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擔保業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計建立在擔保業(yè)務(wù)風險評估的基礎(chǔ)上,是擔保業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計的關(guān)鍵環(huán)節(jié),基本程序為:確定擔保業(yè)務(wù)關(guān)鍵控制;明確擔保業(yè)務(wù)控制目標;提出擔保業(yè)務(wù)控制措施;設(shè)計擔保業(yè)務(wù)控制證據(jù);完善擔保業(yè)務(wù)相關(guān)制度;繪制擔保業(yè)務(wù)控制流程圖;編制擔保業(yè)務(wù)控制矩陣。
1、設(shè)計關(guān)鍵控制點。企業(yè)在構(gòu)建與實施擔保業(yè)務(wù)內(nèi)部控制過程中,要針對擔保業(yè)務(wù)風險評估結(jié)果,確定擔保業(yè)務(wù)的一般控制點和關(guān)鍵控制點,并編制擔保業(yè)務(wù)控制要點表。
2、設(shè)計控制目標。擔保業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的主旨就是要保證擔保業(yè)務(wù)合法、安全、有效、可靠,從而有效控制各種可能發(fā)生的風險。實際工作中,內(nèi)部控制目標應(yīng)根據(jù)識別出來的擔保業(yè)務(wù)具體風險來確定,不能固定化、模式化。
一般而言,擔保業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標包括:一、確保擔保業(yè)務(wù)的合法性。擔保業(yè)務(wù)是一項法律行為,需符合國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定;二、確保擔保業(yè)務(wù)在授權(quán)下進行。擔保業(yè)務(wù)充滿風險,為了加強風險控制、將風險降至最低,擔保業(yè)務(wù)必須在嚴格的授權(quán)下進行;三、確保擔保業(yè)務(wù)記錄的真實性。通過擔保業(yè)務(wù)內(nèi)部控制,確保所有擔保業(yè)務(wù)記錄均能如實反映實際情況,保證賬面擔保責任與實際擔保責任相一致;四、保障擔保業(yè)務(wù)會計披露的及時性、正確性和恰當性。擔保業(yè)務(wù)作為會計上的或有事項,可能會帶來或有負債及預(yù)計負債,應(yīng)當分別不同情況在會計報表及其附注中及時、正確、恰當?shù)丶右苑从?,以客觀地反映財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。
3、設(shè)計控制措施。企業(yè)在構(gòu)建與實施擔保業(yè)務(wù)內(nèi)部控制過程中,要強化對擔保業(yè)務(wù)控制點、尤其是關(guān)鍵控制點的風險控制,并采取相應(yīng)控制措施,控制措施要與擔保業(yè)務(wù)相融合,嵌入到擔保業(yè)務(wù)流程當中,主要包括:嚴格控制擔保行為,建立擔保決策程序和責任制度;明確擔保原則、擔保標準和條件以及擔保責任等相關(guān)內(nèi)容;加強擔保合同訂立的管理;及時了解和掌握被擔保人的經(jīng)營和財務(wù)狀況,防范潛在風險。
4、設(shè)計控制證據(jù)。為使擔保業(yè)務(wù)制度能夠有效實施,需要制定必要的表單,為擔保業(yè)務(wù)過程留下控制證據(jù)。擔保業(yè)務(wù)相關(guān)表單很多,包括擔保業(yè)務(wù)風險評估報告、審核意見表、會議記錄、評估報告、抵押登記表、質(zhì)押登記表、擔保合同、擔保臺賬、跟蹤管理報告、財務(wù)報表附注、風險預(yù)警報告、審核意見書、相關(guān)決策文件、債權(quán)證明、追償方案等。
5、優(yōu)化控制制度。企業(yè)擔保業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度并不是新建的一套獨立制度,而是將內(nèi)部控制思想嵌入到擔保業(yè)務(wù)管理制度中去。擔保業(yè)務(wù)具體制度因企業(yè)而不同,從務(wù)實角度考慮,管理制度不宜過多,可制定一套統(tǒng)一的擔保業(yè)務(wù)控制管理制度,其中至少應(yīng)明確調(diào)查評估與審批、執(zhí)行與監(jiān)控等環(huán)節(jié)的職責和審批權(quán)限。
6、繪制控制流程圖。擔保業(yè)務(wù)控制流程圖應(yīng)根據(jù)擔保業(yè)務(wù)流程、風險點、控制點及相關(guān)控制措施,結(jié)合單位實際情況來繪制,尤其是應(yīng)把擔保業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程和擔保業(yè)務(wù)流程整合在一起,并在圖上標示風險點和控制點。
7、編制控制矩陣。擔保業(yè)務(wù)控制矩陣是對業(yè)務(wù)流程圖中風險點、控制措施和控制證據(jù)等的詳細說明與描述,是擔保業(yè)務(wù)內(nèi)部控制設(shè)計結(jié)果的集中體現(xiàn)和上述工作的綜合匯總,也是企業(yè)內(nèi)部控制管理手冊的重要組成部分。
本階段設(shè)計工作成果是,形成《擔保業(yè)務(wù)控制控制要點及關(guān)鍵控制表》、《擔保業(yè)務(wù)內(nèi)部控制目標表》、《擔保業(yè)務(wù)內(nèi)部控制措施表》、《擔保業(yè)務(wù)控制證據(jù)表》、《擔保業(yè)務(wù)制度完善建議表》、《擔保業(yè)務(wù)控制流程圖》、《擔保業(yè)務(wù)控制矩陣》等。
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