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但凡一個(gè)與財(cái)務(wù)相關(guān)的人,都必然對(duì)現(xiàn)金流關(guān)注。
現(xiàn)金實(shí)務(wù)管理的模式,和企業(yè)所在的行業(yè)、組織架構(gòu)、產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)、資金狀況關(guān)系極大。就象國家的貨幣政策一樣,今兒偏緊,明天可能偏松。
下面是我經(jīng)歷的比較有代表性的四家公司的現(xiàn)金管理。
第一家:銀行
剛開始職業(yè)生涯便記住的,就是“失之毫厘,差之千里”和“今日事今日畢”。
銀行是絕對(duì)不允許差一分錢的,只要有差,會(huì)計(jì)出納全部要留在那里,一張地一張地查單證,挑明細(xì)。銀行的單式憑證,查起來更麻煩。
短款和記賬差錯(cuò)很容易查出來。但長款差錯(cuò)查起來則比較難。我在銀行將近6年,有一次我們辦事處結(jié)賬長出1200元,直到我離開銀行時(shí),都沒有查出長在哪里。
我沒做過出納,不過查賬都是會(huì)計(jì)和出納一起查。
銀行晚上關(guān)門的時(shí)候,都要打開保險(xiǎn)柜——萬一有竅賊,省得他破壞了柜子。
我在銀行期間,還經(jīng)歷一次出納攜款潛逃,到現(xiàn)在已經(jīng)有十多年了,那個(gè)人還沒有被抓住。十多萬的現(xiàn)金,他放在了抽屜里,塞了其他東西進(jìn)款袋并送上了押款車。下班的時(shí)候把現(xiàn)金拿走,從此杳無音信。不知道這個(gè)同事現(xiàn)在何方。
如果出納故意要做類似的事情,基本上是防不勝防的。
我現(xiàn)在查錢的速度,估計(jì)一把要十秒,當(dāng)年也是練過的。至于各種結(jié)算方式,就十分熟悉了。
銀行的資金管理,實(shí)在不是我這個(gè)崗位需要操心的事情。我們只要按規(guī)程操作即可,再加上點(diǎn)責(zé)任心。如果說有關(guān)系,那就是,我們要呼朋喚友,拉關(guān)系,請(qǐng)人把錢存進(jìn)我們的銀行,還要說明是誰攬來的,這樣,我們就可以拿到獎(jiǎng)金,九幾年的時(shí)候,獎(jiǎng)金還很可觀的。
第二家:港資小企業(yè)
老板每天最關(guān)心的第一件事情就是銀行存款余額,因?yàn)樵摴举Y金緊張。那時(shí)還沒有網(wǎng)上銀行,出納每天做的第一件事情,就是電話查銀行存款余額。
當(dāng)時(shí)的出納是個(gè)慢性子,無論你怎么講,她常常都被老板堵在門口,而還不知道最新的現(xiàn)金余額。所以老板對(duì)她常常不滿。有一些人的這些毛病,永遠(yuǎn)改不了,別人也理解不了。無論你怎么樣關(guān)照她,就是不行。不過人倒是老實(shí)。
在出納的選擇上,人品比能力不知要重要多少倍。
本來公司留存現(xiàn)金的額度,就只有幾千,出納每天晚上都東藏西藏地,不放在保險(xiǎn)柜里。
因?yàn)橘Y金緊張,付款能欠就欠,能拖就拖;收款天天跟在人家的屁股后頭要,實(shí)在沒有什么銀行存款需要管理。
在現(xiàn)金上的管理,主要表現(xiàn)在了信息傳遞的及時(shí)性,以及貸款和票據(jù)貼現(xiàn)上。
不過這個(gè)公司的現(xiàn)金業(yè)務(wù)滿全面的,有收付匯,有出口退稅。
我堅(jiān)持我的星級(jí)服務(wù)理論觀點(diǎn),幾星級(jí)的酒店,就幾星級(jí)的服務(wù)水準(zhǔn),一招待所,弄一五星級(jí)的服務(wù)水準(zhǔn),得不償失。不能為了管理而管理。沒解決溫飽問題前,別談生活品質(zhì)。
另外這個(gè)公司與現(xiàn)金效率相關(guān)的,是有一個(gè)十年沒有盤點(diǎn)過的倉庫。我在這家公司工作的時(shí)間極短,整理完倉庫,低價(jià)賣的賣,扔的扔以后,我就離開了這家公司。
第三家:美資企業(yè)
主要是周現(xiàn)金流量表。
企業(yè)并沒有資金壓力,資金超額度后也不在境內(nèi)留存。
美國總部關(guān)心的是銷售和回款,以及日常支付。付款均按合同期。沒有單獨(dú)考核過現(xiàn)金指標(biāo),所以并沒有關(guān)注資金預(yù)測(cè)。
除日常支付外,其余資本性支出要審批。
周現(xiàn)金流量表的格式:第一列日期(每個(gè)周一),第二列為應(yīng)收賬款期初現(xiàn)金余額,第三列周銷售收入,第四列VAT,第五列壞賬,第六列現(xiàn)金余額,第七列銷售收款,第八列其他收款,第九列支票據(jù)支付,第十列現(xiàn)金支付。
然后有支付明細(xì)表配合,有應(yīng)收賬款賬齡表以及分客戶賬齡表,收入統(tǒng)計(jì)表。
我覺得實(shí)用、簡(jiǎn)潔,足夠總部和經(jīng)營層面的周管理需求。對(duì)小公司,這種表格很實(shí)用。
每月另有正常的月報(bào)表、資金計(jì)劃,年度有現(xiàn)金預(yù)算,主要為生產(chǎn)和銷售,對(duì)產(chǎn)品研發(fā)不負(fù)主要責(zé)任,整體運(yùn)行穩(wěn)定。
因?yàn)槭强偡植康年P(guān)系,我們當(dāng)時(shí)常常會(huì)想辦法,在不違反總部約定的情況下,盡量留存現(xiàn)金。
有一年公司所在的工業(yè)區(qū)接連被盜,偏巧那天有一外籍員工的美金現(xiàn)金工資沒有領(lǐng)取,盜賊入室,最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)總監(jiān)因此離職,十年前他的年薪是50萬。
這個(gè)算誰之過?
財(cái)務(wù)工作的風(fēng)險(xiǎn),可見一斑吧。
第四家:集團(tuán)公司
日常現(xiàn)金管理采用日?qǐng)?bào)式,各分公司匯往總部。主要是一份現(xiàn)金余額表,分銀行列示;一份當(dāng)日現(xiàn)金流量表,分流入和流出兩部分,關(guān)聯(lián)公司部分單列,和統(tǒng)一現(xiàn)金流量表流入流出項(xiàng)目相似,略有減化。
每月初有四周流動(dòng)現(xiàn)金流預(yù)算。
年度預(yù)算有總體投資計(jì)劃和現(xiàn)金余缺。項(xiàng)目投資時(shí)要單做資金需求。
分子公司有年度繳款任務(wù),影響績效獎(jiǎng)金系數(shù)。
我問過幾個(gè)老板和總經(jīng)理,在所有報(bào)表中,他們真正打開看得最多的,無一例外,說是現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表。
我會(huì)要求報(bào)表人在郵件內(nèi)容處列示資金余額及資金流是否正常,不正常要注明原因及余缺度。如無進(jìn)一步需求,報(bào)表使用人無需打開報(bào)表。
做現(xiàn)金流量日?qǐng)?bào)表的工作量是挺大的,每一次調(diào)整報(bào)表,經(jīng)常會(huì)引起相關(guān)人員的抵觸,畢竟增加了工作而沒有增加工資,所謂的改革難以推行大多是緣于此吧,沒有看到利益,只看到了付出。管理越細(xì),工作量,尤其是錄入量,越大。
當(dāng)時(shí)存在的主要問題是,各分公司間資金不平衡,公司間周轉(zhuǎn)資金會(huì)出現(xiàn)龐大的關(guān)聯(lián)往來,也存在借款利息這些問題,以及境外的資金進(jìn)境等問題。
需要配合集團(tuán)的整體規(guī)劃,包括稅等,也做一些轉(zhuǎn)移利潤和資金的規(guī)劃,從而制定每一小公司的現(xiàn)金運(yùn)轉(zhuǎn)方法。
與銀行聯(lián)系過集團(tuán)資金管理,后來因?yàn)榧瘓F(tuán)并沒有那么多資金需要管理,分子公司的產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)也不足夠清晰,所以放棄。
當(dāng)時(shí)準(zhǔn)備進(jìn)行資金管理的原因之一,也是為了在銀行融資。
日常資金的管理除了按制度執(zhí)行、報(bào)告、預(yù)測(cè)外,還要定期檢查。凡是有制度,有人的地方,就得檢查。
普通的出納常常對(duì)公司整體的應(yīng)收賬款額度都沒有概念,更不要說整張報(bào)表、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率什么的,他們更多關(guān)注現(xiàn)金的余額,有多少未付款,所以出納更多地是可以帶回一些銀行的信息,比如銀行新近推出的短期產(chǎn)品;哪一家銀行的手續(xù)費(fèi)低;付匯的時(shí)候,走哪個(gè)途徑手續(xù)費(fèi)低一些;去異地某個(gè)銀行通過本地哪個(gè)銀行和付款方式會(huì)更快捷一些,再有,就是能及時(shí)整理收付款信息,通知到相關(guān)人員和部門。
應(yīng)收賬款催收是銷售部門的責(zé)任,與銷售提成相關(guān),不考核財(cái)務(wù)人員。
因?yàn)楫a(chǎn)品固有的特點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)考慮,尤其是在投入較高或資金緊張的情況下,在產(chǎn)品設(shè)計(jì)和推廣過程中,就會(huì)優(yōu)先考慮現(xiàn)金流的回收和結(jié)算方式。這個(gè)過程中產(chǎn)品部、銷售部和財(cái)務(wù)部也會(huì)發(fā)生沖突,包括如何開發(fā)票,如何收款,如何確認(rèn)收入,如何績效考核等等。到最后,做一些對(duì)比方案,大部分是老板綜合各種情況拍板。
這是一家輕資產(chǎn)型的公司,沒什么存貨,供應(yīng)商店大欺客,付款時(shí)間沒得商量。在其他與資金相關(guān)方面,也就剩下錯(cuò)時(shí)的定期存款、七天通知存款、還有打新股。另外,定期清理固定資產(chǎn),避免無效購置,也算是間接提高資金使用效率。
還經(jīng)歷過一家公司。
有專門的投資部、資金部。
集團(tuán)銀行賬戶數(shù)百個(gè)(包括離岸銀行),幾十個(gè)分支,總部資金部有專車,可見業(yè)務(wù)繁忙。所有分支機(jī)構(gòu)余額上繳。上市那一部分公司賬面資金有十幾個(gè)億吧,我看的是公開報(bào)表。
經(jīng)常有銀行、金融機(jī)構(gòu)上門提供各種服務(wù)和產(chǎn)品介紹,包括員工辦理各種開卡業(yè)務(wù)等等。公司里有銀行設(shè)置的柜員機(jī)。
集團(tuán)資金部很強(qiáng)勢(shì),還要管工資表的制作和發(fā)放(輕閑了HR)。所有的付款,各部門指定的財(cái)務(wù)人員收單,審單后送資金部,資金部可以一票否決。資金部處理過的單據(jù),才會(huì)給財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字,簽完字再按權(quán)限,是否再向上,然后再回資金部付款——挺奇怪的景象,單據(jù)飛來飛去,沒有使用審批系統(tǒng)。
也有很多跨分子公司、總部各部門、法人實(shí)體傳遞單據(jù)的情況。資金部可以說是財(cái)務(wù)部同一級(jí)別部門中,最受重視的。老板會(huì)專門給資金部經(jīng)理費(fèi)用搞部分活動(dòng),屬于財(cái)務(wù)部內(nèi)的小團(tuán)體。
總之,資金管理從來都是重要的,涉及到企業(yè)存在的全流程。
連資本家都要給資本服務(wù),何況財(cái)務(wù)人員了。
有錢的要理,要增值;沒錢的也要理,要節(jié)約,要吸金。
不管怎么說,當(dāng)上繳上級(jí)公司的資金多了,或者是公司的日子過得寬松了,或者是融到了一筆資金,哪怕是多賺了點(diǎn)利息,都足夠財(cái)務(wù)人高興上半天了。
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