企業(yè)對有關財產(chǎn)物資、貨幣資金、有價證券的收付、債權(quán)債務的發(fā)生和結(jié)算、資產(chǎn)的增減和費用的支付等經(jīng)濟業(yè)務,規(guī)定必須有兩名或兩名以上工作人員分工負責處理,以起到相互制約作用,這就是內(nèi)部控制制度。建立企業(yè)內(nèi)部控制制度,就是在企業(yè)內(nèi)部的職責分工、責任制度、財務會計制度和財產(chǎn)物資管理制度等有關企業(yè)管理制度中,都要具體體現(xiàn)內(nèi)部控制的要求。
內(nèi)部控制制度的必要性
企業(yè)內(nèi)部控制制度劃分為內(nèi)部管理控制制度與內(nèi)部會計控制制度兩大類。內(nèi)部管理控制制度是指那些對會計業(yè)務、會計記錄和會計報表的可靠性沒有直接影響的內(nèi)部控制。例如,企業(yè)單位的內(nèi)部人事管理、技術管理等,就屬于內(nèi)部管理控制。
內(nèi)部會計控制制度是指那些對會計業(yè)務、會計記錄和會計報表的可靠性有直接影響的內(nèi)部控制。例如,由無權(quán)經(jīng)管現(xiàn)金和簽發(fā)支票的第三者每月編制銀行存款調(diào)節(jié)表,就是一種內(nèi)部會計控制,通過這種控制,可提高現(xiàn)金交易的會計業(yè)務、會計記錄和會計報表的可靠性。
企業(yè)單位制定內(nèi)部控制制度的基本目的在于:保證組織機構(gòu)經(jīng)濟活動的正常運轉(zhuǎn),保護企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整與有效運用,提高經(jīng)濟核算(包括會計核算、統(tǒng)計核算和業(yè)務核算)的正確性與可靠性,推動與考核企業(yè)單位各項方針、政策的貫徹執(zhí)行,評價企業(yè)的經(jīng)濟效益,提高企業(yè)經(jīng)營管理水平。內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理活動的各個方面,只要企業(yè)存在經(jīng)濟活動和經(jīng)營管理,就需要加強內(nèi)部控制,建立相應的內(nèi)部控制制度。
加強內(nèi)部控制制度應規(guī)范的主要內(nèi)容
在建立市場經(jīng)濟體制和深化會計改革過程中,企業(yè)在遵守會計準則的基礎上,應從本單位會計工作實際出發(fā),建立健全和強化自身合理的會計政策和會計控制制度。對會計政策和會計控制制度,應做出書面文字規(guī)定,這樣,不僅有利于企業(yè)有關人員了解處理日常會計事項的政策和方法,也有利于企業(yè)會計政策的前后連貫。為此應做到:
1.明確規(guī)定處理各種經(jīng)濟業(yè)務的職責分工和程序方法。企業(yè)要健全和強化內(nèi)部組織機構(gòu),它是企業(yè)經(jīng)濟活動進行計劃、指揮和控制的組織基礎,其核心問題是合理的職責分工。在一般情況下,處理每項經(jīng)濟業(yè)務的全過程,或者在全過程的某幾個重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要由兩個或兩個以上部門、兩名或兩名以上工作人員分工負責,起到相互控制的作用。
2.明確資產(chǎn)記錄與保管的分工。規(guī)定管錢、管物、管賬人員的相互制約關系,旨在保護資產(chǎn)的安全完整。
3.保證會計憑證和會計記錄的完整性和正確性。
4.明確規(guī)定建立財產(chǎn)清查盤點制度。
5.明確規(guī)定計算機財務管理系統(tǒng)操作權(quán)限和控制方法。
電算化可以大大提高會計工作效率和會計工作的水平。但是,不能以此代替原手工會計處理中已建立起來的內(nèi)部控制制度和管理制度,同時,還應加強對電算化系統(tǒng)的管理,這是會計系統(tǒng)安全、正常運行的前提。要明確系統(tǒng)管理人員、維護人員不得兼任出納、會計工作,任何人不得利用工具軟件直接對數(shù)據(jù)庫進行操作。程序設計人員還應對數(shù)據(jù)庫采用加密技術進行處理,嚴格按會計電算化系統(tǒng)的設計要求配置人員,健全數(shù)據(jù)輸入、修改、審核的內(nèi)部控制制度,保障系統(tǒng)設計的處理流程不走樣變型。
保證內(nèi)部控制制度執(zhí)行的主要措施
1.企業(yè)必須重視對內(nèi)部控制制度管理人員的選用。內(nèi)部控制制度設計得再完善,若沒有稱職的人員來執(zhí)行,也不能發(fā)揮作用。企業(yè)的用人政策直接影響著企業(yè)能否吸收有較高能力的人員來執(zhí)行內(nèi)部控制制度。要杜絕賬戶設置不合理、記錄不真實的情況,充分發(fā)揮會計控制制度的職能作用,則必須重視對內(nèi)部控制制度管理人員的選用和培訓,提高財會人員的素質(zhì),定期進行考評,獎優(yōu)罰劣。
2.企業(yè)必須發(fā)揮內(nèi)部審計機構(gòu)的作用。內(nèi)部審計機構(gòu)是強化內(nèi)部控制制度的一項基本措施,內(nèi)部審計工作的職責不僅包括審核會計賬目,還包括稽查、評價內(nèi)部控制制度是否完善和企業(yè)內(nèi)各組織機構(gòu)執(zhí)行指定職能的效率,并向企業(yè)最高管理部門提出報告,從而保證企業(yè)的內(nèi)部控制制度更加完善嚴密。
3.應發(fā)揮國家審計機關、部門審計機構(gòu)的權(quán)威性和監(jiān)督作用。定期或不定期的對企業(yè)內(nèi)部控制制度進行評價,以杜絕企業(yè)管理部門負責人濫用職權(quán)所造成的內(nèi)部控制制度形同虛設的情況。