摘 要：在知識經(jīng)濟時代，會計實行電算化成為必然趨勢。但隨著會計電算化的應用，原有的內部控制已無法適應會計電算化信息系統(tǒng)的要求，迫切需要進行改進和完善。本文在分析電算化會計信息系統(tǒng)對內部控制影響的基礎上，提出了完善會計電算化會計信息系統(tǒng)內部控制的對策。

    關鍵詞：會計信息系統(tǒng)電算化內部控制

　　隨著全球信息一體化，會計全面實行電算化已成為必然趨勢。國家財政部根據(jù)國民經(jīng)濟的發(fā)展和信息化速度的需求提出，到2010年要使我國80%的基層單位實現(xiàn)會計電算化。但隨著電算化工作的普及和深入，有關電腦系統(tǒng)的舞弊案件時有發(fā)生，而且涉及的金額及造成的損失往往比手工系統(tǒng)大得多。這主要是由于電算化對傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)的內部控制帶來了一系列影響，內部控制由人工控制變?yōu)槿撕陀嬎銠C共同控制，原有的內部控制已無法適應會計電算化信息系統(tǒng)的要求。這就迫切要求我們適應電算化會計信息系統(tǒng)的特點，建立和加強電算化下的內部控制體系。

　　一、會計信息系統(tǒng)概述

    會計信息系統(tǒng)是一個以提供財務信息為主的經(jīng)濟信息系統(tǒng)。具體由憑證單元、賬簿組織、報表體系、記賬方法和賬務處理程序等組成，主要按照規(guī)定的會計制度、法規(guī)、方法和程序，完成對價值運動中所產生的數(shù)據(jù)的收集、加工、存儲、傳輸，形成有助于決策的會計信息[1].會計信息系統(tǒng)根據(jù)對會計數(shù)據(jù)加工處理的手段的不同可以分為手工會計信息系統(tǒng)和電算化會計信息系統(tǒng)。電算化會計信息系統(tǒng)是以計算機為主要數(shù)據(jù)處理工具的信息系統(tǒng)，主要具有如下特點：會計數(shù)據(jù)標準化、集中化和自動化；會計信息處理過程的高質高效化；會計資料檔案管理簡潔化；內部控制程序化。

　　二、電算化會計信息系統(tǒng)對內部控制的影響

    內部控制是對企業(yè)生產經(jīng)營活動進行整體全面管理的一系列規(guī)章、制度、手段、方法等的集合。內部控制包括內部管理控制和內部會計控制。電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制則是內部會計控制的特殊形式。計算機技術在會計領域的應用，一方面帶來了巨大的效益，同時也給內部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。電算化給會計信息系統(tǒng)內部控制主要帶來了以下幾點影響：

　?。ㄒ唬﹥炔靠刂频闹攸c發(fā)生變化

    實現(xiàn)會計電算化后，會計數(shù)據(jù)一般都集中由計算機數(shù)據(jù)處理部門進行處理，而財務部門人員往往只負責原始數(shù)據(jù)的收集、審核和編碼，并對計算機輸出的各種會計報表進行分析。這樣，會計系統(tǒng)內部控制的重點就由對人的控制為主轉變?yōu)閷θ?、機控制為主。

　?。ǘ┛刂频膶崿F(xiàn)方式變化

    手工會計系統(tǒng)的內部控制以人工控制實現(xiàn)。電算化會計系統(tǒng)的內部控制則具有人工控制與程序控制相結合的特點。電算化系統(tǒng)許多應用程序中包含了內部控制功能。這些程序化的內部控制的有效性取決于應用程序。如程序發(fā)生差錯，由于人們對程序的依賴性以及程序運行的重復性，增加了差錯反復發(fā)生的可能性，使得失效控制長期不被發(fā)現(xiàn)，從而使系統(tǒng)在特定方面發(fā)生錯誤或違規(guī)行為的可能性加大。

　　（三）交易授權、執(zhí)行與手工會計系統(tǒng)存在差異

    授權、批準控制是一種常見的、基礎的內部控制，在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應權限人員的簽章，但在電算化會計信息系統(tǒng)中，業(yè)務人員可利用特殊的授權文件或口令，獲得某種權利或運行特定程序進行業(yè)務處理。由此引起失控而造成損失的案例數(shù)不勝數(shù)。

　　（四）交易處理痕跡變化

    手工會計系統(tǒng)中嚴格的憑證制度，保留了交易處理的痕跡；但在電算化會計系統(tǒng)中它起到的控制功能弱化，部分交易幾乎沒有“痕跡”，給控制帶來一定的難度。

　?。ㄎ澹┛刂频姆秶鷶U大

    傳統(tǒng)的內部控制主要針對交易處理，而電算化會計系統(tǒng)下，由于系統(tǒng)建立和運行的復雜性，內部控制的范圍相應擴大，包含了傳統(tǒng)手工會計系統(tǒng)沒有的內容，如網(wǎng)絡系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權限的控制、修改程序的控制。

　　（六）網(wǎng)絡的迅猛發(fā)展帶來了許多新問題

    網(wǎng)絡技術無疑是目前IT發(fā)展的方向，電算化會計信息系統(tǒng)也不可避免受到其深遠的影響。目前財務軟件的網(wǎng)絡功能主要包括：遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等，實現(xiàn)這些功能就必須有相應的控制，從而為電算化會計信息系統(tǒng)內部控制帶來新問題。

　　三、完善會計電算化會計信息系統(tǒng)

    內部控制的對策我國的會計電算化起步于上世紀80年代初，90年代后才逐漸推廣和發(fā)展起來，應用歷史十分短暫，還存在許多問題需要改善。內部控制是任何企業(yè)進行有效管理和經(jīng)營的基礎，無論該企業(yè)的會計資料是手工處理還是計算機處理，內部控制都是必不可少的。會計電算化以后，更需要加強內部控制。

　　會計電算化信息系統(tǒng)的內部控制制度，從計算機會計系統(tǒng)的建立和運行過程來看，可分為對系統(tǒng)開發(fā)和實施的系統(tǒng)發(fā)展控制、對計算機會計系統(tǒng)各個部門的管理控制、對計算機會計系統(tǒng)日常運行過程的日?？刂?。

　　（一）系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制

    計算機會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預算、經(jīng)濟效益評估等工作，開發(fā)過程中系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施等工作，以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求，系統(tǒng)更新的可行性研究，更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內容一般包括以下幾方面。

　　1、系統(tǒng)開發(fā)符合法定標準和規(guī)范

計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目，不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，都必需遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規(guī)范。目前我國已經(jīng)頒布的有關國家標準和規(guī)范主要由財政部頒布執(zhí)行的《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等。

　　2、系統(tǒng)開發(fā)需經(jīng)過審批

    計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)項目企業(yè)整體管理目標的影響比較大，往往需要對原有的管理體制進行較大的改革，是牽一發(fā)動全身的重大舉措，因此計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展必需經(jīng)過有關領導的認可和授權，而且領導的授權和認可也有利于保證系統(tǒng)開發(fā)和發(fā)展的物資和資金的需要。

　　3、加強軟件操作人員培訓

    計算機會計系統(tǒng)應在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關人員進行培訓，以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。在系統(tǒng)運行前對有關人員進行的培訓，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓，還應包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運行后新的內部控制制度、計算機會計系統(tǒng)運行后的新的憑證流轉程序、計算機會計系統(tǒng)提供的高質量的會計信息的進一步利用和分析的前景等等。

　　4、加強程序修改控制

    企業(yè)經(jīng)營活動變化及經(jīng)營環(huán)境變化，可能導致使用中的軟件進行修改。對會計軟件進行修改必須經(jīng)過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制，修改的原因和性質應有書面形式的報告，經(jīng)批準后才能實施修改，計算機會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。

　　此外，為了保證數(shù)據(jù)的安全，企業(yè)在系統(tǒng)轉換之際，采用新舊系統(tǒng)并行運行一段時間，以便檢驗新的計算機會計系統(tǒng)。

　?。ǘ┯嬎銠C會計系統(tǒng)各個部門的管理控制

    管理控制是指企業(yè)建立起一整套內部控制制度，以加強和完善對計算機會計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構的設置、責任劃分、上機管理、檔案管理、設備管理等等。

　　1、組織機構設置

    企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當?shù)恼{整，以適應計算機會計系統(tǒng)的要求，如按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。組織機構的設置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模，符合企業(yè)總體經(jīng)營目標。

　　2、不相容職務分離原則

    內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離，計算機會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。企業(yè)應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度，同時，還應建立起職務輪換制度。

　　3、上機管理

    企業(yè)應對計算機的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。一般來講，企業(yè)對用于計算機會計系統(tǒng)的計算機的上機管理措施應包括輪流值班制度、上機記錄制度、完善的操作手冊、上機時間安排等，此外，會計軟件也應該有完備的操作日志文件。

　　4、檔案管理

    計算機會計系統(tǒng)有關的資料應及時存檔，企業(yè)應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，企業(yè)使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復到最近狀態(tài)的功能。

　　5、設備管理

    對于用于計算機會計系統(tǒng)的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好，保證設備能夠正常運行。硬件設備的管理包括對設備所處的環(huán)境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環(huán)境的控制，如防止無關人員進入計算機工作區(qū)域、防止設備被盜、防止設備用于其他方面等。

　?。ㄈτ嬎銠C會計系統(tǒng)運行過程的日常控制

    日?？刂剖侵钙髽I(yè)計算機會計系統(tǒng)運行過程中的經(jīng)常性控制。日常控制包括經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制、數(shù)據(jù)輸出控制和數(shù)據(jù)儲存控制等。

　　1、業(yè)務發(fā)生控制

    業(yè)務發(fā)生控制主要目的是采用相應的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟業(yè)務。在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，通過計算機的控制程序，對業(yè)務發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制，同時企業(yè)還應建立有效的控制制度以保證計算機的控制程序能正常運行。

　　2、數(shù)據(jù)輸入控制

    由于計算機處理數(shù)據(jù)的能力很強，處理速度非?？欤跀?shù)據(jù)輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數(shù)據(jù)，一旦輸入計算機就可能導致錯誤的擴大化，影響整個計算機會計系統(tǒng)的正常運行。因此，企業(yè)應該建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。

　　3、數(shù)據(jù)通訊控制

    數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內部控制措施。企業(yè)應該采用各種技術手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準確、安全、可靠。

　　4、數(shù)據(jù)處理控制

    數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機會計系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標識、檢查文件是否被感染病毒等。

　　5、數(shù)據(jù)輸出控制

    數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般應檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應有明確的規(guī)定，要建立標準化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。

　　6、數(shù)據(jù)存儲和檢索控制

為了確保計算機會計系統(tǒng)產生的數(shù)據(jù)和信息被儲存，便于調用、更新和檢索，對于文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明，對整個修改更新過程都應作好登記，計算機會計系統(tǒng)應具有必要的自動記錄能力，以便業(yè)務人員或審計人員查詢或跟蹤檢查。

　　此外，它的實施也與其他的會計制度環(huán)節(jié)有很大的聯(lián)系，我們應該正確處理好其中的各種關系，包括控制成本與控制效益的關系、傳統(tǒng)內部控制方式與新型內部控制方式的關系、內部控制制度與職業(yè)道德自律的關系等，發(fā)揮內部控制制度的最大效應。

　　綜上所述，加強和完善電算化環(huán)境下的內部控制制度，逐步建立以會計電算化為核心的計算機管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信息資源共享，提高信息質量和使用效率，具有重要的現(xiàn)實意義。

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