鄭州地稅：稅收業(yè)務檔案實現(xiàn)電子化管理

近日，鄭州市地稅局研發(fā)出一套稅收業(yè)務檔案電子管理系統(tǒng)，一次性解決了紙質文檔資料保管難度高、資料利用率低等問題。借助該系統(tǒng)，該局實現(xiàn)了“紙質資料影像存儲、一戶式查詢、檔案管理流程電子化”等目標，降低了納稅人辦稅成本，提升了稅收業(yè)務資料的管理質量和使用效率。

紙質檔案管理難迎刃而解為解決檔案庫房擁擠、調閱效率低、安全隱患高等管理難題，該局按照“規(guī)范、節(jié)約、減負、高效”的建設思路，篩選并確定9名業(yè)務骨干組成研發(fā)團隊，經(jīng)過10個月的系統(tǒng)研發(fā)與測試，于2013年11月在二七區(qū)地稅局成功上線運行稅收業(yè)務檔案電子管理系統(tǒng)。

該系統(tǒng)包括整理采集、資料移交、檔案組卷、影像查詢、基礎資料維護、檔案參數(shù)維護六大模塊，具有影像資料采集、紙質資料管理、檔案資料查詢三大功能。依托數(shù)據(jù)庫信息技術，借助高速掃描儀、高拍儀等設備，該系統(tǒng)能夠實現(xiàn)對所有稅收業(yè)務資料的電子化采集、一戶式存儲，使稅收征管資料從傳統(tǒng)的手工化、紙質化模式向電子化、無紙化模式轉變。

查閱電子檔案快捷又方便據(jù)了解，應用稅收業(yè)務檔案電子管理系統(tǒng)可以全面規(guī)范稅收業(yè)務檔案資料的受理、整理、移交、接收、采集、立卷、歸檔、保管、查閱、調閱、遷移、銷毀等全過程，實時監(jiān)控檔案管理各個環(huán)節(jié)，確保檔案資料歸檔的及時性、完整性、有效性，實現(xiàn)稅收業(yè)務檔案信息資源共享。

據(jù)該局征管和科技發(fā)展處處長宋巖介紹，運行稅收業(yè)務檔案電子管理系統(tǒng)后，我們采集、存儲、查詢稅收業(yè)務資料都實現(xiàn)了電子化，只要輸入納稅人識別號，納稅人所有涉稅事項的電子檔案影像資料就會以電子書的形式展現(xiàn)出來，省時省力又準確。

有了稅收業(yè)務檔案電子管理系統(tǒng)，稅收業(yè)務檔案在受理環(huán)節(jié)就轉化為影像文檔采集到數(shù)據(jù)庫，做到一次采集歸檔，多崗位、多層次信息共享，通過電子檔案的傳輸和共享，壓縮審批、管理各環(huán)節(jié)檔案資料的重復收集，大大減輕了管理部門檔案存儲的負擔。

“過去僅一項設立登記，大廳16個窗口每天要進行人工登記臺賬，對15個稅務所進行交接傳遞，辦公場所在局外的稅務所需要每天派人到大廳簽收。實施檔案電子化后，即時采集類業(yè)務不再存在紙質資料傳遞的負擔，也杜絕了資料丟失的可能。”二七區(qū)地稅局辦稅服務廳主任李娟說。

此外，通過該系統(tǒng)還可查詢出對應的涉稅事項紙質資料實體存放地址，對涉及法律訴訟程序等需要實物資料時，查找迅速，調取便捷。

多項業(yè)務減化納稅人手續(xù)稅收業(yè)務檔案電子管理系統(tǒng)的應用，為稅務機關帶來方便的同時，也減輕了納稅人的負擔。過去，納稅人在辦理涉稅事項時，需多次提供、重復報送紙質資料原件或復印件。如今，稅收認定、定稅、發(fā)票領購、代開發(fā)票等41項涉稅業(yè)務的209項資料不需要納稅人重復提供資料復印件，有效降低執(zhí)法風險，實現(xiàn)了“兩個減負”。

“以前，對無法一次代開完成的合同，納稅人需要重復提供合同復印件。現(xiàn)在，已經(jīng)采集過影像信息的納稅人來辦理代開發(fā)票等業(yè)務時，窗口工作人員只要將檔案管理系統(tǒng)中存儲的影像與納稅人提供的合同原件核對無誤，通過復用功能就可以直接為納稅人辦理涉稅事項了，大大減輕了納稅人的負擔。”該局辦稅服務廳人員宋麗英說。

鄭州某商務公司會計小王感慨道：“我們公司負責代征升龍國際400多戶的房屋租賃稅收，以前每季度代開發(fā)票時都要提供租房合同復印件，每份合同大約有10頁，400多份合同的復印件多達4000多頁。有了電子檔案系統(tǒng)后，我只需要首次提供一次合同復印件就可以，光復印費就省了不少錢呢！”

截至目前，全市共受理了11846戶納稅人的涉稅事項，涉及工作12類104個事項，采集影像資料279781張。目前，該系統(tǒng)已在全市地稅系統(tǒng)逐步推廣。