備用金的管理可采用非定額（一次性）管理和定額管理兩種方式。非定額管理，是根據(jù)臨時需要一次付給現(xiàn)金，使用后持有關(guān)原始憑證報銷，報銷時進(jìn)行清算——多退少補(bǔ)；定額管理，是財會部門對經(jīng)常使用備用金的部門核定定額，按定額撥付備用金，月底報銷時補(bǔ)足現(xiàn)金，不清算，只要需要永遠(yuǎn)保留此定額。
1.非定額情況下的賬務(wù)處理舉例
例：某員工，經(jīng)審批同意后，報銷差旅費(fèi)856元，沖銷上月預(yù)支款900元，余款44元繳回現(xiàn)金。分錄為：
借：庫存現(xiàn)金 44
管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 856
貸：其他應(yīng)收款——曹軍 900
如果實(shí)際發(fā)生差旅費(fèi)920元，則分錄為：
借：管理費(fèi)用——差旅費(fèi) 920
貸：其他應(yīng)收款——曹軍 900
庫存現(xiàn)金 20
在非定額管理方式下，原借款全部沖掉；票是多少，費(fèi)用就是多少；錢沒花完出納收回，花的超過借支的再給員工補(bǔ)上。
2.定額情況下的賬務(wù)處理舉例
例：某員工經(jīng)審批通過后，報銷辦公用品費(fèi)共440.89元，出納以現(xiàn)金補(bǔ)足定額備用金，并在發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金付訖”章。實(shí)際工作中，應(yīng)該附上購買前的請購單、報銷時的報銷單及發(fā)票。請購單、報銷單中一定要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及經(jīng)手人的簽字。
借：管理費(fèi)用等
貸：庫存現(xiàn)金
定額管理方式下，不涉及其他應(yīng)收款，不管花多少，都只涉及這兩個賬戶，花多少補(bǔ)多少。