全面預算管理的閉環(huán)過程
當今的市場環(huán)境給企業(yè)帶來了越來越大的競爭壓力，企業(yè)必須建立一個將戰(zhàn)略目標迅速轉化為執(zhí)行能力的管理體系以應對瞬息萬變的市場環(huán)境。全面預算管理正是這樣一個連接戰(zhàn)略與戰(zhàn)略執(zhí)行的管理工具。
圖1為全面預算管理的閉環(huán)過程。
圖1
作為全面預算管理的開始，企業(yè)首先要結合戰(zhàn)略制定各級組織的年度目標，這些目標往往既包含財務指標，也包含非財務指標，既是制定計劃、預算的基礎，也是對各級組織及人員進行考核的標準。確定預算目標之后，企業(yè)的各業(yè)務單元就需要結合預算目標制定相應的業(yè)務計劃，而這些業(yè)務計劃的財務結果最終會體現在財務預算之中，從而形成企業(yè)從業(yè)務到財務的全面預算信息。在預算執(zhí)行過程當中，需要按照預算對實際發(fā)生的費用、支付等進行事前實時控制，以體現預算對實際工作的指導和控制作用。同時，還需要定期對預算的實際執(zhí)行情況進行分析，并根據變化進行動態(tài)的預算調整，使企業(yè)的業(yè)務計劃能夠針對內外環(huán)境的變化快速做出調整。年度預算的執(zhí)行結果會體現在對業(yè)務部門及相關人員的績效考核當中，激勵企業(yè)各級人員努力實現最佳業(yè)績目標，從而推動企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現。
綜上所述，全面預算管理中有如下幾個關鍵：
全面預算管理是連接企業(yè)戰(zhàn)略和戰(zhàn)略執(zhí)行的管理工具。
全面預算管理是企業(yè)上下全面參與的工作，是全面的業(yè)務計劃與財務預算的集成。
預算的編制過程需要幾上幾下，多次溝通、協(xié)調。
預算管理離不開執(zhí)行過程的監(jiān)控、動態(tài)分析、調整及事后的考核。
全面預算的推行需要一個循序漸進的過程，需要不斷積累經驗。
全面預算管理信息化面臨的技術挑戰(zhàn)
在全面預算管理的各個階段，需要強調充分的信息共享。在缺乏有效的信息共享和溝通機制的情況下，預算管理人員經常會產生下述困惑：
“每年從10月份折騰到第二年的3月份，其中僅是收齊各部門的預算就需要兩個月的時間�！薄俺醮螀R總的結果中資本開支往往超過集團規(guī)定的合理范圍，運營開支一般也都會高于保證公司預算指標完成的上限。”“財務部門對具體業(yè)務應該分配多少資源不易判斷，預算調整經常花費了大量時間，依然不能取得令人滿意的效果�！薄邦A算編制以及差異分析等工作沒有信息系統(tǒng)支持，手工操作耗費大量人力，且不能及時發(fā)現業(yè)務運行中的問題�！薄案鱾�業(yè)務部門都要為自己部門開展工作爭取到足夠的資源，財務部門與業(yè)務部門是平級關系，橫向協(xié)調耗費精力。”“市場變化太快，10月份要預測到下一年的年底真的很困難。”……
在缺乏全面預算管理信息化平臺的環(huán)境下，企業(yè)的全面預算管理普遍面臨以下的一些技術挑戰(zhàn)。
1.靜態(tài)的預算流程
在沒有信息化手段支持的全面預算管理中，預算數據編制、匯總的手工工作量較大，預算管理人員的主要精力都耗費在數據的收集、檢查、審核、匯總等繁瑣工作中，工作效率較低。由于這些大量低效細節(jié)工作使得很多企業(yè)的全面預算管理變成了一個相對靜態(tài)的管理過程。每年的年度預算確定后，在預算執(zhí)行過程中，很難有精力和時間來根據實際情況的變化對預算做出調整，滾動預算、彈性預算等預算管理方法也很難派上用場。
2.協(xié)作困難
手工全面預算管理環(huán)境下，缺乏一個統(tǒng)一的數據共享工作平臺；數據缺乏有效的組織，散落在各業(yè)務部門，難以有效地加以組織利用；數據版本容易發(fā)生混淆，這些都會給企業(yè)的全面預算管理帶來較大的工作量和管理難度。同時，由于缺乏有效的溝通協(xié)調平臺，在預算的申報、審批、下發(fā)等管理流程中，各級部門的橫向、縱向溝通效率較低。
3.控制能力差
由于全面預算制定過程本質上是企業(yè)有限資源優(yōu)化配置的過程，在預算確定后，由于缺乏有效的手段進行預算執(zhí)行的事前控制，使全面預算管理的資源優(yōu)化配置和控制作用難以發(fā)揮，導致預算和實際執(zhí)行成為互不關聯(lián)的兩張皮。
4.分析、調整能力不足
在預算執(zhí)行過程中，由于實際發(fā)生的數據分散在企業(yè)各個業(yè)務系統(tǒng)之中，在沒有專業(yè)信息化工具支持的情況下，手工從這些業(yè)務系統(tǒng)中將實際發(fā)生數據準確提取、匯總出來的工作是非常繁重的。預算分析的周期很長，難以滿足快速變化的外部市場環(huán)境對企業(yè)應對速度的要求。由于預算分析的周期過長，也使得滾動的預算調整成了空談。
IT時代對全面預算管理信息化建設的要求
全面預算管理信息系統(tǒng)在功能上需要覆蓋完整的預算管理循環(huán)。如圖2所示，一個完整的全面預算管理信息系統(tǒng)從模塊上應劃分為：預算編制、預算控制、預算分析及管理駕駛艙四個主要的功能模塊。
圖2
在管理流程方面，全面預算管理信息系統(tǒng)應該支持靈活的預算方案定義，同時提供預算編制、審批、控制、分析、調整等全過程的流程支持。如圖3。
圖3
1.預算信息系統(tǒng)要建立在多維數據模型之上
全面預算管理的特點決定了全面預算信息化系統(tǒng)是一個面向分析的管理系統(tǒng)，而不是一個單純面向交易的業(yè)務系統(tǒng)。在面向分析的管理系統(tǒng)中，數據是由多個維度（角度）描述的。如圖4所示，銷售收入的數據是由產品、時間、渠道、客戶、區(qū)域、部門、人員等多個角度進行定義的，在對銷售收入的預算或實際發(fā)生數據進行分析的時候，分析人員可能會關心按產品、渠道、客戶等各維度匯總的銷售收入，或者按照不同的維度組合進行數據查詢，這些都要求面向分析的管理系統(tǒng)建立在一個多維度的數據模型上。
圖4
從技術角度來看，只有建立在多維數據模型上的面向分析的管理系統(tǒng)才能滿足用戶靈活多變的分析需求。如圖5。
圖5
2.預算編制對信息系統(tǒng)的要求
表1
| 預算管理難點 | 對信息系統(tǒng)要求 |
| 全面預算管理涉及到企業(yè)全面的業(yè)務邏輯，從銷售、生產、采購、財務、費用分攤、成本計算，涉及到企業(yè)的方方面面 | 信息系統(tǒng)要能夠靈活的建立企業(yè)復雜的業(yè)務、財務模型 |
| 企業(yè)業(yè)務邏輯經常變化，并隨著企業(yè)的管理水平不斷精細化 | 信息系統(tǒng)建立的預算模型要能夠適應不斷變化的管理需求和業(yè)務邏輯，系統(tǒng)的模型能夠隨著企業(yè)的管理水平不斷精細化 |
| 全面預算要求各業(yè)務單元廣泛參與，各單元的業(yè)務分工不同，各自處理相應的數據 | 信息系統(tǒng)要具有完善權限管理功能，能夠設定數據權限（單元格級），以保證企業(yè)的數據安全 |
| 企業(yè)各業(yè)務單元的地理位置可能相距很遠 | 信息系統(tǒng)應該具有較強的可擴展性，適應不同的網絡環(huán)境，使本地用戶和外地用戶都能方便的參與預算管理過程 |
| 預算的組織協(xié)調難度很大，數據審核、匯總的工作量大 | 信息系統(tǒng)要能夠提供預算管理的流程支持 要支持自動的數據分發(fā)、匯總，提供預算流程管理的效率 |
| 全面預算最終要體現為財務預算，預算編制過程中有大量的財務規(guī)則和財務計算，如成本費用分攤、根據銷售和回款計算應收賬款等 | 系統(tǒng)應該提供財務智能工具，減少公式、規(guī)則的定義工作量，提高編制效率 ¨ 快速錄入、修改預算數據 ¨ 提供業(yè)務預測功能 ¨ 能夠自動生成預算財務報表 ¨ 支持自定義的財務模型（如應收、應付計算，費用分攤等） ¨ 利用內置的財務功能，盡可能減少預算公式設置 |
| 預算編制、調整過程中會產生一系列的版本，容易造成版本管理的混亂 | 系統(tǒng)應該具有較強的版本管理功能，保存不同版本的數據 |
3.預算分析對信息系統(tǒng)的要求
多維數據分析對于預算分析功能尤為重要，系統(tǒng)要能夠對已有的預算和實際發(fā)生數據進行靈活、快速的多角度分析、查詢，而不需要通過定義復雜的報表或公式來對數據進行展現。
表2
| 預算分析難點 | 對信息系統(tǒng)要求 |
| 需要從不同角度了解預算執(zhí)行情況，洞察差異產生的原因 | 信息系統(tǒng)要支持多維數據分析，可以靈活、快速的完成下鉆、上鉆、旋轉、切片、切塊等數據分析、查詢操作 |
| 實際數據分散在財務、ERP、CRM等多個系統(tǒng)中，從這些系統(tǒng)中提取數據耗費大量的工作時間 | 系統(tǒng)應該提供數據接口工具，具有整合不同業(yè)務系統(tǒng)中數據的能力 |
| 實際情況發(fā)生變化后，預測調整的工作量大，效率低 | 系統(tǒng)應該提供預測、模擬的功能，快速做出預算調整 |
4.預算控制對信息系統(tǒng)的要求
預算控制是企業(yè)開展全面預算管理的一個重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)進行全面預算管理信息化需要考慮的一個重要方面。通過預算控制系統(tǒng)，預算管理部門可以很方便地對各預算單位的預算進行有效的預警和控制。
圖6
通過將預算控制和日常審批流程相結合，在業(yè)務活動發(fā)生前，通過相應的審批過程，達到事前控制的目標。在審批流程中，業(yè)務活動發(fā)起人和審批人能夠從系統(tǒng)中實時得到該項預算信息（預算數、預算已經發(fā)生數、預算余額），并據其作出業(yè)務活動能否發(fā)生的判斷，審批流程如圖6所示。例如，某公司生產部門根據公司預算要采購固定資產，那么首先由經辦人填寫采購申請單，然后由生產部經理審核。對于一定金額以下的固定資產采購可能由財務審核即可，而對于一定金額以上的固定資產采購可能還需要主管副總或公司總經理審核。從業(yè)務活動發(fā)起人填寫申請單到部門負責人審批、財務審批以及主管副總和總經理審批的過程中，控制系統(tǒng)要能夠自動在該項業(yè)務申請單上顯示該項活動的年度總預算數、本月預算數、預算已經執(zhí)行數、本月實際發(fā)生數。
與預算分析系統(tǒng)相同，控制系統(tǒng)也需要具有與實際核算、ERP等業(yè)務系統(tǒng)及預算編制系統(tǒng)的數據進行整合的能力，保證各模塊的信息無縫連接。
5.決策支持對信息系統(tǒng)的要求
完善的全面預算管理系統(tǒng)除了要為操作和管理層面的人員提供管理和分析功能外，還要能夠為管理決策層提供直觀的、儀表盤式的關鍵指標數據展示，能夠動態(tài)顯示預算的關鍵性指標數據及指標的實際執(zhí)行情況，并能夠針對特定指標鉆取到明細的業(yè)務、財務數據。
目前市場主流的全面預算管理系統(tǒng)主要可分為Excel、ERP系統(tǒng)的預算管理模塊、基于多維數據模型的專業(yè)預算管理軟件三類。這三類系統(tǒng)的應用能力是依次增強的。
企業(yè)的全面預算管理工具必須借助有效的信息化手段才能充分發(fā)揮它在戰(zhàn)略與執(zhí)行之間的連接作用。一個優(yōu)秀的全面預算管理系統(tǒng)需要構建在多維數據模型的基礎之上，并能夠充分整合企業(yè)現有的各種實際數據資源。
�。ㄗ髡呦当本┲Z亞舟企業(yè)顧問有限公司技術總監(jiān)）
