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企業(yè)如何記賬

來(lái)源: 秦文嬌 編輯: 2010/08/13 08:44:01  字體:

——原始憑證的填制與審核 

  記賬信息貫穿于整個(gè)財(cái)務(wù)流的全過(guò)程,它是企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理的保證,企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的順序一般是:原始憑證——記賬憑證——明細(xì)賬——總賬——會(huì)計(jì)報(bào)表——財(cái)務(wù)分析報(bào)告。原始憑證作為財(cái)務(wù)活動(dòng)的源頭,是守住財(cái)務(wù)信息失真的第一關(guān)口。

  原始憑證的填制

  原始憑證按其形成來(lái)源不同,可分為外來(lái)原始憑證和自制原始憑證,其填制必須符合下列基本要求:真實(shí)性。實(shí)務(wù)中原始憑證中容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤與舞弊主要有:內(nèi)容記載含糊不清或故意掩蓋事情真相,進(jìn)行貪污作弊;發(fā)票上單位抬頭不是本單位;數(shù)量、單價(jià)與金額不符;無(wú)收款單位簽章;開(kāi)具陰陽(yáng)發(fā)票等。

  完整性。原始憑證必須按規(guī)定的格式和內(nèi)容逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全,同時(shí)必須由經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門(mén)和人員簽字蓋章,對(duì)憑證的真實(shí)性和正確性負(fù)完全的責(zé)任。內(nèi)容不齊備的不能作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法證明,也不能作為有效的會(huì)計(jì)憑證。例如大小寫(xiě)金額齊全相符、購(gòu)買(mǎi)實(shí)物有保管部門(mén)的驗(yàn)收入庫(kù)單、付款憑證必須有收款單位和收款人的收款證明。在以現(xiàn)金方式支付員工工資時(shí),無(wú)員工簽領(lǐng)確認(rèn)的工資單,工資單與用工合同、社保清單三者相一致、計(jì)算產(chǎn)品(商品)銷(xiāo)售成本時(shí),應(yīng)附銷(xiāo)售成本計(jì)算表等。

  及時(shí)性。及時(shí)性要求企業(yè)對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的交易或者事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)確認(rèn)、計(jì)量和報(bào)告,不得提前或者延后。財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行和完成情況,及時(shí)填制原始憑證。

  清晰性。原始憑證上的文字和數(shù)字都要認(rèn)真填好,要求字跡清楚,易于辨認(rèn),不得任意涂改、刮擦或挖補(bǔ)。一般憑證如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,應(yīng)當(dāng)按規(guī)定方法更正。而有關(guān)現(xiàn)金、銀行存款收支業(yè)務(wù)的憑證,如果填寫(xiě)錯(cuò)誤,不能在憑證上更正,應(yīng)加蓋“作廢”戳記,重新填寫(xiě),以免錯(cuò)收錯(cuò)付。

  實(shí)務(wù)中,一些人會(huì)模仿領(lǐng)導(dǎo)筆跡簽字冒領(lǐng)、涂改原始憑證上的時(shí)間、數(shù)量、單價(jià)、金額或添加內(nèi)容和金額、成本費(fèi)用中公司費(fèi)用與股東個(gè)人消費(fèi)混雜在一起劃分不清等現(xiàn)象,鑒于此,會(huì)計(jì)人員唯一能做的就是拒收退回。

  原始憑證的審核

  記賬憑證應(yīng)以審核后的原始憑證為依據(jù),而原始憑證的審核質(zhì)量取決于審核人的經(jīng)驗(yàn)、素質(zhì)、性格以及企業(yè)內(nèi)控環(huán)境等的限制。

  合規(guī)性審核。單據(jù)種類(lèi)要合法,是否符合財(cái)政、稅務(wù)部門(mén)允許使用的發(fā)票、收據(jù);對(duì)于通用原始憑證(如發(fā)票、火車(chē)票),要有一定的真?zhèn)舞b別能力;內(nèi)部自制憑證符合內(nèi)控制度要求等;原始憑證反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合現(xiàn)行財(cái)政、稅收、經(jīng)濟(jì)、金融等有關(guān)的法令規(guī)定,是否符合《會(huì)計(jì)法》等相關(guān)法律法規(guī);開(kāi)票方是否具備與業(yè)務(wù)一致資質(zhì);原始憑證記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容是否合 法,是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度;依合同發(fā)生的原始憑證是否符合相關(guān)合同規(guī)定等。

  真實(shí)性審核。即審查原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否同實(shí)際情況相符合,如購(gòu)買(mǎi)貨物的原始憑證應(yīng)有相關(guān)的驗(yàn)收記錄;發(fā)生銷(xiāo)貨退回退款的,應(yīng)有對(duì)方的收款依據(jù)。

  完整性審核。單據(jù)“要素”是否齊全,即審核憑證的名稱(chēng);憑證填制日期和編號(hào);接受單位名稱(chēng);經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容;數(shù)量、單價(jià)和金額;填制憑證單位名稱(chēng)及經(jīng)辦人的簽名并蓋章等;附有附件的原始憑證所附單據(jù)是否完整;報(bào)銷(xiāo)票據(jù)是否符合公司審批規(guī)定,并經(jīng)公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽章確認(rèn);主要審核領(lǐng)導(dǎo)審批簽字是否有誤。支付款項(xiàng)的外來(lái)原始憑證,除經(jīng)辦人員必須簽字或蓋章外,還必須按本單位規(guī)定的審批程序、權(quán)限,由相應(yīng)的負(fù)責(zé)人審批蓋章。自制的原始憑證,也必須由經(jīng)辦單位的領(lǐng)導(dǎo)人或者由單位領(lǐng)導(dǎo)人指定的人員審批簽章。

  準(zhǔn)確性審核。主要看數(shù)字是否清晰、文字是否工整、書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范、憑證聯(lián)次是否正確、有無(wú)刮擦、涂改和挖補(bǔ)等。例如數(shù)字大小寫(xiě)是否相符,計(jì)算是否正確;發(fā)票開(kāi)具有無(wú)超過(guò)限額;數(shù)量、單價(jià)是否等于金額;分項(xiàng)金額相加是否等于合計(jì)數(shù)。

  合理性審核。原始憑證所記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要、是否符合有關(guān)的計(jì)劃和預(yù)算等。例如費(fèi)用開(kāi)支是否有相應(yīng)的計(jì)劃或預(yù)算,是否是在經(jīng)批準(zhǔn)的計(jì)劃和預(yù)算范圍內(nèi),各項(xiàng)支出累計(jì)是否已達(dá)當(dāng)月(當(dāng)年)該項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算限額;財(cái)會(huì)人員還要審核根據(jù)現(xiàn)行有關(guān)財(cái)經(jīng) 法規(guī)、財(cái)務(wù)制度的規(guī)定,嚴(yán)格審查修理費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、招待費(fèi)、差旅費(fèi)、電話費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用是否合理和符合開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn);費(fèi)用水平或產(chǎn)品單價(jià)是否與同期同類(lèi)產(chǎn)品和服務(wù)存在差異。

  對(duì)不合格原始憑證的處理

  對(duì)于違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律的一切開(kāi)支,會(huì)計(jì)人員有權(quán)拒絕支付和報(bào)銷(xiāo);對(duì)不符合法令規(guī)定的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),有權(quán)拒絕執(zhí)行并及時(shí)向有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。例如,對(duì)違反國(guó)家規(guī)定的收支,超過(guò)計(jì)劃、預(yù)算或者超過(guò)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)支出,違反制度規(guī)定的預(yù)付款項(xiàng),非法出售材料、物資,任意出借、變賣(mài)、報(bào)廢和處理財(cái)產(chǎn)物資以及不按國(guó)家關(guān)于成本開(kāi)支范圍和費(fèi)用劃分的規(guī)定亂擠亂攤生產(chǎn)成本的憑證,會(huì)計(jì)人員應(yīng)拒絕辦理。

  對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的填寫(xiě)不齊全、手續(xù)不齊備的原始憑證,會(huì)計(jì)人員有權(quán)退回給填制單位或經(jīng)辦人員,要求其及時(shí)補(bǔ)辦完整,否則不予受理。例如,發(fā)票沒(méi)有相關(guān)人員簽字、發(fā)票抬頭空白等。

  對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的填寫(xiě)、計(jì)算金額有誤的原始憑證,或是書(shū)寫(xiě)不規(guī)范的原始憑證,要退回給有關(guān)部門(mén)或人員,以補(bǔ)齊手續(xù)或更正錯(cuò)誤。

  對(duì)于原始憑證記載的內(nèi)容有錯(cuò)誤的,應(yīng)當(dāng)由開(kāi)具單位重開(kāi)或更正,更正工作必須由原始憑證出具單位進(jìn)行,并在更正處加蓋出具單位印章;重新開(kāi)具原始憑證也應(yīng)當(dāng)由原始憑證開(kāi)具單位進(jìn)行;原始憑證金額出現(xiàn)錯(cuò)誤的不得更正,只能由原始憑證開(kāi)具單位重新開(kāi)具。

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