“審計人員不掌握計算機，將失去審計資格！”——李金華語。

　　隨著會計信息系統(tǒng)的不斷完善、被審計單位的信息化程度不斷提高、計算機管理覆蓋面的不斷擴大，審計人員面臨更高、更迫切的要求，即對會計信息系統(tǒng)要有深入了解，并在審計過程中能對電子數(shù)據(jù)進行采集、轉(zhuǎn)換和分析。

　　湖北省審計廳計算機中心與武漢大學商學院會計系，在對目前普遍運用的各類會計信息系統(tǒng)進行深入了解后，結(jié)合審計操作流程，總結(jié)了現(xiàn)階段計算機輔助審計的基本方法。本欄目將陸續(xù)將計算機審計相關(guān)文章介紹給讀者。

　　單位實現(xiàn)會計電算化后，會計數(shù)據(jù)存儲在計算機外存儲器的數(shù)據(jù)庫中。審計被審單位的會計賬務數(shù)據(jù)庫，即電子賬，首先要了解被審單位電子賬結(jié)構(gòu)。由于現(xiàn)在市面上流行和使用的支撐會計數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)運行的平臺都是關(guān)系數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，無論哪家會計軟件公司開發(fā)的會計數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)都是基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫原理設(shè)計的，本文將從關(guān)系數(shù)據(jù)庫原理和會計賬務核算電算化原理相結(jié)合的角度剖析電子賬的構(gòu)造原理，展示出會計電子賬結(jié)構(gòu)的共性規(guī)則，以便審計人員了解、掌握電子賬的結(jié)構(gòu)和特點，進而深入審查電子賬，并且做到觸類旁通。

　　數(shù)據(jù)庫是以某種數(shù)據(jù)模型所確定的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)方式來組織和存儲某個組織（或部門）相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)集。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是一種幫助用戶建立、使用、管理和維護數(shù)據(jù)庫的計算機系統(tǒng)軟件?；蛘哒f，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是開發(fā)一個實際應用數(shù)據(jù)庫的工具并支撐其運行的平臺。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)必須與其管理的數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)模型相一致。

　　1.數(shù)據(jù)模型

　　數(shù)據(jù)模型是對現(xiàn)實世界數(shù)據(jù)特征進行抽象的工具，用來描述和處理現(xiàn)實世界中的數(shù)據(jù)和信息。數(shù)據(jù)模型要能較真實地模擬現(xiàn)實世界，既要便于人們理解，又要便于在計算機上實現(xiàn)。數(shù)據(jù)模型主要由數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)操作、數(shù)據(jù)完整性規(guī)則三個部分組成。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)描述了組成數(shù)據(jù)庫的基本成分；數(shù)據(jù)操作描述了對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)允許執(zhí)行的操作集合；完整性規(guī)則描述了對數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)所具有的約束和存儲規(guī)則。

　　2.關(guān)系數(shù)據(jù)模型

　　關(guān)系數(shù)據(jù)模型的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是人們?nèi)粘Ｊ聞仗幚碇谐Ｒ姷亩S表結(jié)構(gòu)（如工資發(fā)放表）。關(guān)系數(shù)據(jù)模型將數(shù)據(jù)看成是二維表中唯一的行號和列號確定的一個表中元素，即關(guān)系數(shù)據(jù)模型是用二維表的方式來組織、存儲和處理數(shù)據(jù)和信息的。從應用的角度來看，任何一個組織（或部門）的關(guān)系數(shù)據(jù)庫的基本組成成分是二維表，或者說某個組織（或部門）的數(shù)據(jù)庫是由若干張相互關(guān)聯(lián)的二維表組成。由于二維表結(jié)構(gòu)清晰、簡單、易于理解，也易于計算機實現(xiàn)（存儲、操作、控制），加上關(guān)系數(shù)據(jù)模型有數(shù)學理論基礎(chǔ)（集合論、關(guān)系代數(shù)），因此現(xiàn)在的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件都是基于關(guān)系數(shù)據(jù)模型研發(fā)的，如SQL SERVER、ORACLE、DB2、SYBASE、ACCESS、FOXPRO等等。也就是說，用這些關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件為某個組織開發(fā)的會計數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)必須按關(guān)系數(shù)據(jù)模型來組織數(shù)據(jù)。那么，關(guān)系數(shù)據(jù)模型中的二維表與數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)文件之間有何聯(lián)系？

　　下面我們通過會計科目代碼表來介紹關(guān)系數(shù)據(jù)模型的基本概念及其與數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)文件之間的對應關(guān)系：

　　（1）關(guān)系、二維表、數(shù)據(jù)文件：關(guān)系數(shù)據(jù)模型中用關(guān)系來表述現(xiàn)實世界中能夠相互區(qū)別的要管理的數(shù)據(jù)對象集。每一個關(guān)系都有一個關(guān)系名和一組表述其特征的屬性集，人們就是通過這些屬性集區(qū)別不同的關(guān)系。如記賬憑證、會計科目、總賬都可以稱之為關(guān)系，它們都是要管理的數(shù)據(jù)對象集，都有各自的屬性集。一個關(guān)系用一張二維表表示，表名對應關(guān)系名。二維表由有限個不重復的行組成，表中的每一列不可再分。一張二維表在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中用一個數(shù)據(jù)文件存儲。如“會計科目代碼表”在會計數(shù)據(jù)庫中用一個數(shù)據(jù)文件存儲，文件名可以用表名“會計科目代碼”，使計算機中存儲的文件內(nèi)容與現(xiàn)實世界管理的數(shù)據(jù)對象相聯(lián)系。

　　（2）記錄：二維表中的每一行稱為一個記錄，描述了關(guān)系中一個具體的個體，在數(shù)據(jù)文件中是一個記錄值。如表1中第一行為現(xiàn)金賬戶的記錄，描述了現(xiàn)金賬戶在會計科目代碼文件中所有屬性的取值（特征）。

　?。?）屬性、列、字段：二維表中的每一列是一個屬性，描述了關(guān)系的一個特征。一個二維表的所有列構(gòu)成了一個關(guān)系的屬性集，通過它可以區(qū)別不同的二維表（關(guān)系）。二維表中的每一列的數(shù)據(jù)屬于同一類型。每一列的列名對應關(guān)系的屬性名，同時對應數(shù)據(jù)文件中的字段名。如表1用6個列表示會計科目代碼的屬性，其中第三列表示屬性“科目性質(zhì)”，當某條記錄取值為1時，表示是資產(chǎn)類科目。

　?。?）主碼、主關(guān)鍵字：指二維表中的某個列（屬性）或某幾個列（或?qū)傩越M），它們的值能夠唯一確定表中或數(shù)據(jù)文件中的一個記錄。如表1中的“科目代碼”屬性可以作為主碼（或主關(guān)鍵字），用來唯一識別表中的每一個會計科目。

　?。?）域：描述二維表中每一列屬性或數(shù)據(jù)文件的某一字段的取值類型和范圍。如表1中每一列的列名下面的括號中的內(nèi)容表示該列的取值類型和范圍，其中第四列“底層明細標志”表示某個科目是不是最底層明細科目（不再有下層科目），只有兩種取值T（真）和F（假）。

　?。?）關(guān)系模式：一個關(guān)系模式由一個關(guān)系名及它所有的屬性構(gòu)成，它對應一個二維表的表名和表頭欄目行（列的集合），構(gòu)成了一個二維表的框架，同時也是設(shè)計該二維表的數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)的依據(jù)。

　　至此，我們直觀地介紹了關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的關(guān)系、二維表、數(shù)據(jù)文件之間各個概念的對應關(guān)系。由于二維表中的行與數(shù)據(jù)文件的記錄、二維表的列（屬性）與數(shù)據(jù)文件的字段之間相互對應，因此，審計人員只要掌握了會計賬務數(shù)據(jù)庫的二維表結(jié)構(gòu)及表之間的關(guān)聯(lián)也就能夠分析電子賬的結(jié)構(gòu)。

　　例如，將會計科目代碼表（表1）轉(zhuǎn)換成關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)：

　　3.關(guān)系數(shù)據(jù)模型的數(shù)據(jù)操作

　　從數(shù)學的角度看，關(guān)系數(shù)據(jù)模型的數(shù)據(jù)操作是基于集合的操作，操作對象和操作結(jié)果都是集合。從數(shù)據(jù)處理的角度看，數(shù)據(jù)操作的對象和結(jié)果都是二維表。對二維表的操作主要有：

　?。?）對表中的行（記錄）進行操作：指對一張表中指定范圍的記錄進行有條件的操作，操作的結(jié)果組成一張新表。例如，從“會計科目代碼表”中篩選出資產(chǎn)類科目組成新的“資產(chǎn)類科目代碼表”，操作的范圍是整個“會計科目代碼表”，條件是“科目性質(zhì)等于1”。對表中的行進行操作后的結(jié)果表的結(jié)構(gòu)與原表相同，記錄數(shù)小于或等于原表。

　?。?）對表中的列（屬性）進行操作：指對一張表中指定的列進行有條件的操作，操作的結(jié)果組成一張新表。例如，從“會計科目代碼表”中選出“科目代碼”、“科目名稱”兩列，組成新的科目代碼對應表，新表只有“科目代碼”和“科目名稱”兩列。顯然，列操作后的結(jié)果表的結(jié)構(gòu)與原表不同，結(jié)果表小于或等于原表。

　?。?）連接：對兩張表或多張表進行有條件的連接操作，生成一張新表。連接操作后的結(jié)果表大于等于操作前的表。

　　從應用的角度看，對二維表中的數(shù)據(jù)操作功能主要包括更新（增加、修改、刪除）數(shù)據(jù)和檢索（查詢）數(shù)據(jù)，即對二維表填入和修改數(shù)據(jù)，并從表中檢索出數(shù)據(jù)進行加工應用。

　　4.關(guān)系數(shù)據(jù)模型的數(shù)據(jù)完整性規(guī)則

　　數(shù)據(jù)完整性是指數(shù)據(jù)庫中存儲的數(shù)據(jù)是有意義的或正確的。關(guān)系數(shù)據(jù)模型中的數(shù)據(jù)完整性規(guī)則是指對二維表的定義和操作過程中要遵循的某些約束條件。主要包括：

　?。?）實體完整性：指每張表都必須有主碼，而且表中不允許存在無主碼值的記錄和主碼值相同的記錄。如表1中的每一個記錄都必須有科目代碼，并且不能有相同科目代碼的記錄和無科目代碼的記錄。

　?。?）參照完整性：指一張表的某列的取值受另一張表的某列的取值范圍約束，描述了多張表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。例如，記賬憑證表中的“科目代碼”列的取值受到會計科目代碼表的“科目代碼”取值范圍的限定。

　?。?）用戶定義完整性。指針對某一具體應用定義的數(shù)據(jù)庫約束條件，反映某一具體應用所涉及的數(shù)據(jù)必須滿足應用語義的要求。即限制屬性的取值類型及范圍，防止屬性的值與應用語義矛盾。如表1中，“科目性質(zhì)”的取值只能是1（資產(chǎn)）、2（負債）、3（權(quán)益）、4（成本）、5（損益）。

　　5.從關(guān)系數(shù)據(jù)模型得到的啟示

　?。?）基于關(guān)系數(shù)據(jù)模型的會計賬務數(shù)據(jù)庫是以二維表為基本部件構(gòu)建的，數(shù)據(jù)庫中的每一個數(shù)據(jù)文件對應一張二維表，數(shù)據(jù)文件之間的關(guān)聯(lián)也可以用二維表之間的關(guān)聯(lián)來表示，對二維表的定義和數(shù)據(jù)操作必須滿足數(shù)據(jù)完整性約束條件。構(gòu)建一個會計賬務數(shù)據(jù)庫首先要將會計賬務管理的對象，如會計科目、記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬及它們之間的關(guān)系抽象成二維表的形式，弄清了它們的二維表結(jié)構(gòu)也就弄清了它們的數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)，即電子賬結(jié)構(gòu)。因此，會計賬務數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計可以轉(zhuǎn)變成會計賬務數(shù)據(jù)的二維表及二維表之間的關(guān)聯(lián)設(shè)計，而一張二維表的表頭欄目（屬性集）反映了表的結(jié)構(gòu)特征，是設(shè)計數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)的依據(jù)。

　?。?）依據(jù)關(guān)系數(shù)據(jù)模型研發(fā)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是開發(fā)和管理會計數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的工具軟件，也是支持所開發(fā)的會計數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)運行的平臺，任何一個會計賬務數(shù)據(jù)庫都必須在某一個關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的在線管理下運行。由于不同的數(shù)據(jù)庫軟件公司提供的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件的各個版本的功能強弱、所適應的計算機系統(tǒng)的運行環(huán)境（單機、網(wǎng)絡等）、所提供的對表的操作命令等都有所不同，因此，審計人員要審查電子賬，首先要了解被審單位的電子賬的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件的名稱（例如是SQL SERVER或ORACLE）、版本（單機、網(wǎng)絡，第幾版）、打開數(shù)據(jù)庫（表）以及對表操作的命令格式和命令等。盡管各種關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件版本有差異，但通過以上對關(guān)系數(shù)據(jù)模型的操作可以了解到：表的主要操作類型和功能基本一致。審計人員僅需要掌握最基本的打開、檢索、匯總數(shù)據(jù)庫（表）等操作命令就能進行審查會計賬務數(shù)據(jù)庫的基本工作，并非深不可測。