EXCEL2000在會計工作中的運用

　　隨著電腦的運用與普及，在會計日常工作中，如何運用OFFICE2000，提高工作效率越來越受到重視。EXCE12000中文版，下同是OFFICE2000中的重要軟件，能較好地幫助用戶編輯和管理各種類型的電子表格以及自動處理。其快捷的制表功能、強(qiáng)大的函數(shù)運算功能和簡便的操作方法是會計日常工作的好幫手，而且其中文界面直觀明了，操作者無需高深的電腦專業(yè)知識，只要熟悉本專業(yè)知識，通過靈活運用，就可以解決很多工作難題，提高工作質(zhì)量和工作效率。本人現(xiàn)就EXCE12000在會計報表的編制、內(nèi)部監(jiān)管、日常管理等方面的運用淺談自己膚淺的心得，以此拋磚引玉，和同仁們共同探索并獲得幫助。

　　一、常規(guī)報表的編制

　　編制報表是會計工作中最為常見而繁重的手工勞動，具有種類繁雜，編制工作量大，容易出錯等特點。編制報表是EXCE12000最常用的功能，XLS格式的報表具有編制簡單快捷、函數(shù)關(guān)系設(shè)置簡便、界面直觀明確、維護(hù)修改容易、數(shù)據(jù)保護(hù)嚴(yán)密等特點。在此，筆者以編制資產(chǎn)負(fù)債表為例，簡要說明XLS格式報表的編制和維護(hù)。

　　1.工作表命名建立新工作表后，用鼠標(biāo)雙擊工作表標(biāo)簽的當(dāng)前工作表欄，輸入報表的名稱或簡稱。如上述報表輸入“×月份資產(chǎn)負(fù)債表”即可。

　　2.頁面設(shè)置根據(jù)報表篇幅的大小，設(shè)置頁面。從文件菜單里頁面設(shè)置選擇紙張的類型如420×594毫米，其他項目取默認(rèn)值即可。

　　3.填制報表的文字內(nèi)容根據(jù)表格的需要，通過選擇單元格的位置、大小、設(shè)置單元格式、合并單元格等方法，初步編制報表，爾后對需體現(xiàn)實格的報表范圍劃格即可。

　　4.設(shè)置報表數(shù)據(jù)的函數(shù)關(guān)系

　　依據(jù)實際需要，設(shè)置報表中各種函數(shù)關(guān)系。選擇需電腦自動運算函數(shù)關(guān)系的，輸入“＝函數(shù)關(guān)系”即可。如是累加，可使用快捷方式。對相同函數(shù)關(guān)系的單元格可以復(fù)制函數(shù)。如資產(chǎn)負(fù)債表中，流動資金上期合計欄，可選擇相關(guān)單元格后，輸入“＝”號分別點擊相關(guān)函數(shù)的單元格，根據(jù)需要輸入函數(shù)關(guān)系的符號即可。年初欄設(shè)置完成后，用復(fù)制的方式，將該單元格的函數(shù)關(guān)系復(fù)制到年末數(shù)。至此，表格的空白表即編制完成。

　　5.填制報表數(shù)據(jù)

　　根據(jù)實際情況，在對應(yīng)的單元格里，分別填制相關(guān)數(shù)據(jù)；在電腦自動產(chǎn)生數(shù)據(jù)的單元格，不可填制數(shù)據(jù)。編制報表至此全部完成。

　　對于數(shù)據(jù)簡單的報表，用上述辦法，直接填制即可，它適用于編制種類簡單的報表。但對于較為復(fù)雜而且有相關(guān)數(shù)據(jù)來源的報表，可通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的方法編制報表。具體辦法為：先打開需編制報表的空白表如資產(chǎn)負(fù)債表，用EXCE12000程序打開數(shù)據(jù)來源報表如會計月報表中相關(guān)月份的DBF格式文件并刪除無關(guān)數(shù)據(jù)和無關(guān)行列后，將其用轉(zhuǎn)移復(fù)制的方式移至與需要編制報表同一個工作簿里，通過在兩張報表之間，設(shè)置相關(guān)單元格的相關(guān)函數(shù)關(guān)系，直接編制報表。這種編制報表的好處在于簡便、準(zhǔn)確，適用于常規(guī)報表的編制。

　　6.數(shù)據(jù)保護(hù)

　　對于重要的報表，必須進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)，以防他人篡改。具體辦法是選擇工具欄的保護(hù)功能，輸入密碼后，即可對報表進(jìn)行保護(hù)。

　　編制XLS格式工作表應(yīng)注意以下幾點：相同格式或內(nèi)容的單元格盡量用復(fù)制的方法；鼠標(biāo)的右鍵是快捷鍵，很多常規(guī)操作都可以用它來執(zhí)行；變換數(shù)據(jù)格式和復(fù)制數(shù)據(jù)時，要注意格式的規(guī)范，對于不規(guī)范格式，可在幾張空白表中移動整理；多運用菜單欄和工具欄的工具，常會得到意想不到的結(jié)果。

　　它的技巧在于函數(shù)關(guān)系的科學(xué)設(shè)置和格式的規(guī)范整理。

　　二、內(nèi)部監(jiān)管的運用

　　內(nèi)部監(jiān)管是會計工作的重要環(huán)節(jié)，是確保賬務(wù)安全的重要手段。對需逐筆核對的報表數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)管是件繁重的手工勞動，而且容易造成遺漏和差錯，影響監(jiān)管的質(zhì)量。EXCE12000強(qiáng)大的運算功能可以解決這一矛盾。通過對不同來源的數(shù)據(jù)通過運算將相同內(nèi)容的不同數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、核對從中發(fā)現(xiàn)存在的問題�，F(xiàn)以編制貸款利息核對表為例加以說明。

　　在日常監(jiān)管中，核對利息是一項繁雜的常規(guī)工作，既要逐筆計算利息又要逐筆鉤對，工作量大，容易出錯。而用XLS格式工作表，可以解決這一問題。

　　先從UNIX前臺數(shù)據(jù)庫里用“DOSCP”命令提取結(jié)息日利息清單和存、貸余額表的文本文件用WORD程序轉(zhuǎn)換成DOC格式文件并對頁面進(jìn)行設(shè)置如余額表選擇420×594，使其便于提取有用的數(shù)據(jù)；對無用的內(nèi)容包括行、列進(jìn)行刪除，有序地保留有用的內(nèi)容如余額表中的賬戶、戶名、利率、積數(shù)等，利息清單中的賬號、積數(shù)、利息等；用“ALT”組合鍵提取相關(guān)內(nèi)容數(shù)據(jù)復(fù)制到XLS格式的工作表中，對不同來源的相同內(nèi)容的數(shù)據(jù)設(shè)置比較關(guān)系式如相減，直接進(jìn)行比較，并及時比較結(jié)果，分析存在的差異，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。運用相同的辦法，可編制“存、貸款利息分析表”。

　　需要注意的是：數(shù)據(jù)的來源盡量原始，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；不同數(shù)據(jù)的比較，要注意數(shù)據(jù)內(nèi)容的同一性；大量數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換由于電腦運行速度的原因，需要時間等待，若電腦運行速度不夠，可分步轉(zhuǎn)移復(fù)制數(shù)據(jù)；用XLS格式打不開的其他格式數(shù)據(jù)，可用WORD的DOC格式打開并整理后再復(fù)制到XLS格式的表格里，或用EXCE12000的其他編碼打開并整理成規(guī)范的XLS格式的表格。

　　編制此類報表的技巧在于不同類型數(shù)據(jù)之間的轉(zhuǎn)化和移動復(fù)制和復(fù)合鍵ALT的運用。大量數(shù)據(jù)的手工輸入工作效率低，易出錯，通過數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化可以大量輸入數(shù)據(jù)，而且不易出錯。

　　三、管理的運用　

　　會計日常管理工作的特點是繁而雜。有很多臨時性而且無規(guī)則的表格需要編制，容易出現(xiàn)資料保管不全，工作深度和廣度不夠等問題。運用EXCE12000，可以系統(tǒng)地、有序地、詳盡地開展工作，而且具有資料實現(xiàn)無紙化，易于保存，工作效率高等優(yōu)點。現(xiàn)以運用EXCE12000數(shù)據(jù)庫的排序、數(shù)據(jù)篩選和查找等功能，編制“存款賬戶信息表”、“大戶存款情況表”、“貸款到期情況表”為例，簡要說明。

　　傳統(tǒng)的存款賬戶資料主要是指“開銷戶登記簿”，其存在的問題是資料收集不全，難以動態(tài)反映等，而存款賬戶信息表可以根據(jù)需要將賬號、戶名、存款利率、開銷戶時間、賬號性質(zhì)、登記表號碼等相關(guān)信息給予納入，較全面地采集賬戶的信息；可以按月或季編制，動態(tài)反映；實現(xiàn)無紙化，資料易于查詢和保存。具體做法是：新建EXCE12000文件后，根據(jù)需要設(shè)置縱向項目，參照前面介紹的做法，從前臺數(shù)據(jù)庫里整理提取存款賬號、戶名、開銷戶日期、利率、余額等內(nèi)容，用轉(zhuǎn)移復(fù)制的方法，移至新工作表內(nèi)，對賬號性質(zhì)、人行登記號碼等相關(guān)信息用直接填寫的方法填制，編制存款賬戶信息表。

　　在抓存款工作中，經(jīng)常需要了解大戶存款的具體情況，適時編制“大戶存款情況表”，但由于賬戶眾多，難于統(tǒng)計。在此簡要介紹“大戶存款表”的編制，以利解決此類問題。建立“大戶存款情況表”空白表，從前臺余額表中整理提取存款賬號、戶名、余額等相關(guān)數(shù)據(jù)，移至工作表中。用鼠標(biāo)選定全部余額數(shù)據(jù)，用編輯欄的查找按鈕，查找空格內(nèi)容，用替換鍵將無余額欄全部替換成余額為零；重新用鼠標(biāo)選定全部數(shù)據(jù)，按TAB鍵，將光標(biāo)移到所選擇的余額列位，即余額欄，單擊工具欄中的“降序”按鈕，表格會按余額大小順序排列用升序按鈕則從小到大排列，顯示賬戶情況；若用鼠標(biāo)選定全部數(shù)據(jù)，選擇數(shù)據(jù)欄的“篩選”——“自動篩選”命令，系統(tǒng)將在每個列位旁邊增加的篩選條件下拉框，拉下“余額”欄按鈕，選擇“自定義”——大于一定數(shù)額如100萬元的條件，系統(tǒng)會顯示余額大于100萬元的存款戶情況。至此“大戶存款表”編制完成。

　　在日常工作中，常常需要了解企業(yè)貸款的到期情況，在此簡要介紹“貸款到期情況表”的編制。建立“貸款到期情況表”空白表，從前臺的貸款余額表整理提取企業(yè)貸款的賬號、借據(jù)號、尚欠金額、到期日等相關(guān)數(shù)據(jù)，移至工作表中。用前述辦法，使用查找——替換功能，先用“0”替換到日期中的“／”符號，用篩選——自動篩選功能，選擇某年月的相應(yīng)數(shù)值（如“2000001001－000001031”），即選擇大于和小于某年月的相應(yīng)數(shù)值的條件，系統(tǒng)會顯示所選定到期日為年月如2000年元月的貸款情況。編制此類非常規(guī)報表，應(yīng)注意以下幾點：報表格式設(shè)計要科學(xué)合理；相關(guān)數(shù)據(jù)的選擇要全面、準(zhǔn)確，無關(guān)數(shù)據(jù)不予選用；運用篩選功能時，為便于查閱，對顯現(xiàn)的工作表可復(fù)制到新的表格中；制作表格時，工作表的名稱應(yīng)在最后輸入。它的技巧在于替換符號和篩選條件數(shù)值的選擇。

　　限于文章的篇幅和作者的水平，本文僅介紹EXCE12000在會計日常工作中較為常用和簡單的幾種運用，很多繁雜的工作，都可以通過靈活運用EXCE12000加以解決。它在財務(wù)分析、數(shù)據(jù)的保存和查詢等方面有更廣泛的運用，如可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要較為系統(tǒng)地設(shè)計一套組工作表，用VISUALBASIC編輯器，解決某項實際工作需要。EXCE12000確是會計工作的好幫手。