現(xiàn)金流量表的編制
我國自1998年1月1日起施行《企業(yè)會計準(zhǔn)則-現(xiàn)金流量表》以來，企業(yè)界和會計界對于該報表的編制方法進(jìn)行了廣泛的探討。和國際上其他國家的現(xiàn)金流量表相比，我國的現(xiàn)金流量表同時要求使用直接法和間接法編制。而且一般國家作為選擇補(bǔ)充資料的直接法更是作為正式表項。這當(dāng)然有利于報表閱讀者的理解。但在會計實(shí)務(wù)中大大增加了該表的編制難度，從而使該報表的準(zhǔn)確程度和作用受到影響。這種難度也導(dǎo)致后來表中增值稅項目的簡化。
在一般手工記賬或簡單會計軟件的環(huán)境下，企業(yè)一般使用《準(zhǔn)則指南》中的工作底稿法或T形賬戶法編制，其實(shí)質(zhì)是使用間接法計算表中的直接法表項。而一些會計軟件的處理方法是在輸入會計分錄時，增加現(xiàn)金和現(xiàn)金等價物科目的輸入內(nèi)容——即指明每筆現(xiàn)金收支是屬于哪一個表項。這一方面增加了會計工作量，另一方面由于在每筆收付款時必須人工查找該筆往來最初產(chǎn)生的原因，使得輸入的準(zhǔn)確性大受影響。特別當(dāng)一筆收付款對應(yīng)多個表項時，如給供應(yīng)商付款時包括了貨款和增值稅兩個表項，這種方法要求將分錄中現(xiàn)金行手工計算并拆分成幾行，造成不必要的麻煩和錯誤。
在ERP集成環(huán)境下，我們通過資金管理模塊可以自動生成實(shí)時的現(xiàn)金流量表。
首先讓我們回顧一下上期《ERP中的資金管理》一文談到的，在資金管理中，會計科目被置于三個層次之上。
現(xiàn)金層包含貨幣資金和短期投資等科目，它相當(dāng)于我國《企業(yè)會計準(zhǔn)則-現(xiàn)金流量表》文中對于現(xiàn)金和現(xiàn)金等價物的定義。
收入支出層包含的科目代表了企業(yè)現(xiàn)金流量的起源。譬如，所有的權(quán)益類和損益類科目以及存貨、固定資產(chǎn)等科目都應(yīng)包含在這一層。這一層對應(yīng)于《現(xiàn)金流量表》中現(xiàn)金流量的分類或者說直接反映了《現(xiàn)金流量表》表項一至四。
應(yīng)收應(yīng)付層雖然稱為應(yīng)收應(yīng)付層，但它不僅包含應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款，而且還包含預(yù)收和預(yù)付賬款、其他應(yīng)收和應(yīng)付款、應(yīng)收和應(yīng)付票據(jù)等科目。這一層的科目反映了收入和支出在形成現(xiàn)金流量之前以短期債權(quán)債務(wù)存在的臨時狀態(tài)。它對應(yīng)《現(xiàn)金流量表指南》中計算各表項時的調(diào)整項。
現(xiàn)在讓我們看兩個在ERP的會計和資金管理中非常重要的概念：
現(xiàn)金流量狀態(tài)
當(dāng)系統(tǒng)通過集成或人工產(chǎn)生一筆會計分錄時，資金管理模塊會判斷這筆業(yè)務(wù)是否會對現(xiàn)金流量產(chǎn)生影響。同時系統(tǒng)會自動對它的狀態(tài)作出判斷：是已經(jīng)生成現(xiàn)金流量了，還是僅僅作為債權(quán)或債務(wù)存在。
已經(jīng)生成現(xiàn)金流量的，系統(tǒng)將它的狀態(tài)設(shè)成“A收付款”，如圖1，凡是一筆分錄中有一行屬于現(xiàn)金層而至少存在另一行屬于應(yīng)收應(yīng)付層或收入支出層時，它的現(xiàn)金流量狀態(tài)就是“A收付款”。
對于仍處于應(yīng)收應(yīng)付階段的，系統(tǒng)將它的狀態(tài)設(shè)成“B發(fā)票”，如圖1，凡是一筆分錄中存在兩行分別屬于收入支出層和應(yīng)收應(yīng)付層時，它的現(xiàn)金流量狀態(tài)就是“B發(fā)票”。
我們在《ERP中的資金管理》一文提到的銷售開發(fā)票業(yè)務(wù)（借：應(yīng)收賬款貸：產(chǎn)品銷售收入貸：應(yīng)交稅金）在資金管理中就反映為現(xiàn)金流量狀態(tài)B，而收到貨款業(yè)務(wù)（借：銀行存款貸：應(yīng)收賬款）則屬于現(xiàn)金流量狀態(tài)A.雖然ERP不鼓勵多借多貸的會計分錄，但是對于這種分錄系統(tǒng)會自動計算各種現(xiàn)金管理狀態(tài)的金額，計算的規(guī)則本文就不再贅述了。
未清項管理
在ERP的財務(wù)會計中，對于應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的明細(xì)賬管理使用了未清項管理的概念——在某一個客戶或供應(yīng)商的明細(xì)賬下，各筆發(fā)票和收付款不僅反映借貸和金額，同時還記錄了它們之間的相互清賬關(guān)系。
上例中，財務(wù)在處理從客戶收款的業(yè)務(wù)時，可以在輸入銀行科目后，直接從系統(tǒng)提示的該客戶尚未收款的發(fā)票清單中選擇一筆或多筆進(jìn)行清賬。系統(tǒng)會自動生成會計分錄，同時將該筆收款和那幾筆發(fā)票設(shè)為已清項狀態(tài)，剩下的發(fā)票仍保持未清項狀態(tài)。ERP系統(tǒng)除了提供上述人工逐筆清賬的功能外，還提供了一些自動逐筆清賬的功能。圖1我們以應(yīng)收應(yīng)付層中相互指向的箭頭表示這種清賬的關(guān)系。未清項管理雖然是財務(wù)會計的概念，但是它對于資金管理卻有重要意義。圖1中紅色的箭頭表示這樣一個過程：當(dāng)一筆收款或付款發(fā)生時，通過逐筆清賬系統(tǒng)找到了當(dāng)初的各筆發(fā)票，通過這些發(fā)票系統(tǒng)再自動向收入支出層追索，從而找到了該筆現(xiàn)金流量的源頭。兩筆業(yè)務(wù)（收款和發(fā)票）此時在資金管理中連成了一筆完整的現(xiàn)金流量。
現(xiàn)實(shí)中，一筆收付款往往會有不止一個的源頭，比如貨款和增值稅，此時系統(tǒng)會自動計算出它們各自的金額。
拋開技術(shù)上的處理手段，我們可以將上述兩個概念簡單地看作是ERP系統(tǒng)將來自企業(yè)各方的信息轉(zhuǎn)換成了資金管理的語言。
附注：在實(shí)際ERP中，為了增加系統(tǒng)的靈活性，資金管理模塊主要不是按會計科目進(jìn)行分析，而是按“現(xiàn)金流量項目”分析和進(jìn)行數(shù)據(jù)庫存儲的。“現(xiàn)金流量項目”以一對多的形式定義在會計科目中（即幾個科目對應(yīng)一個“現(xiàn)金流量項目”）。在財務(wù)記賬時系統(tǒng)自動確定“現(xiàn)金流量項目”。在輸入會計分錄時，可以手工更改系統(tǒng)缺省的“現(xiàn)金流量項目”。比如和長期投資這個科目有關(guān)的表項在《現(xiàn)金流量表》中不止一處，像“收回投資所收到的現(xiàn)金”和“權(quán)益性投資所支付的現(xiàn)金”等，這時需要在輸入會計分錄中長期投資那一行時輸入相應(yīng)的“現(xiàn)金流量項目”。
實(shí)時的現(xiàn)金流量表
有了上述的這些概念，我們就很容易理解ERP中的現(xiàn)金流量表是如何生成的：當(dāng)我們運(yùn)行現(xiàn)金流量表時，系統(tǒng)分析指定時間段內(nèi)的收付款，將這些收付款按它們發(fā)生的源頭分門別類地歸入現(xiàn)金流量表項中。從而生成了實(shí)時的現(xiàn)金流量表。
管理會計和部門現(xiàn)金流量表
管理會計在ERP中承擔(dān)了重要的角色。管理會計本身是為企業(yè)的內(nèi)部管理提供會計信息的會計分支。ERP系統(tǒng)利用其集成的優(yōu)勢，將當(dāng)代管理會計的各種理論付諸實(shí)踐，比如責(zé)任中心的績效考評，企業(yè)級的預(yù)算體系，市場獲利分析，生產(chǎn)成本控制，項目控制等等。很多管理會計的理論存在已經(jīng)有很多年了，比如標(biāo)準(zhǔn)成本和差異分析法、量本利分析法、預(yù)算、利潤中心和投資中心分析等等。但是我們都非常清楚一旦將這些理論在紛繁復(fù)雜的現(xiàn)實(shí)中運(yùn)用時會遇到很多問題。很多方法在動用了大量的時間和精力之后，仍然只能得到較粗糙的分析結(jié)果，有時這些結(jié)果甚至是自相矛盾的。
ERP在這方面的優(yōu)勢在于它是一個重視細(xì)節(jié)的系統(tǒng)，而這些細(xì)節(jié)來源于無數(shù)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，同時它的數(shù)據(jù)建立在集成的基礎(chǔ)之上，ERP反對重復(fù)和自相矛盾的信息。
限于篇幅，本文僅就管理會計中和資金管理相關(guān)的內(nèi)容加以介紹。通過將資金管理和管理會計中的各種主體結(jié)合起來，可以實(shí)現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部資金使用的分析和考核�，F(xiàn)金流量表的實(shí)時生成和我們在下期將介紹的“內(nèi)部銀行”都是這方面的應(yīng)用。
利潤中心
利潤中心是管理導(dǎo)向的組織結(jié)構(gòu)，主要用于企業(yè)內(nèi)部控制的目的。將公司按照利潤中心分割，可以實(shí)現(xiàn)對于責(zé)任區(qū)域的分析和對于分散組織的授權(quán)，從而將它們視作“公司中的公司”。利潤中心可大可小，從組織結(jié)構(gòu)的角度，將所有利潤中心按樹狀層次有序地組織起來，構(gòu)成了利潤中心層次。圖2左上方就是一個簡化的利潤中心層次。
利潤中心在企業(yè)界有著廣泛的應(yīng)用。比如一家大型的家電生產(chǎn)企業(yè)會按產(chǎn)品線在其內(nèi)部劃分出不同的利潤中心，像空調(diào)部、冰箱部、洗衣機(jī)部等等，而空調(diào)部的利潤中心下可能更細(xì)分出家用空調(diào)和中央空調(diào)等小利潤中心。又如一家大型的進(jìn)出口公司會按照貿(mào)易商品種類劃分類似橡膠部、焦碳部、精細(xì)化工品部、農(nóng)用化工品部等等利潤中心。
主合同
與利潤中心類似，主合同也是管理會計考核的對象。主合同的意義主要是對商貿(mào)企業(yè)而言的，這類企業(yè)不進(jìn)行生產(chǎn)，一批貨物從采購、儲運(yùn)到銷售形態(tài)不發(fā)生變化。若干個相關(guān)的銷售和采購合同按照管理會計的概念將被歸總到同一個主合同中，每票主合同都有專門的利潤中心負(fù)責(zé)。主合同的管理必須經(jīng)過事先預(yù)算和事后決算。圖2右上方代表了某個利潤中心目前執(zhí)行中的所有主合同。在某些企業(yè)中主合同又被稱作“預(yù)算單”。但事實(shí)上主合同和利潤中心都是一種成本對象，它們從不同的角度匯總了成本和收入，預(yù)算只是其中的一個功能。
舉例來說，上文中的大型進(jìn)出口公司，其橡膠部利潤中心以自營進(jìn)口的形式購進(jìn)一批天然乳膠，作為敞口貨陸續(xù)銷售給國內(nèi)六家企業(yè)。這種情況下主合同以采購合同為主，包含了一單采購和六單銷售。又如該公司精細(xì)化工品部利潤中心按自營出口的形式對外簽定銷售一批染料的合同，隨后以銷定購，分別向國內(nèi)兩家供應(yīng)商采購，貨物備齊后一起發(fā)運(yùn)。這種情況下主合同以銷售合同為主，包含一單銷售和兩單采購。
利潤中心和主合同的現(xiàn)金流量表
從內(nèi)部管理的角度來看，光有整個公司的現(xiàn)金流量表顯然是不夠的。通過管理會計和資金管理的集成，我們可以從公司整體的現(xiàn)金流量表一直向下分析到各利潤中心甚至主合同的現(xiàn)金流量表。
通過業(yè)務(wù)（Logistics）和管理會計的集成，ERP系統(tǒng)將所有收入和支出都認(rèn)定到產(chǎn)生它們的管理會計主體上。當(dāng)一筆現(xiàn)金流量通過第一節(jié)中的分析，找到源頭（收入支出層）時，同時也被歸結(jié)到了相應(yīng)的管理會計主體上。請參見圖2紅色箭頭。
例如上述進(jìn)出口公司橡膠利潤中心，業(yè)務(wù)員和國內(nèi)客戶簽定天然乳膠銷售合同時，將這票銷售合同歸結(jié)到本利潤中心的一單主合同項下。當(dāng)銷售開票時，銷售收入被自動地記錄到該利潤中心及其主合同下。最后該客戶一次支付了公司多筆發(fā)票金額，其中包括這張發(fā)票，系統(tǒng)通過清賬過程自動將其中對應(yīng)于這張發(fā)票的現(xiàn)金流記入了該利潤中心和該主合同。同時分離出貨款和增值稅各自的現(xiàn)金流入。
又如ERP固定資產(chǎn)模塊中每項固定資產(chǎn)的卡片都指明使用該固定資產(chǎn)的利潤中心，所以固定資產(chǎn)采購的現(xiàn)金流出最終也會被認(rèn)定到該利潤中心。
管理會計和資金管理緊密集成，就可以得到ERP系統(tǒng)每一個利潤中心和主合同的現(xiàn)金流量表了。事實(shí)上，除了現(xiàn)金流量外，我們還可以進(jìn)行每筆主合同的往來款到期分析等等。但是到目前為止，我們還無法用貨幣的形式量化每筆主合同和每個利潤中心的資金占壓成本。因此，我們將在下一期的文章中引入內(nèi)部銀行的概念。
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