目前，隨著會計電算化的發(fā)展，會計軟件市場迅速擴大，其種類繁多，如何選擇適合本企業(yè)的會計核算要求的通用會計軟件呢？在選擇會計軟件時，應注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴充性和滿足審計要求等方面的問題，以及軟件服務的便利，軟件的功能應滿足本單位當前的實際需要，并考慮到今后工作發(fā)展的要求。
（l）合法性。合法性是指會計軟件提供的功能，必須符合會計核算的規(guī)定。例如：軟件中采用的總分類會計科目名稱，編號方法，輸入的記賬憑證的格式等應符合國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定；軟件應當同時提供國家統(tǒng)一會計制度允許使用的多種會計核算方法，以供用戶選擇；軟件應當提供機內(nèi)記賬憑證打印輸出功能，可以提供原始憑證的打印輸出功能，必須提供會計賬簿、會計報表的打印輸出功能，打印輸出的格式和內(nèi)容應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。另外應當考慮版本的合法性。盜版軟件沒有可靠的技術保障，還可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，對會計核算工作的正常進行，會帶來難以找回的損失。所以，用戶應取得合法的會計軟件，保障會計核算工作有條不紊地進行。
（2）安全性。安全性是指會計軟件提供的功能，能防止誤操作和作弊行為。例如：對于程序文件和數(shù)據(jù)文件，軟件應當有必要的加密或者其他保護措施，以防被非法篡改；軟件應當具有在計算機發(fā)生故障或者由于強行關機及其他原因引起內(nèi)存和外存會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)盡量恢復到破壞前狀態(tài)的功能。
（3）正確性。正確性是指計算正確和防止輸入錯誤。例如：當輸入的記賬憑證重號，輸入的記賬憑證金額借貸方不相等，軟件應提示或者拒絕執(zhí)行；軟件應當提供自動進行銀行對賬的功能，根據(jù)機內(nèi)銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當?shù)氖止ぽo助，自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表；機內(nèi)數(shù)據(jù)進行總分類賬、明細分類賬匯總的計算結果，應正確無誤；軟件應當提供機內(nèi)會計數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會計期間進行結賬的功能等。
（4）查詢性。查詢性功能是指能查詢機內(nèi)總分類會計科目的名稱、科目代號、年初余額、期初余額、累計發(fā)生額和余額，能查詢記賬憑證。另外，設計復合條件查詢，模糊查詢，為使用會計信息人員提供方便。靈活的界面切換功能，可以使會計信息人員很靈活地尋找憑證、明細分類賬、總賬的信息資料。
（5）售后服務。售后服務包括：會計軟件的日常維護、用戶培訓、二次開發(fā)、相關技術支持和軟件版本的升級換代。目前，會計人員的計算機使用水平還不高，靠自身的能力，無法排除會計軟件運行中出現(xiàn)的全部故障，所以，還需要銷售單位派出人員加以解決。如果拖延，會計核算工作就會被迫停止。所以要了解培訓的內(nèi)容、方式是否可行；維修服務人員是否充足；二次開發(fā)的方式是否具體；版本升級是否及時。
（6）價格。會計軟件售價中，一般包括軟件價格、售后服務與培訓價格。銷售報價時，有時按軟件價格報價，有時按兩部分總計全額報價。所以，要注意報價含義。
22.應建立哪些會計電算化內(nèi)部管理制度？
開展會計電算化的單位應當根據(jù)工作需要，建立健全以下管理制度：
（l）崗位責任制。會計電算化崗位包括直接管理、操作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。工作崗位包括電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查和數(shù)據(jù)分析等。
（2）操作管理制度。操作管理制度主要內(nèi)容包括：①明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權限，對操作密碼要嚴格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權人員操作會計軟件；②預防已輸入計算機的會計憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)賬簿；③操作人員離開機房前，應執(zhí)行相應命令退出會計軟件；④由專人保存必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。
（3）硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度。硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度主要內(nèi)容包括：①保證機房設備安全和計算機正常運行，對有關設備進行保養(yǎng)，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發(fā)生；②確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；③對正使用的會計軟件進行修改、升級等要有審批手續(xù)；④健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施；⑤健全必要的防治計算機病毒的措施。
（4）電算化會計檔案管理制度。電算化會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以 及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的以書面形式保存的會計數(shù)據(jù)。建立電算化會計檔案管理制度的主要內(nèi)容包括：①由專人負責；②防磁、防火、防潮和防塵，重要的會計檔案應有備份，存放在兩個不同的地點；③采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制；④會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
23.什么是賬務初始化？
從目前會計電算化的發(fā)展水平來看，計算機賬務處理與手工賬務處理基本一致，因為計算機的賬務處理是模仿手工賬務處理而形成的。
手工賬務處理系統(tǒng)主要內(nèi)容包括：根據(jù)會計科目設置賬戶；填制和審核記張憑證；錄入憑證；試算平衡；錯賬修改；對賬；結賬。
相應地，計算機賬務處理系統(tǒng)包括以下內(nèi)容：憑證處理；記賬；結賬；查詢；對賬；系統(tǒng)管理（包括賬務初始）；打印輸出。
與手工建賬相類似，計算機賬務初始化主要包括會計科目和賬戶的設置及自動轉(zhuǎn)賬設置。
（1）設置會計科目和賬戶。主要設置以下項目：
①會計科目的級別。一般應設到三級，多的可以設到五級。②會計科目代碼。會計科目的代碼是指會計科目統(tǒng)一規(guī)定的代碼。目前，行業(yè)會計制度將一級會計科目代碼確定，企業(yè)可以根據(jù)情況增加會計科目和科目代碼。自定的會計科目的代碼，應與財政部規(guī)定的代碼的設定相吻合，例如：工業(yè)企業(yè)的資產(chǎn)為100，負債為200等等。二級以下的代碼可以自己設定，大公司和企業(yè)集團應統(tǒng)一考慮，設定統(tǒng)一的代碼，以便會計信息共享。③會計科目名稱。會計科目名稱應按會計制度的規(guī)定設置，不應隨意簡化，例如：將“應付福利費”設置成“福利費”；將“應收賬款”設置成“應收款”等等，都是不規(guī)范的。④會計科目的類型。會計科目的類型是指使用的會計科目屬于哪一類，即資產(chǎn)類、負債類、成本類和損益類，以明確該科目在計算機處理中所具備的一些特性，在具體操作中用代號來實現(xiàn)，一般用阿拉伯數(shù)字中的 l、2、3、4、5來代替。⑤賬戶的定義。賬戶定義就是對賬戶的格式和賬戶余額進行規(guī)定。賬戶的格式分三欄式、多欄式和數(shù)量金額式。賬戶余額是指設置賬戶的年初數(shù)、累計發(fā)生額和本期余額的借貸方向和金額。如果已記錄過手工賬，將手工賬轉(zhuǎn)為計算機記賬，那么，要將手工賬轉(zhuǎn)入計算機的數(shù)據(jù)是在賬戶定義這一環(huán)節(jié)完成，也就是將賬簿上要結轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)的借貸方向，發(fā)生額和余額，在此環(huán)節(jié)輸入計算機，以便以后按期輸入憑證。
（2）自動轉(zhuǎn)賬設置。企業(yè)的一些賬務處理往往是固定的，只是不同期間的發(fā)生額不同而已。例如：每期結束時，要做如下分錄：借記“產(chǎn)品銷售收入”賬戶，貸記“本年利潤”賬戶；借記“本年利潤”賬戶，貸記“產(chǎn)品銷售成本”、“產(chǎn)品銷售費用”、“產(chǎn)品銷售稅金及附加”、“管理費用”、“財務費用”等賬戶。因此，多數(shù)財務軟件都能提供了自動轉(zhuǎn)賬功能。這項功能的實現(xiàn)是按照事先的設置來進行的。自動轉(zhuǎn)賬設置包括：①業(yè)務憑證順序號；②經(jīng)濟業(yè)務摘要；③科目代號或名稱；④借貸方向；⑤金額來源；⑥計算公式。 24.什么是報表定義？
會計報表是由報表格式和報表數(shù)據(jù)構成的。報表定義就是對會計報表的格式和數(shù)據(jù)來源的設定過程。會計報表的格式多種多樣，除會計制度規(guī)定的報表種類（資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表）以外，各行業(yè)、各企業(yè)還可能根據(jù)國家不同的管理機構和本企業(yè)的需要設置其他報表，如管理費用表、主要產(chǎn)品成本表、流動資產(chǎn)表、應交增值稅明細表、工資計算表、制造成本表等等。在通用會計軟件中，報表系統(tǒng)只是為用戶提供了自定義空白格式的功能，系統(tǒng)生成報表時，只能按用戶定義的格式生成。
報表的數(shù)據(jù)是按會計制度的規(guī)定，對已輸入的會計信息進行加工、整理、匯總、計算出來的。各報表的各個空白位置的數(shù)據(jù)，是依據(jù)設定的取數(shù)公式而形成的。數(shù)據(jù)的來源主要有：
（l）從賬中取數(shù)。從某賬戶中取某一時期或某一會計期間的某項數(shù)據(jù)。例如：通過科目代碼，確定獲取某一賬戶的余額，借方累計發(fā)生額或貸方累計發(fā)生額等；或者從幾個賬戶中取數(shù)，進行會計匯總，填入報表中的某一行某一列中，例如：資產(chǎn)負債表中“存貨”來源于“材料采購”、“原材料”、“包裝物”、“低值易耗品”、“材料成本差異”、“委托加工材料”、“自制半成品”、“產(chǎn)成品”、“分期收款發(fā)出商品”、“生產(chǎn)成本”等科目的期末借貸方余額相抵后的差額填列。
（2）從報表中取數(shù)。從報表中取數(shù)是指從已形成的當前報表或其他報表中獲取數(shù)據(jù)填入某行某列中，例如：合計欄是由以上的欄目數(shù)據(jù)匯總加計；資產(chǎn)負債表的“本年利潤”可以從損益表中獲取。
（3）手工輸入數(shù)。計算機尚未聯(lián)網(wǎng)時，下屬單位已有報表，為了匯總或分析，需要將下屬單位的報表中數(shù)據(jù)錄入計算機中。所以要手工輸入。
25.怎樣進行報表定義？
報表程序主要有三大系統(tǒng)：一是報表定義，即建立描述文件；二是報表輸出，即根據(jù)描述文件計算并打印報表、匯總表、分析表等多種報表；三是報表維護，它是為了保證程序的正常運行而做的輔助工作。
進行報表定義時，必須做好如下工作：一是要有一張空表的格式，即這張表的表頭是什么樣，表的欄目有多少，欄目的名稱是什么，有多少行，表尾有什么，我們可以在屏幕上畫一張空白的表格，并將其保存在一個文件里。我們稱這個文件為報表格式文件。二是要知道這張表的每欄數(shù)據(jù)是怎么來的，可以有兩個來源：其一是從賬目中取得某個科目的余額或發(fā)生額或年初數(shù)，我們稱之為“取數(shù)公式”；其二是從前期的報表或其他報表或本表中經(jīng)過加減乘除等計算而來，我們稱之為“計算公式”。把兩個公式分別存在兩個文件中，一個叫“取數(shù)公式文件”，一個叫“計算公式文件”。最后，還要對各欄目橫平豎直檢查勾稽關系進行描述，將其存在一個文件中，稱之為“校驗公式文件”。因此，要建立一張報表，就要有報表格式、取數(shù)公式、計算公式和校驗公式這樣四個文件。因為這些文件都是描述某張報表的，故而統(tǒng)稱為“描述文件”。
一張報表就要有四個文件來描述它，如果要出多種報表，就要有許多描述文件。那么，到底哪四個文件是用來描述同一個文件的？為了使這些描述文件與實際打印的報表建立起聯(lián)系，就要建立一個表格信息文件，即讓操作者告訴計算機打印哪張報表，使用哪些描述文件，這就要建立一個管理文件，我們稱之“表格管理文件”。
這樣，進行報表定義時，就需要建立“報表格式”、“取數(shù)公式”、“計算公式”、“校驗公式”、“表格管理”等五個文件。
進行會計報表定義時還應注意如下兩個問題：
第一，為了取數(shù)方便，應在設置會計科目時，根據(jù)需要，多設明細科目。因為有些會計報表欄目中的數(shù)值，是根據(jù)一個或幾個一級會計科目的余額相加而形成的，例如：資產(chǎn)負債表中“貨幣資金”項目，是根據(jù)“現(xiàn)金”、銀行存款“、”其他貨幣資“科目的期末余額合計填列的。有的會計報表欄目中的數(shù)據(jù)要進行分析才能填列，例如：現(xiàn)金流量表中的”固定資折舊“項目，反映企業(yè)年度內(nèi)累計提取的折舊，本項目應根據(jù)”累計折舊“科目的貸方發(fā)生額中屬于本期提取的計入成本費用的折舊數(shù)分析填列。如果是手工記賬，編制報表時可以把賬簿中的”累計折舊“賬翻出來一頁一頁地看，通過查看摘要內(nèi)容，將本年度購買的舊的機械設備等固定資產(chǎn)中所含的折舊結轉(zhuǎn)數(shù)剔除，填列到現(xiàn)金流量表即可，而使用計算機時情況就不同了，公式很難根據(jù)摘要來設定；從”累計折舊“的貸方發(fā)生額中，又很難進行邏輯判斷，哪些是本年計提的計入成本費用的折舊，哪些是增加設備轉(zhuǎn)入的折舊。這樣就需要增設三個二級科目：”計入成本費用的折舊“、”非經(jīng)營性計提的折舊“、”其他折舊結轉(zhuǎn)“，在編制現(xiàn)金流量表時，對于”固定資產(chǎn)折舊“欄就可以根據(jù)”計入成本費用的折舊“數(shù)來填列。
第二，應細致認真地描述公式。運算符號除了主要的＋、－、×、÷、＝等以外，還有＜（小于）、＞（大于）、≠（不等于）、≥（大于或等于）、≤（小于或等于）等邏輯運算符，在定義時不應出現(xiàn)錯誤。同時也要注意取數(shù)的借方貸方。例如：資產(chǎn)負債表中“資產(chǎn)總額”的年初數(shù)等于“負債及所有者權益”的年初數(shù)：“資產(chǎn)總計”的年初數(shù)等于“負債及所有者權益”的年初數(shù)：“資產(chǎn)總計”的期末數(shù)應等于“負債及所有者權益”的期末數(shù)。
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