賬套對(duì)本單位的核算體系來講的概念是：桌面上有一個(gè)系統(tǒng)管理，通本系統(tǒng)管理把本單位的核算體系（單位名稱、地址、聯(lián)系人等相關(guān)信息）輸入到機(jī)器里，然后才能啟動(dòng)相應(yīng)的模塊，比如：總賬來核算本單位財(cái)務(wù)的一系列業(yè)務(wù)處理流程，如何建立賬套？

    第一個(gè)是系統(tǒng)初始化及啟用的設(shè)置，第二個(gè)是各模塊基數(shù)檔案的設(shè)置，第三個(gè)是數(shù)字備份。

    首先，看第一部分系統(tǒng)初始化（核算體系的建立）

    核算體系的概念：在核算體系建立過程中涉及到的一些單位名稱、地址、聯(lián)系電話等一系列的內(nèi)容，把這一步工作完成一下演示。

    核算體系的建立是在系統(tǒng)管理中完成的，首先調(diào)出管理系統(tǒng)的界面來完成后續(xù)的建立核算體系，也就是建立本單位軟件包的工作。

    在桌面上可以看到系統(tǒng)管理，雙擊系統(tǒng)管理，彈出系統(tǒng)管理的主界面，分為四步完成：

　 第一步：注冊點(diǎn)擊系統(tǒng)下面的注冊，第一次啟動(dòng)系統(tǒng)管理的界面可以看到當(dāng)前的設(shè)置的提示，服務(wù)器不用選擇，安裝完軟件后系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)找到的，在用戶名選項(xiàng)中有四個(gè)名字，一個(gè)是admin，一個(gè)是demo，system，ufsoft，在進(jìn)入系統(tǒng)注冊窗口時(shí)必須用“admin”進(jìn)行注冊，admin是系統(tǒng)管理員，demo，system，ufsoft是999演示賬套中的操作人員，admin是一個(gè)虛擬的操作員，admin的密碼默認(rèn)是空的，但由于安全起見建議您自己設(shè)置密碼。通過注冊可以看到在左下角操作員的位置打了admin的標(biāo)識(shí)。

    第二步：增設(shè)操作員此操作員指的是在本單位工作的財(cái)務(wù)人員，包括財(cái)務(wù)人員、出納、庫房的庫管人員、銷售人員、采購人員，都要通過增設(shè)操作員的操作，相相應(yīng)的人員的信息輸入到系統(tǒng)中。

    通過權(quán)限下的操作員完成此操作，點(diǎn)擊操作員進(jìn)去后，可以看到999演示賬套人員的名字，如果在安裝軟件時(shí)沒有把999演示賬套引入到系統(tǒng)中去，那么，點(diǎn)擊到操作員的界面是沒有人的。點(diǎn)擊增加來添加操作人員，在添加操作員的界面要求必須輸入的是編號(hào)和姓名，編號(hào)就是此處操作員的id代碼，姓名是操作員的全名，輸入時(shí)要求新增加的操作員的編號(hào)不能與已經(jīng)存在的重復(fù)，編號(hào)既可輸入英文也可輸入阿拉伯?dāng)?shù)字，位長是十位。在這里我們先輸入“001”，姓名是孫會(huì)計(jì)，孫會(huì)計(jì)的口令是“1”，確認(rèn)口令也是“1”，所屬部門“財(cái)務(wù)部”雖然現(xiàn)在登陸人的名字是“admin”，大家知道“admin”是一個(gè)虛擬的名字，實(shí)際操作的是孫會(huì)計(jì)，因?yàn)楝F(xiàn)在只能用“admin”的名字登錄才能進(jìn)行這些添加操作員管理的操作步驟。

    現(xiàn)在再添加本單位的一位操作員李出納，點(diǎn)擊“增加”輸入“002”，姓名是李出納，這時(shí)，對(duì)于李出納的口令孫會(huì)計(jì)是沒有權(quán)利給她設(shè)置的，非主管的口令是他們在登錄軟件時(shí)自己設(shè)置的，作為建賬人也是沒有權(quán)利給他們單設(shè)口令。用同樣的辦法把本單位的操作人員都添加到系統(tǒng)中去。

    在此界面還有一個(gè)“刪除”和“修改當(dāng)前操作員屬性”，如果李會(huì)計(jì)在2009年7月調(diào)離了本單位，那么這時(shí)就可以通過“修改操作員屬性”來更改操作員的狀態(tài)，在更改屬性之前的狀態(tài)是有效的，當(dāng)點(diǎn)擊修改按鈕，在“修改操作員”的窗口把“注銷操作員”的按鈕按下去，在修改操作員信息的界面顯示“啟用當(dāng)前操作員”時(shí)，點(diǎn)擊“修改”，然后刷新，可以看到實(shí)際李會(huì)計(jì)的操作狀態(tài)是注銷的，當(dāng)某一個(gè)操作員是“注銷”時(shí)就不能完成相應(yīng)的操作了。

    刪除：點(diǎn)擊“demo”，是999賬套的賬套主管，他已經(jīng)完成了999賬套的一系列的工作，如果這個(gè)人中途調(diào)離本單位了，這時(shí)我們點(diǎn)擊“刪除”，是不能刪除的，只能點(diǎn)擊“修改”來更改他的操作狀態(tài)，把他的狀態(tài)改成注銷。

    當(dāng)我們把李出納執(zhí)行“刪除”時(shí)，此時(shí)提示我們允許刪除，因?yàn)槔畛黾{只是我們剛剛添加到系統(tǒng)中去的，實(shí)際她并沒有完成軟件中的任何操作，所以才可以刪除。

    第三步：“建立核算賬套”此核算賬套指的是本單位的核算體系，也就是涉及到單位的基本信息，都是要通過“建立核算賬套”來完成。

    在賬套下面點(diǎn)擊“建立”，提示出建立賬套的信息已存賬套，在賬套號(hào)處系統(tǒng)要求輸入001－999之間任意的三位數(shù)，新輸入的賬套號(hào)不能和已經(jīng)存在的賬套號(hào)重復(fù)，所以現(xiàn)在我們只能輸入001－998之間的任意數(shù)了。

    下面我們通過舉例來說明這個(gè)流程，賬套名稱“北京陽光股份有限公司核算賬套”，賬套路徑是安裝完軟件以后默認(rèn)的，不需要作更改，某單位決定從2005年1月份開始啟用“用友tong2005軟件”進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。

    所以啟用期設(shè)置為2005年１月份，啟用會(huì)計(jì)期通過點(diǎn)擊會(huì)計(jì)期間設(shè)置來完成。

    進(jìn)入到會(huì)計(jì)期間設(shè)置的界面，首先把日期調(diào)整為2005年１月份，在此應(yīng)注意會(huì)計(jì)期間設(shè)置界面的01－12指的是12個(gè)會(huì)計(jì)月份，這個(gè)起始日期指的是各個(gè)會(huì)計(jì)期間開始的第一天，結(jié)束日期指的是各個(gè)會(huì)計(jì)期間的結(jié)賬日期，如果這個(gè)單位第一年的第一個(gè)月的結(jié)賬日期都是25號(hào)結(jié)的，點(diǎn)擊“結(jié)束日期”，雙擊鼠標(biāo)左鍵，可以彈出日歷，把結(jié)算日期由31號(hào)調(diào)整為25號(hào)，點(diǎn)擊“確定”，這里要注意1月26號(hào)以后的都會(huì)默認(rèn)為業(yè)務(wù)，軟件會(huì)自動(dòng)默認(rèn)為第二個(gè)會(huì)計(jì)期間?，F(xiàn)在我們把結(jié)賬日期恢復(fù)到每個(gè)月份的月底，雙擊結(jié)賬日期處，彈出日歷，在日歷上執(zhí)行更改。

    繼續(xù)點(diǎn)擊“下一步”，單位名稱“北京陽光股份有限公司”，至于單位地址、法人代表、聯(lián)系電話等等，可以按照核算及其建立上預(yù)置的內(nèi)容輸入到軟件中。

    點(diǎn)擊“下一步”，進(jìn)入到核算類型的界面，那么本地代碼和本地名稱默認(rèn)成“人民幣”，注意，企業(yè)類型提供的是商業(yè)和工業(yè)，如果您購買的“永通2005軟件”只有財(cái)務(wù)模塊，沒有購、銷、存模塊，選擇跟本單位適用的商業(yè)或工業(yè)，對(duì)于那些既買了財(cái)務(wù)模塊的，又買了購、銷、存業(yè)務(wù)模塊的單位應(yīng)該注意，比如：這家單位生產(chǎn)瀝青，它涉及到一些原材料的進(jìn)貨，從供應(yīng)商處購買辦理入庫手續(xù)，在生產(chǎn)瀝青時(shí)，需要從相應(yīng)的原材料庫領(lǐng)用一些水泥、沙、石等原材料，它會(huì)涉及到材料出庫單，那么，水泥、沙、石等這些原材料，加工成瀝青后，還要辦理瀝青產(chǎn)成品的入庫手續(xù)，需要一些產(chǎn)成品入庫單，此時(shí)，如果在企業(yè)類型處選擇了商業(yè)，那么在購、銷、存模塊中就將看不到材料出庫單和產(chǎn)成品入庫單的單據(jù)了。行業(yè)性質(zhì)和總賬中的會(huì)計(jì)科目編碼相連的，現(xiàn)在我們演示選擇新會(huì)計(jì)制度，同時(shí)，在按行業(yè)性質(zhì)預(yù)支科目處打上對(duì)勾，說明在啟動(dòng)總賬中會(huì)計(jì)科目編碼中就可以看到系統(tǒng)版新會(huì)計(jì)制度科目下的內(nèi)容。賬號(hào)主管，選擇孫會(huì)計(jì)或李出納之中的一個(gè)人，現(xiàn)在我們選擇孫會(huì)計(jì)為北京陽光股份有限公司的賬號(hào)主管。

    點(diǎn)擊“下一步”，進(jìn)入到基礎(chǔ)信息的窗口，對(duì)一第四個(gè)選項(xiàng)有、無外幣核算點(diǎn)擊對(duì)勾，接著看上面，存貨是否分類。比如：本單位對(duì)外銷售電腦、打印機(jī)等一系列的辦公用品，對(duì)于本單位的存貨來講，把它分成電腦類的存貨，打印機(jī)類的存貨，桌子類的存貨，椅子類的存貨，如果這樣，我們就在“存貨是否分類”處點(diǎn)擊對(duì)勾，如果本單位的存貨沒有分類，對(duì)核算沒有任何影響，分類與否只是多了按大類查詢的條件，對(duì)軟件的操作沒有影響，即便不分類，ＩＢＭ電腦、惠普打印機(jī)是什么還是什么來進(jìn)行核算，只是可以按照電腦類或打印機(jī)類的來進(jìn)行查詢。

    同樣，客戶是否分類，供應(yīng)商是否分類，比如：本單的客戶和供應(yīng)商是按照長期合作和中期合作或短期合作來交客商進(jìn)行分類，就在客戶和供應(yīng)商處打上對(duì)勾即可。

    最后，點(diǎn)擊“完成”，提示“可以創(chuàng)建賬套了嗎？”，點(diǎn)擊“是”。分類編碼方案首先，科目編碼計(jì)算，由于我們剛才建立賬套時(shí)選的是新會(huì)計(jì)制度科目，它的第一級(jí)對(duì)應(yīng)的位長是四位，此處，第一級(jí)指的是會(huì)計(jì)科目的總賬科目，第二、三級(jí)指的是明細(xì)科目，例如：現(xiàn)金一級(jí)科目的會(huì)計(jì)編碼是1001，銀行存款是1002；二級(jí)總賬科目工行存款會(huì)計(jì)編碼是100201，此會(huì)計(jì)編碼是在第一級(jí)的會(huì)計(jì)編碼的基礎(chǔ)上往后順延的；三級(jí)總賬科目工行存款的會(huì)計(jì)編碼是56－78901；此會(huì)計(jì)編碼同樣是在第二級(jí)的會(huì)計(jì)編碼的基礎(chǔ)上往生順延的。

    如果，本單位在工行存款下面又開了１００多個(gè)賬戶，那么，此時(shí)需要把第三級(jí)數(shù)字對(duì)應(yīng)的長度由2調(diào)整為3。最大級(jí)數(shù)是６級(jí)，最大長度是１５，指的是各個(gè)級(jí)次對(duì)應(yīng)的數(shù)字之和相加，不能超過１５。單級(jí)長度是９位，從第一級(jí)到第六級(jí)各個(gè)級(jí)次對(duì)應(yīng)的數(shù)字長度都小于９?jié)M足第一個(gè)條件。

    客戶分類編碼級(jí)次：如果本單位的客戶分類，按照長期、中期、短期執(zhí)行分類，那么在長期、中期、短期下面就是具體的Ａ單位、Ｂ單位、Ｃ單位，它的分類只分到１級(jí)就夠了，如果用一級(jí)分類，那么長期的編碼是01，中期編碼是02，短期的編碼分類是03。客戶檔案體現(xiàn)的是具體的某一家單位的信息，客戶檔案是不反映在客戶分類編碼級(jí)次里，所以可以將客戶分類編碼級(jí)次的第3級(jí)4位和第2級(jí)3位用Delete鍵清除。如果后續(xù)的沒有2級(jí)和3級(jí)的分類，也可以保留第2級(jí)的位長和第3級(jí)的位長。也可以把第3級(jí)對(duì)應(yīng)的數(shù)字4和第2級(jí)對(duì)應(yīng)的數(shù)字3清除掉，保證客戶編碼級(jí)次出現(xiàn)在第1級(jí)2位長的基礎(chǔ)上。用相同的理解，可以將供應(yīng)商分類編碼級(jí)次的第3級(jí)和第4級(jí)刪除。供應(yīng)商也是按照長期，中期，短期執(zhí)行分類的。同時(shí)也可以將客戶分類的第1級(jí)的位長變成1是沒有問題的。則對(duì)于客戶分類的編碼應(yīng)是1是長期，2是中期，3是短期。

    部門編碼級(jí)次指的是本單位內(nèi)部的職能部門，1級(jí)是1位，2級(jí)是2位，說明本單位是兩級(jí)職能部門。

    依此類推，地區(qū)分類編碼級(jí)次和存貨分類編碼級(jí)次也是同樣概念。比如所有的客戶和供應(yīng)商所在的地區(qū)是按照全國不同的省進(jìn)行切分的，即只用到１級(jí)地區(qū)分類。如果按照軟件中預(yù)置的，在第2級(jí)與第3級(jí)處地區(qū)分類也有對(duì)應(yīng)的編碼，則可以稱第1級(jí)是省，第2是省里的市，第3級(jí)是市里不同的區(qū)。

    存貨分類編碼，在這里分的是5級(jí)。如果單位根本沒有2級(jí)的存貨，則可將2級(jí)分類后續(xù)的位長清除掉。

    貨位編碼級(jí)次指的是諸如超市等單位存放的庫存商品，是按照貨架來擺放的。

    收發(fā)類別指的是入庫和出庫時(shí)各種不同類型的入庫和出庫方式。入庫下面對(duì)應(yīng)的是采購入庫，產(chǎn)成品入庫，盤盈入庫以及其它入庫。出庫下面對(duì)應(yīng)的是銷售出庫，材料領(lǐng)用出庫，盤虧出庫和其他出庫等。如果本單位只有2級(jí)分類，則可將第3級(jí)的收發(fā)類別清除掉，如果需要保留，也是可以的。

    如果本單位明細(xì)級(jí)的會(huì)計(jì)科目到４級(jí)，則在定義科目分類編碼方案的時(shí)候只在第3級(jí)處預(yù)置了長度，則第４級(jí)是空白的，這將造成在本單位輸入會(huì)計(jì)科目的時(shí)候，第４級(jí)明細(xì)級(jí)會(huì)計(jì)科目系統(tǒng)就不允許輸入。所以在定義科目編碼級(jí)次的時(shí)候，要廣泛的考慮到。

    對(duì)于結(jié)算方式編碼級(jí)次可以使用軟件預(yù)置的。

    它會(huì)提示創(chuàng)建賬套北京陽光股份有限公司成功，點(diǎn)擊“是”，點(diǎn)擊后會(huì)提示是否立即啟用，這里我們先點(diǎn)擊否，因?yàn)楫?dāng)前操作員是admin，如果我們點(diǎn)擊“是”，則在系統(tǒng)啟用的窗口顯示的啟用人是admin，但是admin是系統(tǒng)管理員，相當(dāng)是虛擬存在的，并不是單位真正的操作員，所以我們先點(diǎn)擊“否”。到這里，創(chuàng)建賬套的前三步已經(jīng)完成了。

    最后一步：分配操作員的操作權(quán)限在權(quán)限下點(diǎn)擊權(quán)限來完成操作，在財(cái)務(wù)分工的界面要注意兩點(diǎn)，首先找到剛才建立的賬套001，接著找到剛才建立的孫會(huì)計(jì)和李出納兩個(gè)人。當(dāng)點(diǎn)擊孫會(huì)計(jì)的時(shí)候，系統(tǒng)已經(jīng)將孫會(huì)計(jì)默認(rèn)為了００１北京陽光股份有限公司的賬套主管?，F(xiàn)在只需要給非主管的普通操作員進(jìn)行授權(quán)。點(diǎn)擊李出納后，點(diǎn)擊增加，給李出納進(jìn)行授權(quán)。授權(quán)的辦法有兩種，第一，在左邊直接雙擊購買的產(chǎn)品，例如總賬，直接在總賬左邊的授權(quán)數(shù)雙擊左鍵，會(huì)看見在右邊出現(xiàn)了總賬模塊下面的所有明細(xì)權(quán)限，都是以ＧＬ開頭的。第二，比如李出納除了完成總賬中所有功能的操作之外，還能夠完成固定資產(chǎn)卡片的錄入工作，單擊固定資產(chǎn)，右邊會(huì)顯示固定資產(chǎn)下面的全部權(quán)限，可以找到需要增加的權(quán)限，然后再雙擊。如果要取消授權(quán)，在卡片新增處再雙擊，則權(quán)限就取消了。為了演示方便，我們給李出納授予所有權(quán)限。

    通過這種方法，可以給李出納授予他有的權(quán)限。如果本單位新增了王處長，則先到在操作員處增加王處長。接著第2步直接給王處長進(jìn)行授權(quán)，可以直接點(diǎn)擊賬套主管旁邊的方框，點(diǎn)擊確認(rèn)。

    修改賬套如果在創(chuàng)建賬套的過程中，發(fā)現(xiàn)有些分類編碼檔案中的具體的項(xiàng)目的內(nèi)容設(shè)置錯(cuò)誤了，可以進(jìn)行修改。修改賬套的時(shí)候也是在系統(tǒng)管理中進(jìn)行的，但是登錄時(shí)要用賬套主管的身份來完成，不能用admin系統(tǒng)管理員來完成登記了。首先點(diǎn)擊系統(tǒng)，將當(dāng)前的admin注銷，接著重新點(diǎn)擊系統(tǒng)下面的注冊，用戶名選擇孫會(huì)計(jì)，口令是１。當(dāng)選擇某一套賬的真正的操作員時(shí)，在登錄界面會(huì)發(fā)現(xiàn)與用admin登錄時(shí)不一樣，多出了一個(gè)賬套和會(huì)計(jì)年度的選擇。通過點(diǎn)擊賬套下的修改來完成操作，可以找到我們需要進(jìn)行修改的地方，點(diǎn)擊完成，會(huì)提示“確認(rèn)修改賬套嗎？”點(diǎn)擊“是”。在出現(xiàn)的界面里可以按自己的需要進(jìn)行修改。點(diǎn)擊確認(rèn)，再確認(rèn)，會(huì)提示修改北京陽光股份有限公司成功，點(diǎn)擊“是”。在賬套修改時(shí)一定要用賬套主管進(jìn)行登錄。如果將賬套主管注銷，重新注冊，用admin執(zhí)行注冊時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)，在賬套下面的修改顯示是灰色，即無法使用。

    啟用的設(shè)置點(diǎn)擊系統(tǒng)下面的注冊，用賬套主管來完成登錄，密碼是１。點(diǎn)擊確認(rèn)。用賬套主管執(zhí)行登錄以后，在賬套下面有一個(gè)啟用，點(diǎn)擊啟用。在系統(tǒng)啟用的窗口，先點(diǎn)擊總賬，然后將2005的１月１日設(shè)置為系統(tǒng)啟用的日期，如果當(dāng)前的處理日期是2005年１月2０日，則在用１月2０日來完成系統(tǒng)啟用注冊的時(shí)候，要注意雖然登錄的日期是１月2０日，但是在總賬系統(tǒng)的啟用窗口處一定要選擇當(dāng)前會(huì)計(jì)月份的第一天，否則2005年１月１日至2005年１月１９日的會(huì)計(jì)信息，軟件是不接受輸入的。點(diǎn)擊確認(rèn)，會(huì)提示“如果沒有購買該模塊請(qǐng)不要啟用，以免造成不必要的麻煩，確實(shí)要啟用當(dāng)前系統(tǒng)嗎？”點(diǎn)擊“是”。為了演示方便，現(xiàn)將所有模塊均啟用。核算的啟用是在購銷存啟用的完成之后來啟用的。啟動(dòng)以后，再單擊一下啟動(dòng)的標(biāo)識(shí)，會(huì)提示“確實(shí)要注銷當(dāng)前系統(tǒng)嗎？”指的是反啟動(dòng)。如果點(diǎn)擊是，系統(tǒng)啟動(dòng)就去掉了。