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應(yīng)收賬款日常管理制度

來源: 編輯: 2010/12/08 14:21:43  字體:

  為了進(jìn)一步規(guī)范應(yīng)收賬款的日常管理和健全客戶的信用管理體系,對(duì)應(yīng)收賬款在銷售的事前、事中、事后進(jìn)行有效控制,特制定本管理規(guī)范。

  一、建立客戶檔案,進(jìn)行有效的信用評(píng)估和跟蹤記錄:

  二、事前控制:(簽約到發(fā)貨)

  從初識(shí)客戶到維護(hù)老客戶,業(yè)務(wù)人以及經(jīng)辦業(yè)務(wù)的各級(jí)管理人員都應(yīng)全面了解客戶的資信情況,選擇信用良好的客戶進(jìn)行交易。

  對(duì)客戶的審查內(nèi)容(5W):

  1、who 人員素質(zhì),銷售業(yè)績,社會(huì)關(guān)系

  2、where 地理位置,物流配送情況

  3、when 從事本行業(yè)的時(shí)間,何時(shí)開始合作,有否合作經(jīng)歷

  4、what 信用檔案,有無不良紀(jì)錄

  5、why 關(guān)鍵點(diǎn),為什么要合作,合作原因,合作動(dòng)機(jī),合作前景

  對(duì)客戶的評(píng)定等級(jí)

  A 類客戶,回款2個(gè)月內(nèi)

  B 類客戶,回款5個(gè)月內(nèi) (最好預(yù)付一部分貨款)

  C 類客戶,回款8個(gè)月內(nèi) (必須預(yù)付一部分貨款)

  D 類客戶,回款時(shí)間相當(dāng)長,不可靠 (必須貨款兩清)

  簽約時(shí)要對(duì)銷售合同的各項(xiàng)條款進(jìn)行逐一審查核對(duì),合同的每一項(xiàng)內(nèi)容,都有可能成為日后產(chǎn)生信用問題的憑證。合同是解決應(yīng)收賬款追收的根本依據(jù)。

  在銷售合同中應(yīng)明確的主要內(nèi)容 :

  1、明確交易條件,如:品名、規(guī)格、數(shù)量、交貨期限、價(jià)格、付款方式、付款日期、運(yùn)輸情況、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等;

  2、明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任;

  3、確定合同期限;

  4、簽訂時(shí)間和經(jīng)辦人簽名加蓋合同專用章或公司印章(避免個(gè)人行為的私章、單一簽字或其它代用章);

  5、電話訂貨,最好有傳真件作為憑證。

  合同的簽訂必須經(jīng)過市場(chǎng)部經(jīng)理審核確認(rèn)才可以蓋章。

  三、事中控制:(發(fā)貨到收款)

  1、發(fā)貨查詢,貨款跟蹤。每次發(fā)貨前客服部必須與銷售合同保持核對(duì);公司在銷售貨物后,就應(yīng)該啟動(dòng)監(jiān)控程序,根據(jù)不同的信用等級(jí)實(shí)施不同的收賬策略,在貨款形成的早期進(jìn)行適度催收,同時(shí)注意維持跟客戶良好的合作關(guān)系。(由銷售人員和客服中心進(jìn)行全程跟蹤)

  收賬策略如下:

  A 類客戶,按常規(guī)合同

  B 類客戶,最好預(yù)付一部分貨款

  C 類客戶,必須預(yù)付一部分貨款

  D 類客戶,必須貨款兩清

  2、回款記錄,賬齡分析。財(cái)務(wù)要形成定期的對(duì)賬制度,每隔一個(gè)月或一季度必須同顧客核對(duì)一次賬目,形成定期的對(duì)賬制度,不能使管理脫節(jié),以免造成賬目混亂互相推諉、責(zé)任不清;并且詳細(xì)記錄每筆貨款的回收情況,經(jīng)常進(jìn)行賬齡分析。

  有幾種情況容易造成單據(jù)、金額等方面的誤差。

  1、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)為多品種、多規(guī)格;

  2、產(chǎn)品的回款期限不同,或同種產(chǎn)品回款期限不同;

  3、產(chǎn)品出現(xiàn)平調(diào)、退貨、換貨時(shí);

  4、客戶不能夠按單對(duì)單(銷售單據(jù)或發(fā)票)回款;

  以上情況會(huì)給應(yīng)收賬款的管理帶來困難,定期對(duì)賬避免雙方財(cái)務(wù)上的差距像滾雪球一樣越滾越大,而造成呆、死賬現(xiàn)象,同時(shí)對(duì)賬之后要形成具有法律效應(yīng)的文書,而不是口頭承諾。

  四、事后控制:(欠款到追收)

  1、欠款到追收。對(duì)拖欠賬款的追收,要采用多種方法清討,催收賬款責(zé)任到位。原則上采取大區(qū)經(jīng)理負(fù)責(zé)制,再由大區(qū)經(jīng)理落實(shí)到具體的業(yè)務(wù)員身上。如果是單一的大區(qū)經(jīng)銷商或代理商,則由客服中心定期對(duì)其進(jìn)行溝通、催付。對(duì)已發(fā)生的應(yīng)收賬款,可按其賬齡和收取難易程度,逐一分類排序,找出拖欠原因,明確落實(shí)催討責(zé)任。對(duì)于確實(shí)由于資金周轉(zhuǎn)困難的企業(yè),應(yīng)采取訂立還款計(jì)劃,限期清欠,采取債務(wù)重整策略。應(yīng)收賬款的最后期限,不能超過回款期限的1/3( 如期限是60天,最后收款期限不能超過80天);如超過,即馬上采取行動(dòng)追討。

  2、總量控制,分級(jí)管理。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的計(jì)劃、控制和考核。銷售人員是應(yīng)收賬款的直接責(zé)任人,公司對(duì)銷售人員考核的最終焦點(diǎn)是收現(xiàn)指標(biāo)。貨款回收期限前一周,電話通知或拜訪負(fù)責(zé)人,預(yù)知其結(jié)款日期,并在結(jié)款日按時(shí)前往拜訪。

  追款三步驟:

 ?、?、聯(lián)系:電話 聯(lián)系溝通 債務(wù)分析 分析拖款征兆

  銷售人員或客服中心要適時(shí)與客戶保持電話聯(lián)系,隨時(shí)了解客戶的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、個(gè)人背景等信息并分析客戶拖款征兆。

 ?、凇⑿藕?期限 實(shí)地考察 保持壓力 確定追付方式

  銷售人員要對(duì)客戶進(jìn)行全程跟進(jìn),與客戶接觸率與成功回收率是成正比的,越早與客戶接觸,與客戶開誠布公的溝通,被拖欠的機(jī)會(huì)就會(huì)越低。并且給予客戶一個(gè)正確的觀念,我們對(duì)所有欠款都是非常嚴(yán)肅的,是不能夠容忍被拖欠的。

 ?、邸⒆咴L:資信調(diào)查 合適的催討方式

  銷售人員要定期探訪客戶,客戶到期付款,應(yīng)按時(shí)上門收款,或電話催收。即使是過期一天,也應(yīng)馬上追收,不 應(yīng)有等待的心理。遇到客戶風(fēng)險(xiǎn)時(shí),采取風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和時(shí)時(shí)、層層上報(bào)制,在某個(gè)責(zé)任人充分了解、調(diào)查、詳細(xì)記錄客戶信用的情況下,由主管、經(jīng)理等參與分析,及時(shí)對(duì)下屬申報(bào)的問題給予指導(dǎo)和協(xié)助。

  3、對(duì)已拖欠款項(xiàng)的處理事項(xiàng) :

  ①、文件:檢查被拖欠款項(xiàng)的銷售文件是否齊備;

 ?、?、收集資料:要求客戶提供拖欠款項(xiàng)的事由,并收集資料以證明其正確性;

 ?、?、追討文件:建立賬款催收預(yù)案。根據(jù)情況不同,建立三種不同程度的追討文件―——預(yù)告、警告、律師函,視情況及時(shí)發(fā)出;

  ④、最后期限:要求客戶了解最后的期限以及其后果,讓客戶明確最后期限的含義;

  ⑤、要求協(xié)助:使用法律手段維護(hù)自己的利益,進(jìn)行仲裁或訴訟。

  五、預(yù)警管理

  1、每一客戶會(huì)計(jì)年度終結(jié),必須取得欠款人對(duì)所欠款的書面確認(rèn)。

  2、任何應(yīng)收款應(yīng)在發(fā)貨之日起,逾期一年零六個(gè)月,一律報(bào)告公司總經(jīng)理,并通知公司法律顧問啟動(dòng)催討程序。

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