由于操作上的廣泛性和易用性，電子表格在相當長的一段時間內仍然不會退出財務部門的視線之外，對癥下藥的救贖之道才是根本的解決辦法。
在我的工作重心轉移到大陸以后，我發(fā)現(xiàn)目前國內仍有80%以上的公司還在沿用電子表格作為主要的財務預算工具。然而市場調查發(fā)現(xiàn)，由于電子表格群組在功能及靈活性上受到多種限制，令會計人員花在使用上的時間與精力形同白費。更嚴重的是，這些限制往往容易造成錯誤，有損財務報告或財務預測的精確性。事實上，隨著本地企業(yè)業(yè)務的不斷發(fā)展，以及組織架構的不斷演進，電子表格的很多功能已經不合時宜了。
你的電子表格值得信賴嗎？
我們都知道，電子表格在計算機的商業(yè)化進程中扮演過類似酶在化學反應中的角色。20多年前，從第一個表格處理軟件Visi Calc最初作為財務報表的電子版本出現(xiàn)時，它最初的功能是進行基于行和列的簡單的算術運算，從而避免了財務工作依靠純手工紙筆作業(yè)時常出現(xiàn)的因某項錯誤而推倒重來的弊病，因而迅速在企業(yè)財務部門推廣開來。
時至今日，因微軟在個人電腦操作系統(tǒng)上的絕對領先地位，以Microsoft Excel為標志的電子表格已經成為財務人員最熟悉的工具之一，一方面它具有以自動計算為基礎的強大功能，而且微軟軟件特有的易操作性，一般的會計人員不經過專業(yè)的培訓就能較快地掌握并操作使用，因此它一經推出就受到財務人員的廣泛歡迎。目前，電子表格在財務領域的應用主要有：自動建立財務報表；進行交易記錄、商務預測、投資決策和預算編制；對應收、應付賬款進行管理；建立管理會計、財務分析模型，進行What-if分析輔助決策；繪制三維的、動態(tài)的圖表；作為決策支持系統(tǒng)的生成器；輔助審計人員進行審計風險分析和實質性測試等等。
實際上，并不僅僅是國內企業(yè)普遍使用電子表格來處理大量財務工作。我看過的一份調查報告顯示，在美國CPA中，使用最多的軟件為電子表格處理軟件（以下簡稱“電子表格”）：一周平均有11.7個小時使用電子表格，超過在字處理軟件、會計賬戶處理軟件、數(shù)據(jù)庫管理軟件等其他一些在會計審計工作中經常使用的應用軟件的平均周使用時間。與之相對應的是，另外的一份美國調查顯示，有67％企業(yè)表示，由于除去電子表格他們的公司沒有使用任何企業(yè)軟件或預算軟件，這種對電子表格的過度依賴也對財務部門的工作績效產生了不利影響，平均說來這類企業(yè)的CFO們要花1/3的時間來輸入、核實和修改計劃或預算數(shù)據(jù)，而那些使用了專業(yè)的企業(yè)級預算系統(tǒng)的CFO們則只需用1/4的時間來做這些事情。
造成上述問題的根源還是在于電子表格的起源本身。電子表格從出身上說，起初完全是為了個人而設計的，并沒有按照企業(yè)及應用的群組工作特點而設計。因此，在采用電子表格來管理群組相關數(shù)字時，為了確保個人電子表格上的數(shù)字，與整個群組內的數(shù)字吻合，往往會浪費財務人員的大量時間。此外，由于電子表格并沒裝置中央分析數(shù)據(jù)系統(tǒng)，會計人員只好花費大量時間與精力，以手工輸入、復核、組織更新或重新安排電子表格之間的資料。這可能令財務管理效率欠佳，難以發(fā)揮應有效益。而來自微軟的官方意見也認為，企業(yè)級用戶必須要面對Excel中合并和控制的問題，因為Excel本是一個供個人使用的軟件，如今卻演變?yōu)楹虴RP系統(tǒng)、總賬、收入計劃工具等業(yè)務程序一起使用的工具。
現(xiàn)實的救贖之道
既然電子表格的問題這么多，我們是否要將它擯棄于財務工作之外呢？
答案是否定的。
由于操作上的廣泛性和易用性，電子表格在相當長的一段時間內仍然不會退出財務部門的視線之外，對癥下藥的救贖之道才是根本的解決辦法。
日前，陽溢軟件發(fā)布了《加強管理績效，提升企業(yè)表現(xiàn)：切勿過份依賴電子表格》 （“Don‘t Outgrow Your Spreadsheets. Managing for Improved Corporate Performance”）的白皮書，在歐美企業(yè)的財務領域引發(fā)了一場不小的轟動。這一報告主要揭示了使用電子表格存在的九大問題，包括：管理及保存群組相關數(shù)據(jù)；將資料重復輸入到其他電子表格；保持眾多電子表格之間的隱藏聯(lián)系；整理合并眾多電子表格；重復核實，以確保眾多電子表格上的數(shù)字貫徹一致；保持龐大而復雜的電子表格；將主機報告的資料重新輸入電子表格內；重新安排電子表格，從不同角度顯示數(shù)據(jù)；重新組織電子表格模式，以反映公司架構的變化。
我遇到過一個現(xiàn)實的案例，某個大型國企從總部到三級單位共有一千多個實體，其復雜可想而知的預算項目竟然全部是采用電子表格來進行的，這樣的一個工作量單純依靠手工已經無法實現(xiàn)，僅僅三級單位到總部匯總一次就需要花掉一個月的時間，這個效率顯然是不能讓人滿意的。
而且，電子表格的“單機版”特點決定了大型預算項目涉及人手的制式越多，就越容易出錯，而財務部門恰恰又是不能允許出錯的部門。由于“薩班斯法案”出臺以來，公司管治及透明度現(xiàn)已成為全球投資和財務界最關注的議題。因此財務報告的準確性如果有所閃失甚至會令公司不合乎法規(guī)，后果可能非常嚴重。為此，陽溢推出了MIS Alea，它能夠有效減少用于管理電子表格群組所需的繁瑣文書工作，適宜作為財務管理及財務預算和預測工具。憑借中央分析數(shù)據(jù)庫，MIS Alea可以自動處理大部分程序，例如整理合并、重復核實及修訂等等，而分析員亦能更有效地將時間運用于數(shù)據(jù)分析上，而并非管理大堆數(shù)字，從而大大提升了工作效率。
當然我們的目的并不是取代Excel這樣廣泛使用的電子表格，而是采取與Excel互補的策略來現(xiàn)實地解決大部分國內企業(yè)在財務和預算方面存在的問題。
我相信，這是現(xiàn)階段最恰當?shù)慕鉀Q之道。
�。ㄗ髡邽殛栆畿浖笾袊鴧^(qū)總經理）
