也談?dòng)嘘P(guān)初始項(xiàng)目的修改

來(lái)源: 福建省財(cái)會(huì)管理干部學(xué)院電教中心·胡燕編輯： 2002/03/26 14:05:18　　字體：大小

拜讀了貴刊2000年第4期《在不增刪憑證的情況下進(jìn)行有關(guān)初始項(xiàng)目的修改》一文(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《在文》)，對(duì)文中所介紹的修改有關(guān)初始項(xiàng)目的方法有不同的意見(jiàn)，在此與《在文》作者商榷，并請(qǐng)大家指正。

　　正如《在文》所述，“會(huì)計(jì)科目一經(jīng)使用，則初始化的有關(guān)內(nèi)容不得隨意修改?！北娝苤?，所有會(huì)計(jì)軟件在輸入憑證時(shí)都能夠自動(dòng)進(jìn)行借貸平衡檢查，保證了每張憑證及日常帳務(wù)處理符合借貸平衡的基本要求，而期初余額則是各科目單獨(dú)輸入的。正因此，在全部期初數(shù)據(jù)輸入后必須進(jìn)行試算平衡，正確后方可建帳，一旦初始建帳完成，轉(zhuǎn)入日常帳務(wù)處理后，就不能直接修改期初數(shù)據(jù)。而《在文》接下來(lái)的一段話(huà)卻說(shuō)“必須修改有關(guān)初始內(nèi)容時(shí)，原則上雖然不能修改，但仍可靈活采用本文所述方法來(lái)達(dá)到自己的目的”。這種“靈活性”正是會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用中的大忌，違反了會(huì)計(jì)軟件控制的基本要求。試想，如果已輸入了幾個(gè)月的憑證后還允許修改科目期初余額，如何保證試算平衡?這幾個(gè)月的帳目是否要全部重新結(jié)帳？

　　《在文》所提到的“對(duì)已使用的某科目增設(shè)下級(jí)科目”的問(wèn)題，在實(shí)踐中并不少見(jiàn)，會(huì)計(jì)軟件應(yīng)對(duì)此提供合適的解決方法，使之既不違反會(huì)計(jì)原則又簡(jiǎn)便易行，否則就難以適應(yīng)會(huì)計(jì)工作的實(shí)際需要。從筆者所使用過(guò)的商品化會(huì)計(jì)軟件來(lái)看，可采用以下兩種方法：

　　1.有的軟件(如安易)允許直接增設(shè)下級(jí)科目。例如，為221科目增設(shè)下級(jí)科目時(shí)，將221科目的期初余額和發(fā)生額自動(dòng)轉(zhuǎn)入增設(shè)的第一個(gè)下級(jí)科目中。在年終結(jié)帳完畢，一月份憑證尚未輸入之前，允許對(duì)各科目余額進(jìn)行調(diào)整。因此，增設(shè)下級(jí)科目最好放在每年一月進(jìn)行。

　　2.現(xiàn)有的商品化會(huì)計(jì)軟件普遍可設(shè)立多套帳，允許各套帳之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。因此，出現(xiàn)上述問(wèn)題時(shí)，另建一套帳并將原套帳的數(shù)據(jù)復(fù)制過(guò)來(lái)略加修改即可。

　　此外，還有一個(gè)教學(xué)上的小問(wèn)題。《在文》中舉例時(shí)提到“將221科目隨意改為另外一個(gè)科目(如現(xiàn)金101)”。筆者認(rèn)為，在遇到類(lèi)似需要臨時(shí)借用其他科目的情況時(shí)，應(yīng)向?qū)W生建議盡量采用未使用過(guò)的或不常用的科目，而不是“現(xiàn)金”這類(lèi)常用科目，這樣在改回來(lái)時(shí)，查找和修改都比較方便，可降低出錯(cuò)的機(jī)率。

　　從上述討論可看出，選用商品化會(huì)計(jì)軟件不能只看其主要流程和界面，而需要深入了解其細(xì)節(jié)，特別是糾錯(cuò)功能、擴(kuò)展功能等方面，要做到既不違反會(huì)計(jì)原則又簡(jiǎn)便易行，這也是會(huì)計(jì)軟件需要進(jìn)一步提高和完善之處。

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