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淺議高校貨幣資金的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

來(lái)源: 富饒 編輯: 2011/07/12 09:45:50  字體:

  摘要:本文從高校貨幣資金內(nèi)部控制的目標(biāo)出發(fā),分別介紹了崗位分工控制、授權(quán)批準(zhǔn)控制、現(xiàn)金控制、銀行存款控制、票據(jù)控制、印章控制、日記賬控制、效益性控制、監(jiān)督檢查等高校貨幣資金的內(nèi)部控制方式,以降低風(fēng)險(xiǎn),保護(hù)高校貨幣資金的安全和完整,提高資金管理效率,促進(jìn)高等教育事業(yè)的健康發(fā)展。

  關(guān)鍵詞:高校;貨幣資金;內(nèi)部控制

  著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展,許多高校的辦學(xué)規(guī)模越來(lái)越大,辦學(xué)經(jīng)費(fèi)也越來(lái)越多,但高校內(nèi)部財(cái)務(wù)資金管理制度建設(shè)相對(duì)滯后, 高校系統(tǒng)貪污、受賄、挪用公款等經(jīng)濟(jì)犯罪行為屢見不鮮。為了遏制這一現(xiàn)象,高校必須建立一套科學(xué)合理、行之有效的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系,而在這一體系中,貨幣資金流動(dòng)性最強(qiáng),控制風(fēng)險(xiǎn)高,其內(nèi)部會(huì)計(jì)控制尤為重要。

  1高校貨幣資金內(nèi)部控制的目標(biāo)

  高校貨幣資金的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制目標(biāo)有:

 ?。?)貨幣資金的合法性。貨幣資金取得、使用應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)的規(guī)定。

  (2)貨幣資金的安全性。通過(guò)良好的內(nèi)部控制,確保庫(kù)存現(xiàn)金安全,預(yù)防被盜、詐騙和挪用。

 ?。?)貨幣資金的完整性。確保高校及下屬各單位收到的貨幣全部及時(shí)入賬,禁止設(shè)立“小金庫(kù)”等來(lái)侵占高校收入。

 ?。?)貨幣資金的效益性。合理調(diào)度貨幣資金,使其發(fā)揮最大的效益。內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)以合理的控制成本達(dá)到理想的控制效果。

  2 高校貨幣資金內(nèi)部控制方式

  2.1 崗位分工控制

  (1)建立貨幣資金業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制,明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限。

 ?。?)出納人員不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管以及收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。貨幣資金業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求是實(shí)行錢賬分管,將經(jīng)營(yíng)貨幣資金業(yè)務(wù)的人與記錄這些業(yè)務(wù)的人分離。

 ?。?)配備合格人員,進(jìn)行崗位輪換。辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德,忠于職守,廉潔奉公,遵紀(jì)守法,客觀公正,不斷提高會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。出納員調(diào)換崗位,須按規(guī)定與接替人員辦理交接手續(xù),做到前不清,后不接。離職人員須編制移交清單,列明移交的賬、證、表、公章、資料及有關(guān)事項(xiàng),由監(jiān)交人簽字認(rèn)可后方可辦理手續(xù)。交接清單一式三份,其中一份存檔。

 ?。?)單位不得由一人全過(guò)程辦理貨幣資金業(yè)務(wù)。

  2.2授權(quán)批準(zhǔn)控制(一般授權(quán)和特殊授權(quán))

 ?。?)明確審批人對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施。審批人不得超越審批權(quán)限。各級(jí)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)權(quán)限,應(yīng)根據(jù)其責(zé)任大小確定,正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)收支批準(zhǔn)限額大于非正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)收支限額。部門負(fù)責(zé)人的權(quán)限由高校負(fù)責(zé)人決定,高校負(fù)責(zé)人權(quán)限由院務(wù)會(huì)或院委會(huì)決定。

 ?。?)明確經(jīng)辦人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。

 ?。?)嚴(yán)格按照申請(qǐng)、審批、復(fù)核、支付的程序辦理貨幣資金的支付業(yè)務(wù),并及時(shí)準(zhǔn)確入賬。

  (4)重要貨幣資金支付業(yè)務(wù),實(shí)行集體決策和審批(特殊授權(quán))。高校對(duì)于重要的貨幣資金支付業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策和審批,并建立責(zé)任追究制度,防范貪污、侵占、挪用貨幣資金等行為。

  2.3現(xiàn)金控制

  (1)實(shí)行現(xiàn)金庫(kù)存限額管理制度。庫(kù)存現(xiàn)金限額是指為保證各單位一些頻繁發(fā)生的日常小額零星支出按規(guī)定允許留存現(xiàn)金的最高數(shù)額。庫(kù)存現(xiàn)金的限額,由開戶銀行根據(jù)開戶單位的實(shí)際需要和距離銀行遠(yuǎn)近等情況核定,一般按照單位3~5天日常零星開支所需現(xiàn)金確定。庫(kù)存限額一經(jīng)核定,要求高校必須嚴(yán)格遵守,不能任意超過(guò),超過(guò)限額的現(xiàn)金應(yīng)于當(dāng)日終了前及時(shí)存入銀行;庫(kù)存現(xiàn)金低于限額時(shí),可以簽發(fā)現(xiàn)金支票從銀行提取現(xiàn)金。

  (2)明確現(xiàn)金開支范圍并嚴(yán)格執(zhí)行。根據(jù)國(guó)家現(xiàn)金管理制度和結(jié)算制度的規(guī)定,高校收支的各種款項(xiàng)必須按照國(guó)務(wù)院頒布的《現(xiàn)金管理暫行條例》的規(guī)定辦理,并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用現(xiàn)金。其他款項(xiàng)的支付應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。

  (3)現(xiàn)金收入及時(shí)入賬并存入銀行,嚴(yán)格控制現(xiàn)金坐支;嚴(yán)禁擅自挪用、借出貨幣資金。因特殊情況需要坐支現(xiàn)金的,應(yīng)當(dāng)事先報(bào)經(jīng)開戶銀行審查批準(zhǔn),由開戶銀行核定坐支范圍和限額。高校應(yīng)定期向銀行報(bào)送坐支金額和使用情況。貨幣資金收入應(yīng)及時(shí)入賬,不得私設(shè)“小金庫(kù)”,不得賬外設(shè)賬,嚴(yán)禁收款不入賬。不準(zhǔn)用不符合制度的憑證頂替庫(kù)存現(xiàn)金,即不得白條抵庫(kù);不準(zhǔn)謊報(bào)用途套取現(xiàn)金;不準(zhǔn)用銀行賬戶代其他單位和個(gè)人存入或支取現(xiàn)金;不準(zhǔn)將單位收入的現(xiàn)金以個(gè)人名義存儲(chǔ),不準(zhǔn)保留賬外公款,不得設(shè)置小金庫(kù)。

 ?。?)定期盤點(diǎn)現(xiàn)金,做到賬實(shí)相符。高校應(yīng)當(dāng)定期和不定期地進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn),確?,F(xiàn)金賬面余額與實(shí)際庫(kù)存相符。發(fā)現(xiàn)不符,及時(shí)查明原因,作出處理。出納員應(yīng)做到庫(kù)存現(xiàn)金“日清月結(jié)”,主管部門和負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行定期和不定期的檢查。

  2.4銀行存款控制

  首先,要加強(qiáng)銀行賬戶管理,按規(guī)定辦理存款、取款結(jié)算。定期檢查、清理銀行賬戶的開立和使用情況。所有銀行存款戶的開設(shè)需有正式的批準(zhǔn)手續(xù)。同樣,某一銀行存款戶的終止也需得到正式的批準(zhǔn)。其次,定期獲取銀行對(duì)賬單,查實(shí)銀行存款余額,編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。單位應(yīng)當(dāng)指定專人定期核對(duì)銀行賬戶,每月至少核對(duì)一次,編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,使銀行存款賬面余額與銀行對(duì)賬單調(diào)節(jié)相符。如調(diào)節(jié)不符,應(yīng)查明原因,及時(shí)處理。負(fù)責(zé)銀行對(duì)賬單調(diào)節(jié)和銀行存款賬面余額的職員不能同時(shí)負(fù)責(zé)現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出或編制收付款憑證業(yè)務(wù)。對(duì)賬業(yè)務(wù)應(yīng)由掌管支票、印鑒以外的人擔(dān)任。再次,負(fù)責(zé)銀行往來(lái)賬款調(diào)節(jié)的職員應(yīng)直接從銀行取得銀行對(duì)賬單,并就銀行存款賬同銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)調(diào)節(jié)。核對(duì)時(shí),不僅應(yīng)注意銀行對(duì)賬單的日期和金額,而且還應(yīng)檢查票據(jù)的簽署和背書。最后,為了保證會(huì)計(jì)賬簿記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確,避免銀行存款賬目發(fā)生差錯(cuò),月份終了時(shí),除了“銀行存款日記賬”的余額必須與“銀行存款”總賬的余額核對(duì)相符外,還必須與銀行核對(duì)存款賬目。銀行存款的清查是指將高校銀行存款日記賬的記錄與其開戶銀行轉(zhuǎn)來(lái)的對(duì)賬單逐筆核對(duì)。核對(duì)時(shí),如發(fā)現(xiàn)雙方記錄不一致,要及時(shí)查找原因:屬于記賬差錯(cuò)的,應(yīng)立即更正;屬于因憑證傳送存在時(shí)間差,一方已登記入賬,而另一方尚未登記入賬的未達(dá)賬項(xiàng),應(yīng)通過(guò)編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”進(jìn)行檢查核對(duì)。調(diào)節(jié)后的雙方余額應(yīng)相等,調(diào)整后的銀行存款余額是高??蓜?dòng)用的銀行存款數(shù)額。對(duì)于未達(dá)賬項(xiàng)應(yīng)及時(shí)核查原因,并做好調(diào)賬事宜。

  2.5票據(jù)控制

  明確各種票據(jù)的購(gòu)買、保管、領(lǐng)用、背書轉(zhuǎn)讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序,并專設(shè)登記簿進(jìn)行記錄,防止空白票據(jù)的遺失和被盜用。支票的內(nèi)部控制包括:

 ?。?)購(gòu)入現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票都要建立購(gòu)入登記簿,注明購(gòu)入的日期、編號(hào),并按順序號(hào)逐筆記入支票使用登記簿。

 ?。?)出納在使用現(xiàn)金支票時(shí)應(yīng)注明日期、金額,由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核并加蓋印鑒。

 ?。?)銀行出納在簽發(fā)轉(zhuǎn)賬支票時(shí),應(yīng)審核其用途是否符合規(guī)定,并填寫收款人、用途、金額。不得簽發(fā)空頭支票和遠(yuǎn)期支票。

 ?。?)銀行出納根據(jù)支票領(lǐng)用簿隨時(shí)督催領(lǐng)用人辦理報(bào)銷手續(xù)。對(duì)于作廢的支票應(yīng)加蓋作廢章,與存根附在一起訂入憑證中備查。

  2.6印章控制

  第一,單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理。財(cái)務(wù)印章應(yīng)當(dāng)分別由專人保管,不能集中在一個(gè)人的手上,以免舞弊。財(cái)務(wù)專用章應(yīng)由專人保管,個(gè)人名章必須由本人或其授權(quán)人員保管。嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。第二,按規(guī)定需要有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),必須嚴(yán)格履行簽字或蓋章手續(xù)。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人掌管財(cái)務(wù)印鑒,加蓋時(shí)要審查有無(wú)審批手續(xù),金額是否正確,用途是否符合規(guī)定。

  2.7日記賬控制

  高校必須設(shè)置訂本式的現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬,并應(yīng)按銀行賬戶、幣種分別核算貨幣資金的收入、付出和結(jié)存余額。全部收支應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地入賬。日記賬必須序時(shí)逐筆登記,做到日清月結(jié)。應(yīng)及時(shí)掌握銀行存款余額,防止透支。出納員應(yīng)每日盤點(diǎn)現(xiàn)金,并與現(xiàn)金日記賬余額核對(duì)相符。應(yīng)控制現(xiàn)金坐支,當(dāng)日收入現(xiàn)金應(yīng)及時(shí)送存銀行。月末,會(huì)計(jì)人員必須將現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金總賬余額與出納員的銀行存款日記賬、現(xiàn)金日記賬、其他貨幣資金日記賬核對(duì)相符。銀行存款日記賬應(yīng)與銀行存款對(duì)賬單核對(duì),若有未達(dá)賬項(xiàng)的,應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。如果經(jīng)過(guò)調(diào)整,賬單仍然不相符的,應(yīng)該查明原因,及時(shí)處理。對(duì)于未達(dá)賬項(xiàng),應(yīng)查明原因,督促有關(guān)責(zé)任人員及時(shí)處理。

  2.8 效益性控制

  貨幣資金效益性控制是通過(guò)運(yùn)用各種籌資手段合理、高效地持有和使用貨幣資金的一種控制方法。單位應(yīng)該制訂貨幣資金收支中、長(zhǎng)期計(jì)劃,在合理預(yù)測(cè)一定時(shí)期貨幣資金存量的情況下,通過(guò)推遲實(shí)際付款時(shí)間的方式減少付款成本,解決貨幣資金缺口時(shí)應(yīng)權(quán)衡支付資金的代價(jià)、成本或機(jī)會(huì)成本,選擇一項(xiàng)最優(yōu)的解決方案;根據(jù)貨幣資金收支計(jì)劃安排貨幣資金的儲(chǔ)存量,有效使用貨幣資金。

  2.9 監(jiān)督檢查

  定期檢查貨幣資金業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況;定期檢查貨幣資金授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況;定期檢查印章保管情況;定期檢查票據(jù)保管情況。

  高??梢酝ㄟ^(guò)實(shí)施以上內(nèi)部控制方法,最大限度地消除隱患,堵塞漏洞,防止并及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤和舞弊行為,保護(hù)高校各項(xiàng)資產(chǎn)的安全和完整,防止資產(chǎn)流失;避免和降低各種風(fēng)險(xiǎn),提高資金管理效率,促進(jìn)教育事業(yè)健康發(fā)展。

  主要參考文獻(xiàn)

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