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如何建設(shè)一個(gè)優(yōu)秀的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)

來源: 讀者上傳 編輯: 2010/04/23 11:15:51  字體:

  □ 前言

  團(tuán)隊(duì)已經(jīng)如此普及,滲透到各個(gè)優(yōu)秀公司、各個(gè)部門,甚至政府部門都將領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)作為不可忽略的環(huán)節(jié)進(jìn)行建設(shè)。又是什么原因讓我們?nèi)绱酥匾曍?cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的作用?

  團(tuán)隊(duì)是組織提高運(yùn)行效率的可行方式,它有助于組織更好地利用員工的才能。管理人員發(fā)現(xiàn),在多變的環(huán)境中,團(tuán)隊(duì)比傳統(tǒng)的部門結(jié)構(gòu)或其他形式的穩(wěn)定性群體更靈活,反應(yīng)更迅速。事實(shí)表明,如果某種工作任務(wù)的完成需要多種技能、經(jīng)驗(yàn),那么由團(tuán)隊(duì)來做通常效果比個(gè)人好。這就是我們經(jīng)常說的“三個(gè)臭皮匠抵上一個(gè)諸葛亮”。

  □ 考核財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的幾項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)

  那么,是不是擁有了高效的團(tuán)隊(duì),財(cái)務(wù)經(jīng)理就可能高枕無憂?每月只用看看經(jīng)營報(bào)表,用每月財(cái)務(wù)人員做出來的一套表格就來鑒定財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)是否合格?當(dāng)然用經(jīng)營報(bào)表的質(zhì)量來考核財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)工作只是其中的一方面,但并不是全部。

  借鑒許多成功的管理辦法,這種做法顯然行不通。一個(gè)團(tuán)隊(duì)的表現(xiàn)是多層面的。因此,除了日常工作外,團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)能力、執(zhí)行力、創(chuàng)新力等也是考核一個(gè)團(tuán)隊(duì)的重要條件。

  □ 組織學(xué)習(xí)的重要性

  財(cái)務(wù)行業(yè)本身就是一個(gè)需要不斷學(xué)習(xí)不斷實(shí)踐的一個(gè)部門,要建設(shè)一個(gè)優(yōu)秀的財(cái)務(wù)部門學(xué)習(xí)是非常重要的,只有一個(gè)懂得不斷充實(shí)自我的學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì),才能在發(fā)展的社會(huì)中為公司創(chuàng)造出更多的“奇跡”。從學(xué)習(xí)的作用來講:傳統(tǒng)型財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的學(xué)習(xí)性意識(shí)不強(qiáng),每年僅僅依靠一兩次的后續(xù)教育培訓(xùn)(而且很多情況也未必到位),多滿足固有的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),而不很自覺吸取新知識(shí),也不積極開展橫向?qū)W習(xí)。而在學(xué)習(xí)型財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)里,無論是從機(jī)制上還是觀念上都充滿了強(qiáng)烈的再學(xué)習(xí)意識(shí),善于在實(shí)踐中將理論和實(shí)際相結(jié)合,善于發(fā)現(xiàn)他人優(yōu)點(diǎn),加以吸收。

  面對(duì)這樣的員工,財(cái)務(wù)經(jīng)理人需要擅于創(chuàng)造學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和組織學(xué)習(xí)。作為團(tuán)隊(duì)來說,組織學(xué)習(xí)的特點(diǎn)是什么?實(shí)際上就是五項(xiàng)修煉,一個(gè)學(xué)習(xí)型組織的理論、工具和方法就是分出三個(gè)領(lǐng)域,這三個(gè)領(lǐng)域是對(duì)核心能力的支持。把它形容為一個(gè)三條腿的凳子,三條腿都非常重要,如果拿掉一個(gè)腿,凳子就會(huì)倒,左邊那條腿叫做熱望、欲望,右邊的是團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí),中間就是系統(tǒng)思考。每一條腿都非常重要,也就是說每個(gè)核心能力都非常重要??傮w來說,團(tuán)體的智慧總是高于個(gè)人的智慧。當(dāng)團(tuán)體真正在學(xué)習(xí)的時(shí)候,不僅團(tuán)體能產(chǎn)生出色的效果,其個(gè)別成員的成長速度也比其他的學(xué)習(xí)方式更快。

  在實(shí)際工作過程中我們的學(xué)習(xí)可以采用多種的方式來實(shí)現(xiàn),可以通過培訓(xùn)獲取實(shí)踐與理論知識(shí),讓財(cái)務(wù)人員報(bào)考職稱獲取書本知識(shí),通過相互交流學(xué)習(xí)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn), 通過財(cái)務(wù)經(jīng)理在工作中的業(yè)務(wù)指導(dǎo)使團(tuán)隊(duì)成員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技能,通過財(cái)務(wù)例會(huì)學(xué)習(xí)規(guī)章制度等。所以學(xué)習(xí)的方式可以多種多樣,關(guān)鍵看我們?nèi)绾芜\(yùn)用。需要注意的是作為財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)帶頭人——財(cái)務(wù)經(jīng)理,自身應(yīng)當(dāng)不斷的學(xué)習(xí),不斷加強(qiáng)自身的素質(zhì),否則很難將團(tuán)隊(duì)帶到一個(gè)更高的高度。

  □ 執(zhí)行力

  在團(tuán)隊(duì)里,也許我們并不需要每個(gè)財(cái)務(wù)人員都異常聰明,需要具備一定的學(xué)歷。因?yàn)檫^度聰明、高學(xué)歷往往會(huì)自我意識(shí)膨脹,喜歡好大喜功,相反,卻需要每個(gè)人都要具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和事業(yè)心,對(duì)于財(cái)務(wù)部門精心制定的工作計(jì)劃、制度要在理解、把握、吃透的基礎(chǔ)上不折不扣、堅(jiān)定不移地貫徹執(zhí)行下去,對(duì)于過程中的每一個(gè)運(yùn)作細(xì)節(jié)和每一個(gè)項(xiàng)目流程都要落到實(shí)處。

  另外,要保證團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力,關(guān)鍵要在執(zhí)行過程中明確要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)分哪幾個(gè)階段和具體確定工作指標(biāo),這是確保任務(wù)完成質(zhì)量的關(guān)鍵,也是保證團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力的關(guān)鍵。比如:團(tuán)隊(duì)在執(zhí)行“月結(jié)賬工作”的任務(wù),如果你能夠進(jìn)一步明確工作任務(wù)的進(jìn)度,如在哪一天驗(yàn)收單據(jù)錄入必須要結(jié)束,哪一天銷售、成本費(fèi)用必須入賬,什么時(shí)候經(jīng)營報(bào)表需要上報(bào),何時(shí)納稅。并適時(shí)進(jìn)行考核與指導(dǎo),使團(tuán)隊(duì)執(zhí)行起來的效果就會(huì)更貼近你的預(yù)期,那么團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行結(jié)果也有了保障。就不會(huì)出現(xiàn)工作不能及時(shí)完成的現(xiàn)象。在實(shí)踐工作過程中我們采用“財(cái)務(wù)工作秩序表”的方式將財(cái)務(wù)日常發(fā)生的工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并明確到每一位財(cái)務(wù)人員,在規(guī)定的期間內(nèi)保質(zhì)、保量的完成,從而保障了財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力。

  □ 創(chuàng)新力

  只有不斷地創(chuàng)新才能保持企業(yè)競爭優(yōu)勢(shì),但是創(chuàng)新能力從哪里來呢?只有非常了解原來的流程、制度的前提下才能不斷進(jìn)行創(chuàng)新,所以不斷教育培訓(xùn),是提高人才團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新能力的重要手段。抓好教育培訓(xùn)是提高隊(duì)員知識(shí)水平和綜合素質(zhì)的重要途徑,而隊(duì)員的知識(shí)技能是激發(fā)創(chuàng)新能力的前提條件。尤其在不斷發(fā)展壯大的企業(yè),這一點(diǎn)體現(xiàn)得更為明顯。在實(shí)踐過程中我們采用每周、每月不定時(shí)的方式進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),包括:“做人、做事、再做賬”、“財(cái)務(wù)核算原則”、“商品流程”、“財(cái)務(wù)分析”、“office軟件操作”等等,通過不斷的教育知識(shí)培訓(xùn)提高了整個(gè)團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。

  在日常工作過程中我們先后對(duì)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新,如通過流程改造對(duì)代銷、經(jīng)銷分開核算減少了財(cái)務(wù)錄入工作量;對(duì)銀行解款采用每天一筆記錄入賬,從而減少銀行對(duì)賬的工作量;為加強(qiáng)資金的安全管理,采用相互核對(duì)監(jiān)督的方式進(jìn)行盤點(diǎn)、監(jiān)督。如現(xiàn)金出納對(duì)收銀主管的備用金進(jìn)行監(jiān)盤,財(cái)務(wù)經(jīng)理與主辦會(huì)計(jì)對(duì)出納的貨幣資金安全進(jìn)行監(jiān)督;利用財(cái)務(wù)軟件批量運(yùn)算功能對(duì)報(bào)表進(jìn)行提取數(shù)據(jù),提高了報(bào)表提取的工作效率。當(dāng)然這不過是我們?nèi)粘9ぷ髦袆?chuàng)新的一小部分,還有大量的創(chuàng)新工作需要我們不斷的努力,通過創(chuàng)新提高我們財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的整體實(shí)力。

  其實(shí)創(chuàng)新能力也體現(xiàn)在財(cái)務(wù)工作中的各個(gè)方面,是一個(gè)綜合性概念,也只有綜合性的創(chuàng)新能力,才是真正的有競爭優(yōu)勢(shì)的創(chuàng)新能力。人才培養(yǎng)不只是重視知識(shí)技能方面,還要考慮品德、情感、志趣等精神層面的東西,考慮企業(yè)文化、考慮人才隊(duì)伍的凝聚力和團(tuán)隊(duì)精神,這只有通過企業(yè)綜合性的教育培訓(xùn)才能做到的。誰在這方面把握得好、做得好,誰就能保持長久的整體創(chuàng)新優(yōu)勢(shì)。

  □ 團(tuán)隊(duì)分工與合作

  團(tuán)隊(duì)內(nèi)沒有分工就沒有合作,如果一項(xiàng)工作沒有明確的分工則每一財(cái)務(wù)人員就不知道自身的工作任務(wù)在那,具體要承擔(dān)什么樣的工作責(zé)任。也談不上合作,導(dǎo)致的結(jié)果就是混亂不堪,而且財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)內(nèi)本身對(duì)一些工作崗位就有一些特殊的要求,如職務(wù)不相容原則,內(nèi)部控制等等。這就決定了我們要建立一個(gè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)首先就得進(jìn)行合理的分工。

  在日常工作中傳統(tǒng)的分工是采用串聯(lián)的工作方式,也就是流水作業(yè),如一名財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收錄入,然后傳遞到下一財(cái)務(wù)人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總,再傳遞到下一人員進(jìn)行成本核算,最終進(jìn)行報(bào)表的編制與傳送。

  這樣的工作方式我們已經(jīng)采用十多年,大家對(duì)這樣的工作方式優(yōu)缺點(diǎn)也了如指掌,具體總結(jié)如下:

  優(yōu)點(diǎn):分工明確、能夠促進(jìn)整體的合作。缺點(diǎn):職責(zé)不是十分明確等原因;數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差,如果數(shù)據(jù)從第一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)那么所有的數(shù)據(jù)都不正確;(好比一處線路出錯(cuò),燈泡就不亮),未加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,如資產(chǎn)管理、資金管理等。

  根據(jù)前期財(cái)務(wù)公司下發(fā)的資料,其實(shí)我們可以對(duì)財(cái)務(wù)分工的方式進(jìn)行重新定位,也就是采用并聯(lián)的工作方式,將財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)崗位分為:財(cái)務(wù)經(jīng)理、主辦會(huì)計(jì)、結(jié)算會(huì)計(jì)、固定資產(chǎn)管理會(huì)計(jì)、應(yīng)收應(yīng)付會(huì)計(jì)、出納等。這樣的方式優(yōu)點(diǎn):進(jìn)一步明確財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)各崗位會(huì)計(jì)人員職責(zé)和權(quán)限,由多個(gè)部分進(jìn)行單獨(dú)核算后進(jìn)行合并匯總,提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性(好比一條線路出現(xiàn)問題但是不影響燈泡的供電),更利于財(cái)務(wù)管理的執(zhí)行。缺點(diǎn):不利于個(gè)人整體學(xué)習(xí),每個(gè)人只熟悉自己分管的那一部分。

  雖然有合理的分工還不夠,我們還得強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)人員的合作,首先要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員之間的合作意識(shí),使他們懂得財(cái)務(wù)工作是一個(gè)整體性的工作,任何一個(gè)財(cái)務(wù)人員的工作不到位都會(huì)影響團(tuán)隊(duì)的工作效率,其次在工作過程中創(chuàng)造一個(gè)良好的工作氛圍,使財(cái)務(wù)人員之間形成一種相互協(xié)作的作風(fēng),最后財(cái)務(wù)經(jīng)理人應(yīng)當(dāng)不斷指導(dǎo)下屬如何進(jìn)行合作。有了分工也有了合作,我們的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)就掌握了良好的工作方式。

  □ 要在團(tuán)隊(duì)中建立熱望或共同愿景

  所謂熱望就是經(jīng)過一定的努力之后,能達(dá)到的目標(biāo)。有了這個(gè)愿望,財(cái)務(wù)經(jīng)理會(huì)制定各種各樣的目標(biāo),但財(cái)務(wù)經(jīng)理所制定的目標(biāo)并不一定在團(tuán)隊(duì)全員中產(chǎn)生同樣大的熱情。對(duì)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)來說,財(cái)務(wù)經(jīng)理對(duì)團(tuán)隊(duì)成員說應(yīng)該做什么,目標(biāo)是什么,以及團(tuán)隊(duì)成員知道自己應(yīng)該做什么,目標(biāo)是什么,這完全是不同的。對(duì)于我們來說,有意義的目標(biāo)和沒有意義的目標(biāo),唯一的差別是,有意義的目標(biāo)可以引起團(tuán)隊(duì)成員的熱情、耐心及接受挑戰(zhàn)的意愿。這里包括兩部分,一部分是個(gè)人的愿景,還有一部分是共同的愿景。

  如果財(cái)務(wù)經(jīng)理制定團(tuán)隊(duì)的共同愿景,不一定能把它變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。真正的共同愿景,是所有團(tuán)隊(duì)成員對(duì)這個(gè)愿景有自己感情上的聯(lián)系,有個(gè)人利益的聯(lián)系。也就是說一個(gè)共同愿景的建立,是把團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人自己的愿景和團(tuán)隊(duì)共同愿景結(jié)合在一起。他們個(gè)人會(huì)問一些問題,我為什么要待在這里?我能夠看到什么目標(biāo)?我能夠?yàn)樽约褐贫ㄊ裁茨繕?biāo)?只有個(gè)人愿望是不夠的,還要有一個(gè)共同的愿望,一起進(jìn)行深入思考,最后才能建立起團(tuán)隊(duì)的共同愿景。一個(gè)共同的愿景建立起來,不是一個(gè)下午、一天、一周就可以完成的事情。建立共同愿景的過程其實(shí)是不斷進(jìn)行的過程。

  從某種角度上說,建立一個(gè)共同愿景的過程,其實(shí)就是進(jìn)行團(tuán)隊(duì)成員間討論和交流的過程,這個(gè)過程就是人與人之間進(jìn)行互動(dòng),真誠地和對(duì)方交流自己的想法。在團(tuán)隊(duì)中建立起共同愿景,這是提高團(tuán)隊(duì)凝聚力的最佳途徑。

  □ 誰導(dǎo)致了團(tuán)隊(duì)失誤?

  通常,造成一個(gè)團(tuán)隊(duì)發(fā)生失誤,會(huì)有以下幾種原因:工作計(jì)劃錯(cuò)亂;未對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整;授權(quán)模糊,團(tuán)隊(duì)組織無法展開工作;團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)角色不定;不良工作氛圍,彼此之間缺乏信任;成員與成員、領(lǐng)導(dǎo)之間溝通不足。

  1、工作計(jì)劃錯(cuò)亂。作為中層的財(cái)務(wù)經(jīng)理,必須要有一個(gè)正確的做事方式,所以在制定工作計(jì)劃的時(shí)候應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況出發(fā),一個(gè)不合理的工作計(jì)劃是導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)失誤的一個(gè)重要因素。

  2、未對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。工作中出現(xiàn)的情況是多樣化的,并不是一層不變,我們?cè)诔跗谥贫ǖ挠?jì)劃應(yīng)針對(duì)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整,否則整個(gè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)將仍按照原有的計(jì)劃執(zhí)行,導(dǎo)致執(zhí)行結(jié)果偏離。

  3、授權(quán)模糊,團(tuán)隊(duì)組織無法展開工作。一人做不盡天下事,必要的授權(quán)在我們的工作中起著非常重要的作用,但是如果授權(quán)沒有處理好,則又會(huì)出現(xiàn)另外一種結(jié)果。財(cái)務(wù)經(jīng)理人在授權(quán)的時(shí)候首先明白是否授權(quán),其次了解授權(quán)對(duì)象,是否能夠?qū)⒃摍?quán)利下放給下屬員工以及該員工能否擔(dān)當(dāng)此任,最后應(yīng)當(dāng)清楚地向團(tuán)隊(duì)成員以及個(gè)人表達(dá)你所做出的授權(quán)決定。

  4、團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)角色不定。作為一個(gè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)核心人物—財(cái)務(wù)經(jīng)理,必須要明確自己的定位,作為中層的財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)當(dāng)與基層財(cái)務(wù)人員進(jìn)行區(qū)別性的定位,在自身工作定位的范圍內(nèi)合理安排工作,而不去超越這個(gè)層次。比如一名財(cái)務(wù)經(jīng)理人去從事出納、助理會(huì)計(jì)所從事的工作,這樣一來不利于培養(yǎng)下屬員工的工作責(zé)任心,二來因?yàn)橄聦賳T工自身的工作任務(wù)被財(cái)務(wù)經(jīng)理完成后,員工找不出工作方向。這樣的情況是百害無一益。

  5、不良工作氛圍,彼此之間缺乏信任。團(tuán)隊(duì)中出現(xiàn)不良的工作氛圍 比如出現(xiàn)工作量的分配不均衡,一些員工工作量過大,而另外一些員工卻閑著無事可做;一些基礎(chǔ)性的工作無人去做或者都不愿意去做;相互之間掌握的知識(shí)保守不能有效進(jìn)行交流;因?yàn)槔骊P(guān)系員工之間缺乏信任,產(chǎn)生一些惡性競爭。出現(xiàn)上述情況都是一個(gè)不良的信號(hào)。財(cái)務(wù)經(jīng)理人應(yīng)當(dāng)及時(shí)化解上述情況,否則對(duì)整個(gè)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)都不利,更不需要再談什么高效、積極向上的團(tuán)對(duì)精神了。

  6、成員與成員、領(lǐng)導(dǎo)之間溝通不足。工作的80%在于溝通,如果員工與員工之間與財(cái)務(wù)經(jīng)理之間缺乏必要的溝通,那么會(huì)直接影響財(cái)務(wù)部成員之間的配合。無法使我們財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)良性發(fā)展。

  上述原因在實(shí)際工作中有時(shí)候單一存在,很多時(shí)候會(huì)多種原因并存。不管何種方式的存在都會(huì)直接或間接導(dǎo)致財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的失誤,為公司帶來不必要的損失。所以財(cái)務(wù)經(jīng)理人要建立一個(gè)優(yōu)秀的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)必要防止上述因素的發(fā)生或存在。

  □ 總結(jié)

  財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)不是一朝一夕的工作,這是一項(xiàng)持續(xù)永恒的工作。需要各位財(cái)務(wù)經(jīng)理不斷加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)與團(tuán)隊(duì)的建設(shè),所期待的是通過大家的不斷努力將財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)建設(shè)成一個(gè)真正有實(shí)力、高效的團(tuán)隊(duì),這對(duì)我們自身,對(duì)企業(yè)都是有極大好處的,讓我們一起努力吧!

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