摘要：隨著各種新技術(shù)的發(fā)展，信息化已成為人力資源管理的重要組成。文章就人力資源管理信息化的必要性、存在的問題及應(yīng)采取的措施進(jìn)行了闡述。

　　關(guān)鍵詞：人力資源管理；信息化；必要性

　　隨著經(jīng)濟(jì)全球化、信息化時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的人事管理已明顯不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展。加強(qiáng)人力資源管理的信息化建設(shè)，提高人力資源管理水平已勢(shì)在必行。

　　一、人力資源管理信息化應(yīng)用

　　人力資源管理信息化是以信息技術(shù)和先進(jìn)的人力資源管理思想相結(jié)合應(yīng)用為基礎(chǔ)，依賴信息技術(shù)對(duì)人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置的一種管理方式。信息技術(shù)作為管理工具，應(yīng)用于管理制度的制定、業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)、員工溝通、人力資源報(bào)告分析等，并根據(jù)既定制度與流程完成對(duì)客觀事務(wù)的處理，大大提高了人力資源管理部門的工作效率。其主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

　　一是辦公自動(dòng)化應(yīng)用是人力資源管理信息化的基礎(chǔ)任務(wù)。手工辦公方式與不斷增長(zhǎng)的辦公業(yè)務(wù)量之間的矛盾日益尖銳，人力資源信息量迅速膨脹與信息的社會(huì)需求迅猛增長(zhǎng)之間的矛盾更加突出，依靠手工管理，利用人工手段進(jìn)行龐大的人力資源信息的收集、處理、分析及科學(xué)決策已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。因此，改變辦公模式，將辦公業(yè)務(wù)的處理、流轉(zhuǎn)、管理過程電子化、信息化，是人力資源管理現(xiàn)代化建設(shè)必備條件。

　　二是軟硬件基礎(chǔ)應(yīng)用。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是加強(qiáng)人力資源管理現(xiàn)代化的前提，是人力資源信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。軟件設(shè)備主要涉及文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖像處理系統(tǒng)以及各種數(shù)據(jù)庫、管理信息系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的開發(fā)、新建、完善、推廣或升級(jí)。軟件投入將是信息化的重點(diǎn)。硬件設(shè)備主要有計(jì)算機(jī)設(shè)備、通信設(shè)備、信息存儲(chǔ)設(shè)備等。為了實(shí)現(xiàn)信息化，購買必要的硬件設(shè)備是最基本的環(huán)節(jié)。

　　三是網(wǎng)絡(luò)設(shè)施應(yīng)用。人力資源管理信息化的核心是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。要利用現(xiàn)代信息技術(shù)來改善管理模式，架構(gòu)一個(gè)共享資源的平臺(tái)，提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用程度，逐步提高人力資源管理信息化水平。信息化以大力推進(jìn)各級(jí)人力資源部門內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)和連接各單位的外部網(wǎng)建設(shè)為基礎(chǔ)，建立人力資源網(wǎng)站或主頁，為人力資源工作公開和人力資源信息的更好服務(wù)開辟新的渠道。人力資源信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，可以更好地提高工作的透明度，降低辦公費(fèi)用，提高辦公效率，大幅度提高人力資源管理者的信息化水平。

　　二、人力資源管理信息化建設(shè)的必要性

　?。ㄒ唬┬畔⒒苿?dòng)了人力資源管理轉(zhuǎn)型

　　信息化人力資源管理實(shí)現(xiàn)了開放式管理，實(shí)現(xiàn)部分功能的外包以及虛擬組織的設(shè)立，最終目的是達(dá)到革新企業(yè)的管理理念，優(yōu)化人力資源管理。當(dāng)人力資源管理從單一的、自上而下的管理，向互動(dòng)、多方位、全面、專業(yè)化的方向發(fā)展的過程中，人力資源的管理理念逐步提升，人力資源部門逐漸成為組織的核心部門。信息化人力資源管理的實(shí)施不但使人力資源向人力資本轉(zhuǎn)變成為可能，使人力資源部門創(chuàng)造的價(jià)格得到認(rèn)可，更促進(jìn)了全員參與管理，使每一位員工都可以參與到人力資源部門的工作中來，改變了傳統(tǒng)的員工在管理過程中處于被動(dòng)地位的狀況，形成了新的互動(dòng)管理的局面。

　　信息化人力資源管理使人力資源管理部門從提供簡(jiǎn)單的人力資源信息轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┤肆Y源管理知識(shí)和解決方案，隨時(shí)隨地向管理層提供決策支持，向人力資源管理專家提供分析工具和建議，建立支持人力資源管理部門積累知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)的體系。信息化人力資源管理的實(shí)施轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的人力資源部門為成本部門的印象，通過成本分析，人力資源部門創(chuàng)造的價(jià)值可以以定量的形式表示出來。通過授權(quán)員工進(jìn)行自助服務(wù)、外協(xié)及服務(wù)共享，使人力資源部門日益從瑣碎的行政事務(wù)中解脫出來，扮演起組織的戰(zhàn)略性合作伙伴的角色。

　　（二）信息化有利于整合管理資源，提高管理效率，降低管理成本。

　　信息化人力資源管理作為一種基于網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的全員信息系統(tǒng)，其一大功能優(yōu)勢(shì)就是縮短了各級(jí)員工的反饋時(shí)間，開辟了更加豐富的溝通渠道，員工可以不拘泥于公司傳統(tǒng)的層級(jí)管制，可跨部門、跨級(jí)別表達(dá)和傳遞各種思想。這種技術(shù)特點(diǎn)，最終轉(zhuǎn)變了組織的管理模式和組織結(jié)構(gòu)，促進(jìn)了組織機(jī)構(gòu)的扁平化，組織的反應(yīng)也更加靈敏。

　　網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，還可以為人力資源管理部門之外的其他管理人員及員工提供各種形式服務(wù)，例如，組織的高層管理人員可以在網(wǎng)上查看人力資源的配置、重要員工的狀況、人力資源成本的分析、員工績(jī)效等等；對(duì)部門經(jīng)理而言，可以在網(wǎng)上管理自己部門的員工，例如，可以在授權(quán)范圍內(nèi)修改屬下員工的考勤記錄、審批休假申請(qǐng)、進(jìn)行績(jī)效管理等等；對(duì)于普通員工，可以在網(wǎng)上看本月薪資明細(xì)、累計(jì)福利、內(nèi)部股票價(jià)值、內(nèi)部招聘信息、各種人事政策、個(gè)人考勤休假情況、注冊(cè)內(nèi)部培訓(xùn)課程等等。此類服務(wù)的提供，使得人力資源管理從以前的相對(duì)封閉變得開放，滯后管理變成超前管理，這些好處無疑可以改善人力資源管理部門對(duì)最高決策者以及全體員工的服務(wù)質(zhì)量，并使得全體人員都能參與到人力資源的管理活動(dòng)中來，從而優(yōu)化了管理結(jié)構(gòu)，整合了管理資源，暢通了信息溝通渠道。

　　信息系統(tǒng)的投入，減輕了手工作業(yè)造成的查詢、統(tǒng)計(jì)等方面繁重的計(jì)算工作，縮短了各職能工作的時(shí)間，特別是信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫使數(shù)據(jù)資料的保存變?yōu)檩p松。隨著lnternet、大型關(guān)系數(shù)據(jù)庫、視頻系統(tǒng)、電子郵件、OA系統(tǒng)等軟件及硬件設(shè)備和相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的出現(xiàn)，信息化人力資源管理系統(tǒng)也真正投入現(xiàn)實(shí)。它克服了人類自身的局限性，充分利用信息技術(shù)快速、準(zhǔn)確、互動(dòng)、海量存儲(chǔ)的特點(diǎn)，對(duì)人力資源管理專業(yè)理論在企業(yè)管理實(shí)踐中的應(yīng)用起到關(guān)鍵性的推動(dòng)作用。

　　傳統(tǒng)的手工管理時(shí)期，人力資源部門不管是設(shè)計(jì)工作、組織培訓(xùn)、招聘人員，還是工資發(fā)放、檔案管理等瑣碎的具體工作都必須依靠手工操作，效率低并且容易出錯(cuò)。信息化可以減少人力資源管理工作的操作成本、降低員工流動(dòng)率、減少通訊費(fèi)用等，從而降低組織的管理成本。

　　三、人力資源管理信息化存在的不足

　　由于我國信息化人力資源管理起步較晚，因此與發(fā)達(dá)國家相比，存在不少問題。

　　一是目前人力資源管理軟件大都處于事務(wù)型管理階段，軟件偏重一般性，不能完全涵蓋企業(yè)特有的管理活動(dòng)，應(yīng)用范圍受到限制。同時(shí)，軟件中的某些附加功能并非組織所需，這便增加了組織的負(fù)擔(dān)，造成浪費(fèi)。

　　二是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的本來作用是提供即時(shí)信息，供管理層進(jìn)行決策，這便要求動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)能隨時(shí)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，然而，一些組織的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)并沒做到隨時(shí)更新，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)沒有及時(shí)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，整個(gè)人力資源管理系統(tǒng)無法為管理決策提供支持。

　　三是從數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)看，數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)一定要根據(jù)組織的具體情況，滿足特定要求。比如，一家企業(yè)的數(shù)據(jù)庫中有一個(gè)子模塊，專門記錄人員流動(dòng)狀況，可這個(gè)模塊僅記錄員工進(jìn)入企業(yè)和員工退休或死亡，忽略了員工在企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門間的流動(dòng)，而這個(gè)流動(dòng)率的計(jì)算對(duì)人力資源計(jì)劃又是至關(guān)重要的。顯然，在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫時(shí)，軟件人員沒考慮到這個(gè)因素。主要原因是計(jì)算機(jī)軟件人員對(duì)人力資源管理領(lǐng)域不夠熟悉，而企業(yè)的人力資源管理者又缺乏理論的支撐。

　　四是目前的人力資源管理系統(tǒng)往往表現(xiàn)為工資的記錄器，它應(yīng)有的作用遠(yuǎn)未發(fā)揮出來，作為一個(gè)管理工具，人力資源管理系統(tǒng)不僅要能記錄所發(fā)生的數(shù)據(jù)，而且更重要的是它能整理和分析這些數(shù)據(jù)，并提出有價(jià)值的報(bào)告。比如，通過對(duì)員工考核數(shù)據(jù)的分析，組織可了解到目前的整體績(jī)效狀況；通過對(duì)工資結(jié)構(gòu)的分析，可提出成本控制的建議等。

　　四、推進(jìn)人力資源管理信息化采取的措施

　?。ㄒ唬﹥?yōu)化人力資源配置

　　通過合理配置人力資源，真正實(shí)現(xiàn)組織呼喚多年的“能者上，庸者下、平者讓”的人力資源管理新局面；建立干部能上能下、員工能進(jìn)能出的靈活競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)行公開、公平、公正的用人自主權(quán)，競(jìng)爭(zhēng)上崗，擇優(yōu)錄取，海爾的“賽馬競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制”就可以借鑒；建立健全合理的員工準(zhǔn)入、使用、退出機(jī)制，推行從業(yè)人員職業(yè)化進(jìn)程，并根據(jù)不同崗位、不同層次，設(shè)計(jì)不同的用工期待和待遇，形成正常的流動(dòng)機(jī)制，有效地促進(jìn)人才市場(chǎng)，吸引高素質(zhì)、高學(xué)歷人才；對(duì)組織的老員工要妥善安置，充分發(fā)揮其從業(yè)經(jīng)驗(yàn)和智慧的優(yōu)勢(shì)，賦予其咨詢顧問或督察職位。

　?。ǘ┻x擇適用軟件，強(qiáng)化以人為本

　　組織需要根據(jù)自身特點(diǎn)，選擇合適的人力資源管理軟件，同時(shí)避免對(duì)管理軟件的依賴。“以人為本”的管理思想不僅僅是傳統(tǒng)管理所需求的，即使組織實(shí)施人力資源管理信息化，這一思想仍要被重視。管理軟件是“一把手”，人性管理也是“一把手”，一定要兩只手一起抓，兩手都要硬，只有這樣才能使企業(yè)更好更快的適應(yīng)信息化，提高人力資源管理的工作效率。

　?。ㄈ┡嘤?xùn)要形成制度

　　首先要加大資金投入，完善培訓(xùn)體系。組織要在激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中獲勝，一定要擁有高素質(zhì)的人才，而員工的培訓(xùn)是提高員工素質(zhì)必不可少的關(guān)鍵一環(huán)。在人力資源培訓(xùn)上的重金投入，既可滿足員工個(gè)人發(fā)展的需要，又可滿足組織知識(shí)積累和創(chuàng)新的需要，為組織帶來長(zhǎng)期的發(fā)展和巨大的創(chuàng)效潛力。因此，組織必須千方百計(jì)籌集資金、加大投資力度，完善培訓(xùn)體系。

　　其次，要對(duì)員工進(jìn)行技能開發(fā)，以提高其綜合能力。要根據(jù)組織的實(shí)際情況和需要，切實(shí)加強(qiáng)員工的技能開發(fā)，并通過相關(guān)制度和機(jī)構(gòu)的建立，形成人人爭(zhēng)學(xué)技術(shù)，個(gè)個(gè)爭(zhēng)當(dāng)技術(shù)能手的良好氛圍。技能開發(fā)主要可采取以下形式：崗前培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)、轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)和經(jīng)理培訓(xùn)。

　　再次，對(duì)員工進(jìn)行智力開發(fā)，充分挖掘潛能。組織可采取與相關(guān)高校聯(lián)合辦班的形式，把課堂搬到企業(yè)里。同時(shí)鼓勵(lì)員工自我進(jìn)修，形成崇尚學(xué)習(xí)的良好風(fēng)氣。創(chuàng)造力開發(fā)是人力資源智力開發(fā)的高層次要求，通過創(chuàng)造力開發(fā)，可發(fā)掘每個(gè)人的創(chuàng)造潛能，不斷推動(dòng)組織的開拓創(chuàng)新能力。