電算化方式下會計(jì)分錄的編制方式與手工編制大部分是相同的，但有部分會計(jì)分錄的編制與手工方式存在一定的差異，需要對以前手工編制方式進(jìn)行一定的修改才能滿足電算化的需要。例如：人事部李某退回差旅費(fèi)800元，手工會計(jì)分錄如下：
借：現(xiàn)金 800
貸：管理費(fèi)用—差旅費(fèi) 800
手工方式下，期間費(fèi)用類帳戶一般是借方分析式多欄賬，平時發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)登記到借方，只有到月底時從總賬貸方轉(zhuǎn)出，出現(xiàn)貸方發(fā)生額，明細(xì)賬仍然用紅字從借方轉(zhuǎn)出。對于上面這筆業(yè)務(wù)，記賬人員在記賬時就會用紅字（但分錄金額本身是貸方藍(lán)字）登記到“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”賬戶的借方，從而造成賬證不一致，但不影響會計(jì)報(bào)表的編制，而會計(jì)電算化方式下仍然這樣編制的話，軟件在記賬時會直接登記到“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”賬戶的貸方，這樣就影響報(bào)表從“管理費(fèi)用”賬戶的取數(shù)，因?yàn)閳?bào)表取數(shù)一般是從期間費(fèi)用類賬戶的借方取數(shù)，如果等到月底所有損益類科目結(jié)平并記賬以后，這時仍然從借方取數(shù)的話，很顯然就不正確了。如果在手工賬和電算化并行期間，手工賬仍然將此筆業(yè)務(wù)用紅字記到“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”的借方，而機(jī)內(nèi)賬將這筆業(yè)務(wù)記到“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”賬戶的貸方，這樣就會造成“管理費(fèi)用-差旅費(fèi)”手工賬的借貸方發(fā)生額與機(jī)內(nèi)賬不一致。因此，電算化下對此類業(yè)務(wù)的處理仍然象手工那樣的話，會嚴(yán)重影響會計(jì)報(bào)表的編制和電算化的運(yùn)用效率。為了不影響報(bào)表的編制，適應(yīng)電算化的會計(jì)處理的特點(diǎn)，會計(jì)人員要改變這類業(yè)務(wù)的處理方法，就不會出現(xiàn)以上問題，下面就上面的例子先介紹幾種普通處理方法：
第一種、借貸紅字法：
借：管理費(fèi)用—差旅費(fèi) 800（紅字）
貸：現(xiàn)金 800（紅字）
這種方法旨在將費(fèi)用類平時發(fā)生的貸方發(fā)生額用借方紅字編寫，這與手工方式方下登記費(fèi)用貸方發(fā)生額時用紅字登記的方向一致。這樣編制雖然滿足了報(bào)表對費(fèi)用的取數(shù)要求，但不能反應(yīng)“現(xiàn)金”賬戶的真實(shí)業(yè)務(wù)情況，且該種做法的前提是該單位采用的記賬憑證格式是通用記賬憑證格式。如果該單位的記賬憑證分為收、付、轉(zhuǎn)三類，這筆業(yè)務(wù)本身就是是收款業(yè)務(wù)，但這張憑證填寫的卻是付款業(yè)務(wù)，這就讓人費(fèi)解。如果該單位是先做手工憑證，然后再按照電算化要求將手工憑證輸入機(jī)內(nèi)，手工編制仍然按照正常方式編制，電算化憑證按照上面第一種方法編制，這樣就會造成手工憑證與機(jī)內(nèi)憑證不一致，再說該單位實(shí)行電算化以后，出于對貨幣資金的重視，仍然要求出納人員每天手工登記現(xiàn)金和銀行存款明細(xì)賬，是根據(jù)手工憑證是用藍(lán)字登記到借方，還是根據(jù)機(jī)內(nèi)憑證用紅字登記到貸方呢？如果用藍(lán)字登記到借方，就會導(dǎo)致現(xiàn)金手工賬與機(jī)內(nèi)賬不一致，如果用紅字登記到貸方，表示現(xiàn)金的減少，紅字就更讓人難以理解。因此，電算化方式下此類憑證的編制方法仍然有不妥之處。
第二種、借方紅字法
用紅字沖減費(fèi)用支出數(shù)，用藍(lán)字借記現(xiàn)金增加數(shù)，處理如下：
借：管理費(fèi)用—差旅費(fèi) 800
借：現(xiàn)金 800
手工方式下這種做法雖然不符合借貸法記賬原則，但可以過賬。電算化方式下，有的軟件為了方便客戶的應(yīng)用要求，可以將軟件設(shè)置為會計(jì)分錄只有借方或貸方，只要分錄金額不為零，所有分錄金額匯總為零，就可以保存和過賬，這既違背了借貸記賬法的記賬規(guī)則，僅有借方或貸方，也違背了財(cái)政部[財(cái)會字（1994）第27號]文件《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的第十五條第四款的規(guī)定，即違背了在輸入記賬憑證過程中，會計(jì)核算軟件必須提供以下提示功能：“正在輸入的記賬憑證有借方會計(jì)科目而無貸方會計(jì)科目或者有貸方會計(jì)科目而無借方會計(jì)科目的，應(yīng)予提示并拒絕執(zhí)行”。
這種做法雖然解決了會計(jì)報(bào)表對費(fèi)用的取數(shù)要求和現(xiàn)金的登記管理要求，但很大程度上不符合會計(jì)處理規(guī)范，因此這種做法也有欠妥之處。
第三種、過渡科目法
以上兩種處理方法在一定程度上滿足了會計(jì)報(bào)表的編制要求，但會計(jì)處理方式上都有欠妥和不規(guī)范之處，為了既滿足會計(jì)報(bào)表的編制要求又符合會計(jì)處理規(guī)范要求，下面就用過渡法來處理，過渡科目可以任意設(shè)置，但月底必須要結(jié)平，具體處理如下：
① 借：現(xiàn)金 800
貸：過渡科目 800
�、诮瑁汗芾碣M(fèi)用—差旅費(fèi) 800
貸：過渡科目 800（紅字）
這樣處理雖能滿足報(bào)表的編制和會計(jì)處理規(guī)范要求，但是如果每月此類業(yè)務(wù)較多的話，每筆業(yè)務(wù)需要分兩次做，這就顯得非常麻煩。
采用以上三種處理方法雖然解決了報(bào)表編制問題，卻帶來了其他一些問題。第一種方法不能反映“現(xiàn)金”賬戶業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，雖然余額一致，但機(jī)內(nèi)賬不能憑借貸發(fā)生額來反映其收支情況；第二種方法不符合借貸記賬法的記賬原則；第三種方法需要引用過渡科目，無形中增加了工作量，平時處理時要非常細(xì)心，而且月底時要檢查過渡科目是否結(jié)平，如果損益類科目都有這種情況的話，就顯得煩瑣。
以上三種方法是對費(fèi)用類賬戶特殊業(yè)務(wù)的處理方式，下面以收入類科目為例進(jìn)行說明，例如，發(fā)生銷售退回業(yè)務(wù)一筆，貨款10000元，稅款1700，符合會計(jì)處理規(guī)范的分錄編制如下：
借：主營業(yè)務(wù)收入—A產(chǎn)品 10000
應(yīng)交稅金—應(yīng)交增值稅—銷項(xiàng)稅額 1700
貸：銀行存款 11700
會計(jì)報(bào)表對收入取數(shù)一般是取貸方發(fā)生額，如果電算化分錄仍然這樣做的話，就會個報(bào)表取數(shù)帶來困難，為方便電算化報(bào)表取數(shù)，會計(jì)分錄如果采用以上三種方法的話，對編制報(bào)表沒有問題，但同樣會引起其他問題，如果采用第一種方法，“銀行存款”就會出現(xiàn)借方發(fā)生額，這又會出現(xiàn)象第一個例子里的“現(xiàn)金”業(yè)務(wù)處理問題。無論采用上面哪一種方法都會出現(xiàn)“主營業(yè)務(wù)收入-A產(chǎn)品”和“應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅-銷項(xiàng)稅額”貸方發(fā)生額，這就違反了《企業(yè)會計(jì)制度（2001）》中銷售退回業(yè)務(wù)的會計(jì)處理規(guī)定，規(guī)范的會計(jì)處理應(yīng)該就是上面的處理。
從以上兩個例子可以看出，為了便于報(bào)表從費(fèi)用和收入類賬戶取數(shù)，平時發(fā)生的業(yè)務(wù)全部記入一方，這就淹沒了有些業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，純粹是為了編制報(bào)表，不能準(zhǔn)確的記錄原始數(shù)據(jù)，如果按照會計(jì)制度規(guī)定，銷售退回時會計(jì)處理應(yīng)將收入和稅金記入借方，這樣月底或年末就可以根據(jù)借方發(fā)生額或借方累計(jì)額得出銷售退回情況，原始數(shù)據(jù)可以直接取得。而為了電算化編制報(bào)表的要求，對有些業(yè)務(wù)進(jìn)行了不規(guī)范處理，將費(fèi)用類業(yè)務(wù)全部記入借方，收入類業(yè)務(wù)全部記入貸方，這就造成本月費(fèi)用的發(fā)生和沖減，本月銷售的實(shí)現(xiàn)和退回全部混合在一方，如果要統(tǒng)計(jì)銷售的退回和費(fèi)用的沖減情況，只有查閱機(jī)內(nèi)憑證或打印出的憑證，如果是統(tǒng)計(jì)全年的發(fā)生額就顯得麻了煩。
上面的處理方法不是在會計(jì)處理規(guī)范方面，就是在會計(jì)報(bào)表編制上出現(xiàn)問題，下面就介紹一種新的方法來解決這樣的問題，即通過設(shè)置費(fèi)用或收入科目的性質(zhì)來控制會計(jì)分錄的編制，從而滿足會計(jì)報(bào)表的編制。
現(xiàn)在有些軟件在賬務(wù)處理方面提供了科目的欄目功能，設(shè)置欄目的科目只能是明細(xì)科目，欄目的特點(diǎn)和好處是：欄目不記錄余額，只記發(fā)生額，結(jié)轉(zhuǎn)時可以直接從上級結(jié)轉(zhuǎn)，對于需要結(jié)轉(zhuǎn)的科目非常方便；平時發(fā)生業(yè)務(wù)時必須要從明細(xì)科目走，可以記入借方或貸方，但不能從總帳走，只有月底結(jié)轉(zhuǎn)才能從總帳相反方向走。
以下科目可以設(shè)置為欄目：①明細(xì)科目不需要核算余額，只考察發(fā)生額（包括本月發(fā)生額和本年累計(jì)發(fā)生額）；②下級科目設(shè)為欄目的科目可以從總帳直接結(jié)轉(zhuǎn)，所以對于那些每月需要結(jié)平的科目可設(shè)為欄目，如損益類科目。這樣會計(jì)分錄才可以按照規(guī)范來處理了，反映業(yè)務(wù)的真實(shí)情況。
一般情況下會計(jì)科目的性質(zhì)都是普通科目，即如果該科目下設(shè)明細(xì)科目，平時發(fā)生業(yè)務(wù)必須要核算到最明細(xì)，否則憑證保存不了，月末需要結(jié)平的科目在月底結(jié)轉(zhuǎn)是必須從每個明細(xì)科目結(jié)轉(zhuǎn)，將每個明細(xì)科目結(jié)平。那管理費(fèi)用來說，管理費(fèi)用下設(shè)很多明細(xì)科目，月末結(jié)轉(zhuǎn)時必須要將每個明細(xì)科目結(jié)平，如月末結(jié)轉(zhuǎn)時就必須象下面這樣做：
借：本年利潤
貸：管理費(fèi)用—工資
—招待費(fèi)
—差旅費(fèi)
—辦公費(fèi)
由于管理費(fèi)用、營業(yè)費(fèi)用、主營業(yè)務(wù)收入等科目下的明細(xì)科目較多，即使將其設(shè)為每個月自動結(jié)轉(zhuǎn)，在打印時也會很麻煩，每筆分錄憑證很多。如果將管理費(fèi)用下的明細(xì)科目設(shè)為借方欄目，所有的問題都可以解決了，如上面的差旅費(fèi)退回問題電算化會計(jì)分錄就可以沿用手工方式。
借：現(xiàn)金 800
貸：管理費(fèi)用—差旅費(fèi) 800
月末結(jié)轉(zhuǎn)時，就可以將借貸差額直接從貸方總帳轉(zhuǎn)出，分錄如下：
借：本年利潤
貸：管理費(fèi)用
同樣上面的銷售退回業(yè)務(wù)就可以按照會計(jì)規(guī)范來做，分錄如下：
借：主營業(yè)務(wù)收入—A產(chǎn)品 10000
應(yīng)交稅金—應(yīng)交增值稅—銷項(xiàng)稅額 1700
貸：銀行存款 11700
同樣月末結(jié)轉(zhuǎn)時，可以從借方總帳直接轉(zhuǎn)出貸借差額。
將損益類科目的明細(xì)科目設(shè)為欄目性質(zhì)，以上出現(xiàn)的分錄編制問題就可以迎韌而解了，會計(jì)報(bào)表取數(shù)就不必拘泥于一方，借方或貸方，可以按照科目的屬性取明細(xì)科目的借貸差額或貸借差額，而且可以根據(jù)科目的借貸發(fā)生額，直接取得需要的各種數(shù)據(jù)，如“主營業(yè)務(wù)收入-A產(chǎn)品”的借方發(fā)生額反映的是銷售退回金額，貸方發(fā)生額是本月實(shí)現(xiàn)的銷售額，本月A產(chǎn)品的銷售凈額就是貸借差額，本月銷售凈額就是所有明細(xì)科目的總貸借差額。由于月末結(jié)轉(zhuǎn)時從借方總帳轉(zhuǎn)出借貸差額，所有的明細(xì)科目只用來登記借方或貸方發(fā)生額，不記結(jié)轉(zhuǎn)額和余額，因此可以根據(jù)要求直接各個明細(xì)科目的借方或貸方取數(shù)，這樣編制報(bào)表就非常方便。實(shí)際應(yīng)用中可以根據(jù)管理要求將損益類或多欄賬科目設(shè)為欄目，如營業(yè)費(fèi)用或應(yīng)付福利費(fèi)，就可以解決諸如上面為了編制報(bào)表而出現(xiàn)的分錄處理問題，需要注意的是科目設(shè)為欄目時，平時發(fā)生的業(yè)務(wù)必須核算到最明細(xì)，因?yàn)闄谀吭诘怯浢骷?xì)賬的同時必然登記總帳，但平時業(yè)務(wù)發(fā)生記入總帳就不會登記明細(xì)賬了，所以只有到月底時才從總帳結(jié)轉(zhuǎn)，否則就會造成總帳和明細(xì)賬不平衡，因此在平時審核時就要注意設(shè)為欄目科目的會計(jì)分錄處理是否正確，月底結(jié)轉(zhuǎn)前要核對明細(xì)發(fā)生額與總帳發(fā)生額是否一致，只有總帳與明細(xì)欄目發(fā)生額一致才能保證報(bào)表取數(shù)正確。用戶可以根據(jù)軟件提供的功能和要求進(jìn)行設(shè)置，如果軟件有該項(xiàng)功能，本人建議使用欄目來滿足會計(jì)分錄和報(bào)表的編制，本公司使用該項(xiàng)功能以很長時間且效果良好。（注：本公司使用的會計(jì)軟件是浪潮國強(qiáng)財(cái)務(wù)軟件）。
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