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開(kāi)發(fā)者:北京正保會(huì)計(jì)科技有限公司
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審計(jì)檔案,是指審計(jì)機(jī)關(guān)在審計(jì)或者專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查工作中直接形成的,具有保存價(jià)值的,以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤(pán)和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄,是審計(jì)經(jīng)驗(yàn)、業(yè)績(jī)、責(zé)任等的積累。審計(jì)檔案對(duì)審計(jì)事業(yè)的傳承與發(fā)展具有借鑒意義,由于磁質(zhì)、光盤(pán)等有其特殊的保存方式,因此以下所說(shuō)的檔案均指紙質(zhì)資料。
裝檔工作看似簡(jiǎn)單,其實(shí)也有許多學(xué)問(wèn)在里面,如何順利完成繁雜的歸檔工作且達(dá)到審計(jì)署6號(hào)令中關(guān)于審計(jì)檔案的質(zhì)量控制的要求呢?作為業(yè)務(wù)處的兼職檔案員,筆者通過(guò)幾次大型審計(jì)項(xiàng)目的裝檔實(shí)踐,總結(jié)出一些需要注意的問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題的技巧。
草色遙看近卻無(wú) 查看各類資料完整性
審計(jì)結(jié)束,總有大量的各種各樣的審計(jì)資料,對(duì)此,兼職檔案員可能會(huì)感到無(wú)從下手,這時(shí)就需要咨詢專職檔案管理員,明確哪些資料需要裝檔以及裝檔的程序和步驟等等。
通常,專職檔案管理員會(huì)先幫助排列除審計(jì)底稿類資料之外的文件,比如審計(jì)報(bào)告、送達(dá)回證、被審計(jì)單位反饋意見(jiàn)及會(huì)議紀(jì)要等。單就審計(jì)報(bào)告來(lái)說(shuō),可能就有正式稿、征求意見(jiàn)稿、修改稿、復(fù)核稿不同的幾份,需要按照“正件在前、附件在后,定稿在前、修改稿在后”的原則排序,與之相對(duì)應(yīng)的意見(jiàn)、說(shuō)明等附后……第一、三單元的資料頁(yè)數(shù)一般不會(huì)太多,但是這些結(jié)論類、立項(xiàng)類的資料都是非常重要的依據(jù),缺一不可。有些時(shí)間跨度比較大的資料,如被審計(jì)單位的整改情況等,就需要審計(jì)組及時(shí)溝通取得。
山重水復(fù)疑無(wú)路 檢查審計(jì)證據(jù)資料
第一、三單元確定之后,第二單元的整理工作馬上開(kāi)始了,這是最艱巨也是最煩瑣的任務(wù)。
一是檢查每一頁(yè)證據(jù)資料,看是否留有充分的裝訂線,可以粘貼小紙條,并保證每頁(yè)最終都為A4紙大小。檢查簽章情況,以個(gè)人名義提供的資料,一般在取得時(shí)就已經(jīng)請(qǐng)?zhí)峁┤撕炞至?,不存在后續(xù)的問(wèn)題。以單位名義提供的,需要看是否都加蓋了提供單位的公章,如果有沒(méi)蓋章的,需要簡(jiǎn)單分析一下原因:提供單位拒絕蓋章、個(gè)別遺漏或者其他原因,視具體情況,補(bǔ)章當(dāng)然是最好的解決方式,否則,審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)注明沒(méi)有加蓋公章的原因。
二是請(qǐng)相關(guān)審計(jì)人員幫助確定每個(gè)底稿后附取證記錄及取證材料的順序,避免一時(shí)疏忽把資料放錯(cuò)位置,并將冗余資料撤出。最關(guān)鍵的一步,要檢查底稿、記錄與日記的對(duì)應(yīng)關(guān)系,看內(nèi)容、日期是否一致,有無(wú)串位的情況;復(fù)核所附審計(jì)證據(jù)是否完整、是否能夠佐證審計(jì)取證記錄和工作底稿,必要時(shí)向法規(guī)處同事尋求幫助。
千呼萬(wàn)喚始出來(lái) 裝訂成卷
經(jīng)過(guò)上述步驟,所有資料都已經(jīng)齊全并且符合歸檔要求,這時(shí)就可以請(qǐng)專職檔案員幫助分卷了。每卷不能太薄但也不能太厚,以恰好能裝進(jìn)檔案皮為宜,不塌不凸。編寫(xiě)頁(yè)碼要用鉛筆,以便于修改;要標(biāo)記在材料的正面右上角、背面左上角,字體不能過(guò)大或者過(guò)小,過(guò)大影響美觀,過(guò)小則可能在掃描后的電子檔案中顯示不清晰。萬(wàn)事俱備之后,就可以按照“牢固、整齊、美觀,不丟頁(yè)、不錯(cuò)頁(yè)、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用”的要求裝訂成冊(cè)了。細(xì)心在這時(shí)就變得非常重要了,它可以避免更改頁(yè)碼及拆卷等返工情況的發(fā)生。
審計(jì)歸檔不僅僅是檔案員的職責(zé),質(zhì)量的高低與每個(gè)參加項(xiàng)目的審計(jì)人員息息相關(guān),如果大家能進(jìn)一步有意識(shí)的將審計(jì)檔案質(zhì)量管理關(guān)口前移,在整個(gè)審計(jì)過(guò)程中嚴(yán)格按照審計(jì)署6號(hào)令的規(guī)定收集審計(jì)資料,那將有效提高審計(jì)檔案質(zhì)量,并簡(jiǎn)化裝訂過(guò)程。
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