù)的。這里必須切記的是,不符單據(jù)是有很大風(fēng)險(xiǎn)的,對(duì)不符單據(jù)的接受與否完全取決于買方。
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