一、在Excel中巧寫月份
月度報表的標(biāo)題中常含有月份數(shù)值。筆者在工作中利用函數(shù)自動填寫月份,感覺十分方便。
筆者使用Excel制作的一個報表(模板)標(biāo)題是"×市×局×月份在職職工工資表"。這個表是當(dāng)月修改,當(dāng)月打印。所以,筆者采用以下兩個步驟輸入標(biāo)題:
1.將標(biāo)題所占據(jù)的各單元格合并;
2.在合并的單元格中輸入:="煙臺市農(nóng)機局"&MONTH(NOW())&"月份在職職工工資表"。
這樣,每月編寫(修改)打印工資表時,函數(shù)MONTH()和函數(shù)NOW()便自動將機內(nèi)的月份數(shù)返回并寫入標(biāo)題中。
另一個報表的標(biāo)題是"×月份收入支出情況表"。與第一個工資表不同的是,此表編報、匯 總并打印的是上一個月的收入/支出情況,所以不能直接套用工資表中對兩個函數(shù)的應(yīng)用。
筆者采用下述方法解決了這一問題,即在合并后的單元格中輸入:=IF(MONTH(NOW())=1,12,MONTH(NOW())-1)&"月份收入支出情況"。這樣,當(dāng)1月份編報此表時,標(biāo)題中自動顯示"12月份收入/支出情況表";而在2~12月編報報表時,標(biāo)題中自動顯示上月的月份數(shù)值,例如2月份編報的報表標(biāo)題是"1月份收入/支出情況表"。
二、用Excel的圖表制作生成圖表的方法
圖表可以用來表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的某種相對關(guān)系,在常規(guī)狀態(tài)下我們一般運用柱形圖比較數(shù)據(jù)間的 多少關(guān)系;用折線圖反映數(shù)據(jù)間的趨勢關(guān)系;用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。運用Excel的圖表制作可以生成多種類型的圖表,下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類型為例,分別介紹其制作方法。
1、柱形圖
(1)點擊"開始→程序→Microsoft Excel",進入Excel工作界面,先制作統(tǒng)計表格,并拖拉選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)。
(2)單擊"插入"工具欄中的"圖表",顯示圖表向?qū)У谝徊襟E-圖表類型對話框,選擇圖表類型為柱形圖,單擊"下一步"。
(3)進入圖表向?qū)У诙襟E--圖表數(shù)據(jù)源,根據(jù)需要選擇系列產(chǎn)生在行或列,單擊"下一步"。
(4)進入圖表向?qū)У谌襟E--圖表選項,此時有一組選項標(biāo)簽,用來確定生成的圖表中需要顯示的信息(如圖表標(biāo)題、軸標(biāo)題、網(wǎng)格線等,可根據(jù)個人生成圖表的需要選擇)。
(5)通常直接單擊"下一步"進入圖表向?qū)У谒牟襟E--圖表位置,在默認(rèn)狀態(tài)下,程序會將生成的圖表嵌入當(dāng)前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區(qū)分開,選擇新工作表項,在圖表1位置輸入新表單的名稱(本例使用默認(rèn)狀態(tài))。
(6)如果以上各步驟的操作發(fā)生錯誤,可按"上一步"按鈕返回重新選擇,完成圖表向?qū)У?步驟操作后,如沒有錯誤,單擊"完成"按鈕,就生成了比較數(shù)據(jù)的柱形圖。
2、折線圖
在最終生成的柱形圖中,用鼠標(biāo)右鍵單擊圖區(qū)域,顯示命令列表,從中選擇圖表類型選項,顯示圖表類型對話框,從對話框中選擇折線圖,單擊"確定"按鈕后就生成了反映數(shù)據(jù)趨勢的折線圖。
3、餅圖
同折線圖的生成步驟基本一樣,只要從"圖表類型"對話框中選擇"餅圖",單出"確定"按鈕,就能生成反映數(shù)據(jù)比例分配的餅圖。
說明:在圖表的制作過程中、制作完成后均有很多種修飾項目,可根據(jù)自己的愛好和需要,按照提示,選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。
三、在Excel中對特殊文字進行處理的方法
你也許從不用Excel來完成短篇文章或報告(其實Excel也能做得很出色),但在Excel工作表中必然會遇到一些文字處理過程,因此,如何將文字內(nèi)容安排妥當(dāng),將是一件重要的工作。
除了常規(guī)的文字字體、字號、字型、顏色,下劃線、對齊的編輯處理外,還要注意以下幾項:
1、自動換行
當(dāng)一個單元格的數(shù)據(jù)內(nèi)容超過所設(shè)定的列寬時,可以要求自動換行(行高隨之改變)。步驟:
(1)選中欲設(shè)定自動換行的單元格或范圍;
(2)選中格式菜單單元格命令;
(3)在[單元格格式]對話框中選中[對齊]標(biāo)簽;
(4)確認(rèn)[自動換行]復(fù)進框并確定。
2、強行換行
同一單元格內(nèi),有些長數(shù)據(jù)或條列式內(nèi)容必須強行換行才能對齊。方法是光標(biāo)移到在需要換行的位置上同時按下Alt+Enter鍵(使用強行換行時,系統(tǒng)會同時選擇自動換行功能)。
3、文字旋轉(zhuǎn)
工作表中有時需要直排或旋轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的方向。方法是在[單元格格式]對話框中選擇[對齊]標(biāo)簽,再在[方向]框中選中所要的格式。
4、文本類型的數(shù)字輸入
證件號碼、電話號碼、數(shù)字標(biāo)碩等需要將數(shù)字當(dāng)成文本輸入。常用兩種方法:一是在輸入第一個字符前,鍵入單引號"";二是先鍵入等號"=",并在數(shù)字前后加上雙引號"""。請參考以下例子:
鍵入027,單元格中顯示027;
鍵入="001",單元格申顯示001;
鍵入="""3501""",單元格中顯示"3501"。(前后加上三個雙撇號是為了在單元格中顯示一對雙引號);
鍵入="930"",單元格中顯示930";
5、上下標(biāo)的輸入
在單元格內(nèi)輸入如103類的帶上標(biāo)(下標(biāo))的字符的步驟:
(1)按文本方式輸入數(shù)字(包括上下標(biāo)),如103鍵入103;
(2)用鼠標(biāo)在編輯欄中選定將設(shè)為上標(biāo)(下標(biāo))的字符,上例中應(yīng)選定3;
(3)選中格式菜單單元格命令,產(chǎn)生[單元格格式]對話框;
(4)在[字體]標(biāo)簽中選中上標(biāo)(下標(biāo))復(fù)選框,再確定。
Excel小經(jīng)驗(一)
- 發(fā)表評論
- 我要糾錯