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備考信息
一、什么是原始憑證
原始憑證,又稱原始單據(jù),是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得或填制的,用以記錄、證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成的原始憑證,是進行會計核算的原始資料。原始憑證記載著大量的經(jīng)濟信息,又是證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的初始文件,與記賬憑證相比較,具有較強的法律效力,所以它是一種很重要的憑證。
二、原始憑證的種類
1、外來原始憑證
外來原始憑證是指同外部單位發(fā)生經(jīng)濟往來關(guān)系時,從外部單位取得的原始憑證。如購貨時取得的發(fā)貨票、付款時所取得的收據(jù)等。
2、自制原始憑證
?。?)一次憑證,是指憑證的填制手續(xù)是一次完成的,用以記錄一項或若干項同類性質(zhì)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證。外來原始憑證和大部分自制原始憑證都是一次憑證,如收貨單、發(fā)貨單、購貨發(fā)票、付款收據(jù)、費用報銷
?。?)累計憑證是在一定時期內(nèi)連續(xù)記錄同類經(jīng)濟業(yè)務(wù),期末按其累計數(shù)作為記賬依據(jù)的自制原始憑證。主要適用于經(jīng)濟重復(fù)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù),如工業(yè)企業(yè)用的限額領(lǐng)料單。
(3)記賬編制憑證。在企業(yè)自制的各種原始憑證中,一般都是以實際發(fā)生或完成的經(jīng)濟業(yè)務(wù)為依據(jù),由經(jīng)辦人員填制并簽章,但有些自制原始憑證,則是由會計人員根據(jù)已經(jīng)入賬的結(jié)果,對某些特定事項進行歸類、整理而編制的。這種根據(jù)賬簿記錄而填制的原始憑證,稱為記賬編制憑證。如月末確定已銷商品成本時,根據(jù)庫存商品賬簿記錄所編制的成本計算表;月末計算產(chǎn)品生產(chǎn)成本時,所編制的制造費用分配表以及月末所編制的利潤分配計算表等。
(4)匯總原始憑證。實際工作中,為了集中反映某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的總括情況,并簡化記賬憑證的填制工作,往往將一定時期內(nèi)若于記錄同類性質(zhì)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證匯總編制成一張原始憑證,這種憑證稱為匯總原始憑證。如收貨匯總表、商品銷貨匯總表、發(fā)出材料匯總表等。匯總原始憑證所匯總的內(nèi)容,只能是同類經(jīng)濟業(yè)務(wù),即:將反映同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的各原始憑證匯總編制一張匯總原始憑證,不能匯總兩類或兩類以上的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。 匯總原始憑證也屬于原始憑證的范疇。
三、原始憑證的填制和審核
1、原始憑證的基本要素
原始憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)完成情況,明確有關(guān)單位與人員經(jīng)濟責(zé)任的證明單據(jù)。因此,必須認真如實地填制好原始憑證。雖然不同的原始憑證有其反映的不同經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、不同的格式,但都包含有以下幾個要素: (1)原始憑證的名稱; (2)原始憑證的編號; (3)填制原始憑證的日期; (4)填制和接受原始憑證的單位名稱; (5)有關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容; (6)經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及的數(shù)量、計量單位、單價和金額總量; (7)有關(guān)部門與人員的簽名或蓋章; (8)憑證附件。
2、原始憑證填制的要求
原始憑證是具有法律效力的證明文件,是進行會計核算的重要原始依據(jù)。原始憑證的填制必須符合下列基本要求:
?。?)記錄真實 原始憑證必須實事求是地填寫經(jīng)濟業(yè)務(wù),原始憑證上填制的日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額等必須與實際情況完全符合,確保憑證內(nèi)容真實可靠。
?。?)填制內(nèi)容要完整,不可遺漏 原始憑證必須按規(guī)定的格式和內(nèi)容逐項填寫齊全,同時必須由經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員簽字蓋章,對憑證的真實性和正確性負完全的責(zé)任。
(3)要明確經(jīng)濟責(zé)任 原始憑證上要有經(jīng)辦人員或部門的簽章。外來的原始憑證,從外單位取得的,必須蓋有填制單位的財務(wù)公章,從個人取得的,必須有填制人員的簽名或蓋章;自制原始憑證,必須有經(jīng)辦單位負責(zé)人的簽名或蓋章;對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位的財務(wù)公章。
?。?)填制及時,按照規(guī)定程序傳遞、審核,以便據(jù)以編制記賬憑證。
?。?)書寫清晰,字跡工整 原始憑證要用藍黑墨水書寫,支票要用碳素墨水填寫。兩聯(lián)或兩聯(lián)以上套寫的憑證,必須全部寫透。大小寫金額數(shù)字要符合規(guī)定,正確填寫。原始憑證上的文字和數(shù)字都要認真填好,要求字跡清楚,易于辨認,不得任意涂改、刮擦或挖補。一般憑證如果發(fā)現(xiàn)錯誤,應(yīng)當(dāng)按規(guī)定方法更正。而有關(guān)現(xiàn)金、銀行存款收支業(yè)務(wù)的憑證,如果填寫錯誤,不能在憑證上更正,應(yīng)加蓋“作廢”戳記,重新填寫,以免錯收錯付。 (6)各種原始憑證要延續(xù)編號 如果憑證已預(yù)先印定編號,如發(fā)票、支票、收據(jù)等,在需要作廢時,應(yīng)當(dāng)加蓋 “作廢”戳記,并連同存根和其他各聯(lián)全部保存,不得隨意撕毀。
3、原始憑證的審核
對會計憑證的審核是會計監(jiān)督的一個重要手段。原始憑證填制以后,為了保證其真實可靠,會計部門在據(jù)此填制記賬憑證人賬前,必須對其進行嚴(yán)格的審核。審核主要包括兩個方面:
?。?)審核原始憑證所汜錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合理性、合法性主要是審查記錄的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)法律、法令、制度和政策;是否執(zhí)行了預(yù)算、合同和計劃,是否符合經(jīng)濟核算的原則。若發(fā)現(xiàn)有違法違紀(jì)行為,要拒絕執(zhí)行,并向有關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)匯報。
?。?)對原始憑證的合理性進行技術(shù)性審核主要是審核原始憑證的內(nèi)容和填制手續(xù)是否符合規(guī)定的要求,即憑證所載的內(nèi)容是否與實際情況一致,該填的項目是否遺漏,數(shù)字是否清楚準(zhǔn)確,書寫是否規(guī)范,有關(guān)部門與人員是否都已簽名或蓋章。對有技術(shù)性問題的原始憑證要退回,補齊手續(xù)或更正錯誤。
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