所謂紙質(zhì)審計文件數(shù)字化，就是將以傳統(tǒng)形式保存的以文字為形式、以紙為載體的被審計單位的審計檔案及審計工作中形成的其他各種審計文稿轉(zhuǎn)換成以數(shù)字為形式，以磁盤、磁帶、光盤等為載體的計算機文件，從而予以保存和檢索的過程。所謂紙質(zhì)審計文件數(shù)字化系統(tǒng)是實現(xiàn)紙質(zhì)審計文件數(shù)字化所需的硬件設(shè)備、軟件及人力資源的有機結(jié)合。

　　一、實現(xiàn)紙質(zhì)文件數(shù)字化的重點和難點

　　實現(xiàn)紙質(zhì)文件數(shù)字化重點和難點在于對以掃描、數(shù)字照相等形式形成的計算機文件進(jìn)行有效的整理。

　　從紙質(zhì)審計文件轉(zhuǎn)化而來的計算機文件并不當(dāng)然地具有自由檢索的特性，這可以通過與利用商用辦公軟件（如MsWord97.MsExcel97）形成的計算機文件作一個比較來詳細(xì)說明。商用辦公軟件形成的計算機文件一般具有如下特點：（1）多頁的審計文件存在于一個計算機文件中；（2）計算機文件名稱有意設(shè)計而成，可以明確地表征文件內(nèi)容；（3）計算機文件中的文字可以逐一識別、檢察、定位及增刪處理。對這種計算機文件可以進(jìn)行一定程度的自由檢索與顯示。利用掃描儀掃描后形成的計算機文件一般是圖像文件。這種文件有如下特點：（l）紙質(zhì)審計文件掃描形成計算機文件后，每一員形成一個獨立的計算機圖像文件。（2）由干掃描是集中進(jìn)行的，從而掃描形成的計算機文件的名稱一般是包含特定描述文字的系列號碼。（3）在每一個圖像文件中，我們可以看到文字、圖表、簽章等內(nèi)容，但這些內(nèi)容對計算機而言都是圖像元素的集合，不能直接識別出其中的文字。這樣的計算機文件是不能直接進(jìn)行檢索的。

　　對掃描形成的計算機文件進(jìn)行必要的處理，可以利用專門的文字識別軟件對我們看到的文字進(jìn)行進(jìn)一步的識別。文字識別軟件一般會將目標(biāo)文字轉(zhuǎn)化成辦公軟件所能處理的計算機文件，因而也可以按照處理辦公軟件形成的計算機文件的方法收入審計資料庫。

　　但是在需要保留被掃描文件的“原始風(fēng)貌”的要求下，比如需要保留紙質(zhì)文件上的簽章、圖表、色彩等內(nèi)容肘，文字識別軟件很難發(fā)揮作用，文字識別工作是很困難的。只能逐一地為每個圖像文件配置必須的關(guān)鍵詞，才能有效地實現(xiàn)檢索與輸出。由于市場上并沒有成熟的軟件可以直接利用，為了檢索掃描形成的計算機圖像文件，只能通過靈活的組合運用多種數(shù)據(jù)庫軟件、編程軟件、辦公軟件來完成。根據(jù)審計署制定的計算機技能培訓(xùn)規(guī)劃，對數(shù)據(jù)庫的綜合操作和編程語言的應(yīng)用并不是每一個審計人員的必備技能。因而向?qū)徲嬋藛T提供一套功能完善、使用方便的專門的審計文件數(shù)字化軟件已成為當(dāng)前急迫的任務(wù)。

　　二、審計文件數(shù)字化的實踐

　　根據(jù)審計署黨組關(guān)于加強“人、法、技”建設(shè)的精神，署各派出局在建立審計資料庫方面做了許多工作。旅游僑務(wù)審計局在審計實踐中積極探索，自行設(shè)計、開發(fā)、應(yīng)用了“審計文件數(shù)字化系統(tǒng)”軟件，取得了初步的經(jīng)驗，有力地推動了審計工作。

　　該軟件能夠處理未經(jīng)文字識別處理的計算機圖像文件，并將計算機文件的處理過程分解為索引過程和關(guān)鍵詞過程。通過該軟件的索引功能，能夠完整地建立掃描形成的計算機文件的索引，標(biāo)注出它們所屬的紙質(zhì)審計文件及其在紙質(zhì)審計文件中的頁碼位置，從而將零散的計算機文件組織起來。通過該軟件的關(guān)鍵詞功能，審計文件數(shù)字化系統(tǒng)的維護人員可以在瀏覽已完成索引的每一個計算機文件的同時，為正在瀏覽的文件配置關(guān)鍵詞。所配置的關(guān)鍵詞應(yīng)該是根據(jù)計算機圖像文件的內(nèi)容，預(yù)先設(shè)想檢索者可能的檢索要求而設(shè)定的。通過該軟件的檢索功能，能夠為檢索人員的檢索過程提供一個操作工具：檢索人員只要輸入他所需要的文件應(yīng)該含有的關(guān)鍵詞，數(shù)字化系統(tǒng)就將含有該關(guān)鍵詞的計算機文件按照紙質(zhì)審計文件的組織方式，向檢索者有序地顯示出來。索引功能、關(guān)鍵詞功能與檢索功能是緊密銜接的，后一功能建立在前一功能充分實現(xiàn)的基礎(chǔ)上，前一功能實現(xiàn)的質(zhì)量直接影響后一功能的實現(xiàn)。

　　該軟件同時能夠處理辦公軟件形成的計算機文件。經(jīng)過軟件的索引功能將計算機文件收入資料庫。之后只要審計人員輸入檢索所需的關(guān)鍵詞，就能直接在計算機文件的正文中進(jìn)行全面檢索。對這類文件不需要專門配備關(guān)鍵詞。