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開(kāi)發(fā)者:北京正保會(huì)計(jì)科技有限公司
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會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
實(shí)務(wù)中,由于工作疏忽一旦單位或個(gè)人違反《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,則很可能會(huì)受到由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)做出的處理處罰。那么,會(huì)計(jì)檔案管理,哪些問(wèn)題需要注意呢?且看下方~
問(wèn)題1
哪些會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔?
根據(jù)規(guī)定,下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:
1.會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;
2.會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;
3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;
4.其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
問(wèn)題2
單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案有何時(shí)限要求?
單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
問(wèn)題3
單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)注意哪些問(wèn)題?
單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。
單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收。
問(wèn)題4
單位保存的會(huì)計(jì)檔案能否對(duì)外借出?
單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出,確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
問(wèn)題5
單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)注意哪些問(wèn)題?
單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。
問(wèn)題6
建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案何時(shí)需要移交?
建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
問(wèn)題7
經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)履行哪些銷毀程序?
經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:
1.單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。
2.單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
3.單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作,并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
特別提醒——會(huì)計(jì)檔案的保管期限要牢記!
會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。具體要求如下:
《企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表》
序號(hào) | 檔案名稱 | 保管期限 | 備注 |
一 | 會(huì)計(jì)憑證 | ||
1 | 原始憑證 | 30年 | |
2 | 記賬憑證 | 30年 | |
二 | 會(huì)計(jì)賬簿 | ||
3 | 總賬 | 30年 | |
4 | 明細(xì)賬 | 30年 | |
5 | 日記賬 | 30年 | |
6 | 固定資產(chǎn)卡片 | 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 | |
7 | 其他輔助性賬簿 | 30年 | |
三 | 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 | ||
8 | 月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 | 10年 | |
9 | 年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 | 永久 | |
四 | 其他會(huì)計(jì)資料 | ||
10 | 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 | 10年 | |
11 | 銀行對(duì)賬單 | 10年 | |
12 | 納稅申報(bào)表 | 10年 | |
13 | 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) | 30年 | |
14 | 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) | 永久 | |
15 | 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) | 永久 | |
16 | 會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書 | 永久 |
《財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表》
保管期限 | |||||
序號(hào) | 檔案名稱 | 財(cái)政 | 行政單位 | 稅收 | 備注 |
總預(yù)算 | 事業(yè)單位 | 會(huì)計(jì) | |||
一 | 會(huì)計(jì)憑證 | ||||
1 | 國(guó)家金庫(kù)編送的各種報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證 | 10年 | 10年 | ||
2 | 各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表 | 10年 | |||
3 | 行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證 | 30年 | 包括:原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表 | ||
4 | 財(cái)政總預(yù)算撥款憑證和其他會(huì)計(jì)憑證 | 30年 | 包括:撥款憑證和其他會(huì)計(jì)憑證 | ||
二 | 會(huì)計(jì)賬簿 | ||||
5 | 日記賬 | 30年 | 30年 | ||
6 | 總賬 | 30年 | 30年 | 30年 | |
7 | 稅收日記賬(總賬) | 30年 | |||
8 | 明細(xì)分類、分戶賬或登記簿 | 30年 | 30年 | 30年 | |
9 | 行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)卡片 | 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 | |||
三 | 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 | ||||
10 | 政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告 | 永久 | 下級(jí)財(cái)政、本級(jí)部門和單位報(bào)送的保管2年 | ||
11 | 部門財(cái)務(wù)報(bào)告 | 永久 | 所屬單位報(bào)送的保管2年 | ||
12 | 財(cái)政總決算 | 永久 | 下級(jí)財(cái)政、本級(jí)部門和單位報(bào)送的保管2年 | ||
13 | 部門決算 | 永久 | 所屬單位報(bào)送的保管2年 | ||
14 | 稅收年報(bào)(決算) | 永久 | |||
15 | 國(guó)家金庫(kù)年報(bào)(決算) | 10年 | |||
16 | 基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)(決算) | 10年 | |||
17 | 行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表 | 10年 | 所屬單位報(bào)送的保管2年 | ||
18 | 稅收會(huì)計(jì)報(bào)表 | 10年 | 所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)送的保管2年 | ||
四 | 其他會(huì)計(jì)資料 | ||||
19 | 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 | 10年 | 10年 | ||
20 | 銀行對(duì)賬單 | 10年 | 10年 | 10年 | |
21 | 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) | 30年 | 30年 | 30年 | |
22 | 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) | 永久 | 永久 | 永久 | |
23 | 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) | 永久 | 永久 | 永久 | |
24 | 會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書 | 永久 | 永久 | 永久 |
注:稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)檔案保管期限,按行政單位會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定辦理。
政策依據(jù)
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(中華人民共和國(guó)財(cái)政部 國(guó)家檔案局令第79號(hào))
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