我們和醫(yī)藥企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)接觸發(fā)現(xiàn)他們有四大煩惱:
成本謎團(tuán)
“我們廠有兩個車間,只生產(chǎn)兩個品種,十幾個規(guī)格,有一次我居然發(fā)現(xiàn)400CC裝的成本比150CC的成本更低,而且沒有人能夠解釋為什么”
“到底我們的進(jìn)貨成本究竟應(yīng)該怎么算,是每個品種每個批號一個成本呢,還是每個品種一個成本?面對近萬種藥品和五花八門的結(jié)算、返利方式,實(shí)在搞不清楚哪個品種真正盈利,哪個越賣越虧?”
質(zhì)量誤區(qū)
“我們的質(zhì)量部門人員都很忙,批生產(chǎn)記錄也很全,但是面對堆積如山的資料,誰也說不清楚哪里是提高質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié),我的藥品質(zhì)量就是提不上去。GMP檢查要求必須是原始手工記錄,這些記錄除了可追溯以外,可不可以進(jìn)一步做數(shù)據(jù)分析呢?”
“實(shí)施GSP到底有沒有意義?我們公司安排了四個專職的臺帳抄寫員,天天抄臺帳,一旦GSP檢查,我們公司80%人員,一起加班加點(diǎn),窮于應(yīng)付,GSP到底給我們帶來了什么?”
速度危機(jī)
“我們的藥廠銷售規(guī)模越來越大,面對遍布全國的銷售網(wǎng)絡(luò),我只能知道一周前的銷售情況,制訂企業(yè)銷售策略如同盲人摸象,實(shí)在沒有把握。銷售費(fèi)用控制起來也很難!
“我們公司的物流配送問題很多,出貨特別慢,手續(xù)也很復(fù)雜。有時候客戶來提貨,要等上老半天,一想起這個事情,我就頭疼!”
信息孤島
越是有歷史的企業(yè),越存在信息孤島問題
“我們公司每個部門都有一套信息系統(tǒng),都有一本賬,都認(rèn)為自己數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,但從來沒有碰攏的時候!數(shù)據(jù)成了他們扯皮的依據(jù)!
“我們集團(tuán)的客戶很多,集團(tuán)下屬的每個企業(yè)都有自己的一套信用體系,我很擔(dān)心的是,集團(tuán)在某一個客戶身上的應(yīng)收款會過多,集團(tuán)的風(fēng)險(xiǎn)很大。”
醫(yī)藥企業(yè)信息化建設(shè)的需求
醫(yī)藥企業(yè)傳統(tǒng)的管理方式正在面臨三大挑戰(zhàn)。在成本方面:采購成本得不到有效控制;生產(chǎn)成本無法準(zhǔn)確核算;銷售費(fèi)用居高不下;在質(zhì)量方面:對質(zhì)量體系的投入,不能夠給企業(yè)帶來價值的回報(bào);質(zhì)量部門的工作得不到企業(yè)的認(rèn)可;質(zhì)量部門無法實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)部門的監(jiān)控;在速度方面:物流速度成為企業(yè)發(fā)展的瓶頸;各類報(bào)表統(tǒng)計(jì)滯后,數(shù)據(jù)沒有及時性;決策缺乏數(shù)據(jù)基礎(chǔ),遲遲下不了決心。醫(yī)藥企業(yè)管理最大的困難就是管理缺乏整體性,醫(yī)藥行業(yè)在信息化建設(shè)方面有五個最關(guān)鍵的需求。降低成本增強(qiáng)競爭能力;提高銷售業(yè)績;實(shí)現(xiàn)物流高效管理;要實(shí)現(xiàn)高效質(zhì)量管理;一體化管理。
金蝶醫(yī)藥行業(yè)信息化整體解決方案
金蝶在企業(yè)管理軟件領(lǐng)域已經(jīng)耕耘了十年,在上海、北京和深圳擁有三個研發(fā)中心,員工約2800多人,其中600多個研發(fā)人員,咨詢顧問有100多人,技術(shù)工程師有1071人,39個分公司和750家合作伙伴。金蝶的十年也是中國軟件的十年,金蝶軟件已經(jīng)從通用走向行業(yè)化,我們有大量的行業(yè)用戶,醫(yī)藥就是金蝶重點(diǎn)關(guān)注的行業(yè)之一。2003年和2004年金蝶在醫(yī)藥行業(yè)異軍突起的態(tài)勢十分明顯。到目前為止金蝶一共有千余家醫(yī)藥行業(yè)的客戶。我們在醫(yī)藥行業(yè)的目標(biāo)是在2006年獲得市場份額的第一,占10-15%的市場份額,成為中國醫(yī)藥行業(yè)首選的企業(yè)管理軟件供應(yīng)商。我們有責(zé)任為中國民族軟件的發(fā)展,以及醫(yī)藥行業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
金蝶醫(yī)藥專版關(guān)注的管理重點(diǎn)如下:降低成本增強(qiáng)競爭能力;提高銷售業(yè)績;實(shí)現(xiàn)物流高效管理;要實(shí)現(xiàn)高效質(zhì)量管理;一體化管理。
首先是成本,影響醫(yī)藥企業(yè)成本的有三個方面,采購,生產(chǎn)和設(shè)備。金蝶可以從采購需求,采購策略,采購訂單,采購結(jié)算等各個環(huán)節(jié)幫助醫(yī)藥企業(yè)控制采購關(guān)鍵流程:根據(jù)不同品種的安全庫存,進(jìn)行存量預(yù)警,可自動生成采購訂單;對歷史采購記錄以及品種銷售情況的分析,確定適當(dāng)?shù)牟少彶呗;對大量供?yīng)商的經(jīng)營資質(zhì)證照、進(jìn)口品種注冊證進(jìn)行有效期管理;在采購階段通過單據(jù),實(shí)現(xiàn)銷售保底價控制,確保企業(yè)收益;針對行業(yè)常見的供應(yīng)商返利條款進(jìn)行管理,提供返利估算的功能;第二個會影響成本的就是生產(chǎn):制藥企業(yè)生產(chǎn)具有以下特點(diǎn):庫存控制:制劑產(chǎn)品生產(chǎn)的數(shù)量及周期基本以安全庫存為標(biāo)準(zhǔn);生產(chǎn)計(jì)劃:藥品生產(chǎn)周期較短,通常以周計(jì)劃為實(shí)際投產(chǎn)的計(jì)劃;物料清單:產(chǎn)品組成簡單,物料數(shù)量、層次較少,基本不會變更;工藝路線:采用專用設(shè)備或裝置,工藝流程和能力都相對固定;生產(chǎn)過程:嚴(yán)格依據(jù)批生產(chǎn)計(jì)劃、SOP進(jìn)行領(lǐng)料、投料和控制生產(chǎn)過程;基于金蝶的醫(yī)藥解決方案,不同的企業(yè)可以定義自己的SOP.
圖一:批生產(chǎn)指令下達(dá)(略)
以基于GMP的批生產(chǎn)記錄為核心,從原輔材料采購開始,到領(lǐng)料,過程記錄,成品檢驗(yàn),到放行記錄等等,都圍繞批生產(chǎn)記錄這個核心來做。這些數(shù)據(jù)輸入電腦后,可以給企業(yè)提供決策的參考依據(jù)。第三個影響成本的是設(shè)備,金蝶的解決方案提供對設(shè)備檔案和運(yùn)行的全面管理。
圖二:金蝶GMP管理主線(略)
其次是銷售:銷售是任何一個企業(yè)都很關(guān)注的問題,醫(yī)藥企業(yè)存在一個趨勢那就是把生產(chǎn)和銷售獨(dú)立。金蝶系統(tǒng)適應(yīng)各類藥品銷售渠道。
在批發(fā)領(lǐng)域:金蝶很注重對醫(yī)藥銷售形態(tài)的判斷,醫(yī)藥的銷售渠道很多,比如說有自己的代理商,或者是辦事處,或者是分公司。其實(shí)每一種銷售渠道,對管理的需求、管理的特點(diǎn)是不一樣的。對此金蝶提出個性化的方案來對應(yīng)每一種銷售的模式,使得銷售體系活而不亂,忙而有序,提升營銷體系的整體競爭能力。在醫(yī)藥流通的“微利時代”,向客戶提供有競爭力的增值服務(wù)。在零售領(lǐng)域:金蝶關(guān)注零售連鎖的三個要素:門店、物流中心和管理中心。從目前的發(fā)展趨勢來看,醫(yī)藥制造企業(yè)會逐步減少,批發(fā)企業(yè)會逐步減少,只有零售企業(yè)會逐步增加。對門店管理來說,最大的問題是總部不知道它有多少庫存。我們碰到了一些醫(yī)藥的連鎖企業(yè),他們希望做到統(tǒng)一制定價格,我們?nèi)ビ械钠髽I(yè)調(diào)研的時候,發(fā)現(xiàn)下面的門店零售員的權(quán)利很大,他可以按照進(jìn)價加三個點(diǎn)賣掉。
對于管理中心來說,它是決策制訂者和發(fā)布者?梢酝ㄟ^計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及時執(zhí)行總部價格策略管理;隨時了解門店銷售情況,實(shí)現(xiàn)業(yè)績、現(xiàn)金等各方面統(tǒng)計(jì)、監(jiān)控。
總而言之醫(yī)藥流通企業(yè)地域分布廣闊,但管理更要集中。
第三是物流:其實(shí)物流已經(jīng)成為醫(yī)藥企業(yè)發(fā)展的很大的瓶頸。我看到過兩種不同的物流模式,一個是在中山看到的九州通的物流配送中心,大量的民工,加上軍事化管理,16小時配送,所有人吃住在那里,人很多,但是管理很好。第二個是依靠西門子的設(shè)備硬件的現(xiàn)代化物流配送模式。兩種模式在中國都存在,但我們很難說哪種模式更好,更加適合中國的國情,因?yàn)樗麄兡壳皝砜炊际浅晒Ατ诮鸬麃碇v就是要適應(yīng)醫(yī)藥流通的特點(diǎn):大批量采購進(jìn)來之后,從儲運(yùn)中心出去的時候,品種多、數(shù)量少、地域廣,而且要貨急。實(shí)現(xiàn)兩快一及時:出單子要快,發(fā)貨要快,回單要及時。怎樣實(shí)現(xiàn)這些要求呢。在金蝶的解決方案中可以:根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù),可直接生成物流單據(jù),避免單據(jù)重復(fù)錄入;物流單據(jù)可以連續(xù)不斷打印,適合大批量連續(xù)操作;對物流不通過醫(yī)藥公司的轉(zhuǎn)票業(yè)務(wù)進(jìn)行便利的管理;支持多計(jì)量單位的自動換算,便于配貨拆零以及合箱配送;可拆分銷售單據(jù),按庫位或劑型拆單打印,各庫管可并行配貨;對自運(yùn)或托運(yùn)的商品在途情況以及收貨回單情況進(jìn)行管理。
第四是質(zhì)量:質(zhì)量管理不單要形成一個質(zhì)量對上面檢查,而且要真正實(shí)現(xiàn)質(zhì)量對業(yè)務(wù)監(jiān)控的作用。質(zhì)量管理有兩個部分:
第一部分是GSP,金蝶的GSP解決方案很完整,包括兩個方面的內(nèi)容。一個是GSP對過程的控制:比如說首營審批,質(zhì)量驗(yàn)收,在庫養(yǎng)護(hù),出庫復(fù)核,停銷催銷,特殊藥品管理,不合格品管理等;再有就是記錄及臺帳,包括設(shè)備管理,質(zhì)量反饋,質(zhì)量檔案,藥械錯誤商品查詢,在庫檢驗(yàn),健康檔案,供應(yīng)商銷售人員管理。特別值得一提的是,金蝶GSP的模塊在2003年8月19通過了中國醫(yī)藥商業(yè)協(xié)會組織的專家鑒定:首營審批可以保存證照掃描件,在經(jīng)營進(jìn)口品種時,需要經(jīng)常查這些信息;質(zhì)量驗(yàn)收單可關(guān)聯(lián)化驗(yàn)數(shù)據(jù),化驗(yàn)單輸入后,質(zhì)管人員可以直接查看;針對特殊藥品雙人雙鎖的管理要求,系統(tǒng)流程獨(dú)立處理;對不合格品的處理能夠自動進(jìn)行鎖庫、移庫、扣減庫存等操作。
第二部分是GMP,金蝶的GMP解決方案以批生產(chǎn)記錄為核心,涉及記錄,生產(chǎn)控制,質(zhì)量控制,物料管理等四個方面。
金蝶醫(yī)藥質(zhì)量管理系統(tǒng)應(yīng)用效益體現(xiàn)在三個層面:對企業(yè)來說,可以實(shí)現(xiàn)質(zhì)量體系對營運(yùn)的監(jiān)控保障作用,避免質(zhì)量事故;協(xié)助企業(yè)通過國家GSP、GMP認(rèn)證;對部門來說,可以實(shí)現(xiàn)質(zhì)量信息的及時反饋及查詢;質(zhì)量部門的工作業(yè)績得到充分的體現(xiàn);對個人來說,可以擺脫繁重的手工抄寫,極大提高工作效率。
第五是一體化管理。金蝶的解決方案體現(xiàn)在三個方面:事前信用的控制,事中的單據(jù)核銷,事后的憑證生成。一體化還體現(xiàn)在很多其他的方面,比如說語言環(huán)境的一體化,應(yīng)用集成(ERP,CRM,KM,HR)一體化,集團(tuán)應(yīng)用一體化。信息化建設(shè)的速度,對每一個醫(yī)藥企業(yè)來講都很重要。金蝶提出了四快的策略,就是快速的配置,快速的實(shí)施,快速的應(yīng)用,快速的見效。
金蝶與您共享成功
金蝶的六步實(shí)施法在成千成萬家企業(yè)應(yīng)用已經(jīng)有很好的結(jié)果。
華工醫(yī)藥實(shí)現(xiàn)客戶關(guān)系管理。通過金蝶CRM系統(tǒng)的運(yùn)動,明顯地提高了銷售和服務(wù)人員的工作效率,增加了銷售和服務(wù)過程的透明度,促進(jìn)了過程管理的有效性,針對性,達(dá)到了預(yù)期的目的。
武漢健民通過了GSP的認(rèn)證,他用金蝶的軟件實(shí)現(xiàn)了117張GSP的認(rèn)證。
嘉信醫(yī)藥股份實(shí)現(xiàn)了整個財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)的一體化,使得財(cái)務(wù)的管理水平提升很大一步。由過去10%的精力放在營運(yùn)監(jiān)控上,現(xiàn)在有40%的精力放在營運(yùn)監(jiān)控上,企業(yè)原有的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)分離的情況被改變。
我們統(tǒng)計(jì)了100家客戶,在財(cái)務(wù)這個層面,利潤和收入都增長很大,在客戶、庫存和忠誠度方面都有了很大的提高。在醫(yī)藥行業(yè)我們做了一個統(tǒng)計(jì),我們發(fā)現(xiàn)整個金蝶ERP系統(tǒng)投資回報(bào)周期是3.3年,投資回報(bào)率是30%。
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