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普華永道會計(jì)咨詢公司管理專家談運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)集中管理

2003-11-24 13:56 《中國財(cái)經(jīng)報(bào)》 【 】【打印】【我要糾錯
  在“互聯(lián)網(wǎng)時代的企業(yè)財(cái)務(wù)管理模式”研討會上,普華永道會計(jì)咨詢公司管理專家施(日文)的演講引起了與會者-企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的極大興趣,F(xiàn)將施的講演整理刊登如下,以饗讀者:

 、偌械内厔荨H和國內(nèi)日趨激烈的競爭,要求企業(yè)對自身有更全面的了解。我管理企業(yè)要知道我的核心競爭力在哪兒?而且當(dāng)我的投資非常分散,子公司分公司非常分散的情況下,必須知道自己的資源、自己的實(shí)力到底在哪兒,這樣才能在競爭當(dāng)中脫穎而出。

    ②資源的合理分配。舉個例子,我曾經(jīng)在中國非常大的進(jìn)出口公司做管理咨詢,他的銀行賬戶上差不多有四個億的現(xiàn)金。同時它的負(fù)債也是四個億,這就造成非常巨額的浪費(fèi)。

    ③加強(qiáng)控制,向世界一流企業(yè)看齊。這主要是預(yù)算計(jì)劃的控制,內(nèi)部的控制,內(nèi)部的審計(jì)等等。

  集中控制是更高層次的財(cái)務(wù)管理,這已經(jīng)成為一種趨勢。集中控制體現(xiàn)了更全面,更完善的財(cái)務(wù)管理。世界前500家大公司,所利用的信息,SAP系統(tǒng)大致達(dá)到80%,從他們的系統(tǒng)應(yīng)用側(cè)面或以看到,集中控制的趨勢。

  從長遠(yuǎn)看集中控制,大大降低管理成本,為什么會這樣說?為什么會用“長遠(yuǎn)”這個詞?大家知道信息技術(shù)如果使用,投資非常巨大,無論是硬件、網(wǎng)絡(luò)通訊、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用軟件,他們的投資非常大。一看到這種投資很難在后面企業(yè)的回報(bào)收回,更何況信息技術(shù)本身也很難衡量回報(bào)。從長遠(yuǎn)來看,信息系統(tǒng)如果能做到集中控制,能夠大大降低管理成本。

  另外,說到集中控制是達(dá)到更高信息技術(shù)應(yīng)用水平的基礎(chǔ),現(xiàn)在中國說Internet,互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)非常熱,大家都希望能夠趕上這撥。但是,如果你財(cái)務(wù)管理的水平、信息技術(shù)應(yīng)用的水平,企業(yè)本身沒有達(dá)到一定的高度,運(yùn)用那種技術(shù)實(shí)際是不現(xiàn)實(shí)的。

  提一個觀點(diǎn),對于財(cái)務(wù)集中,有不同的觀點(diǎn),這里有一個提法,對報(bào)表的集中、憑證的集中、交易的集中,這三種集中層次是一點(diǎn)點(diǎn)升高,他達(dá)到最高的境界應(yīng)該是交易集中。

    ①最普通的集中對一個集團(tuán)公司來說是每一家能夠給他提供比較完備的財(cái)務(wù)報(bào)表,這種集中很難避免有假賬、假表的情況。但是,他里面可以建立一些機(jī)制、建立一些相互制約的機(jī)制,報(bào)表當(dāng)中最容易達(dá)到的,也是水平最低的集中。

    ②憑證集中,實(shí)際是財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的集中,它財(cái)務(wù)的核算和處理,在一定程度上已經(jīng)都集中到總部。

    ③交易的集中,實(shí)際是更高層次的集中。整個交易的數(shù)據(jù)從源頭來,以銷售的數(shù)據(jù),銷售的數(shù)據(jù)采集了以后,能夠自然地通過我們說的應(yīng)收賬款系統(tǒng)達(dá)到總賬系統(tǒng),不需要財(cái)務(wù)人員很多的介入。采購系統(tǒng)同樣,通過應(yīng)付賬款的系統(tǒng)介入,庫存系統(tǒng)也是,資產(chǎn)管理系統(tǒng)也是。通過很多在業(yè)務(wù)上所發(fā)生的交易,使信息直接進(jìn)入財(cái)務(wù),財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用到最高的境界,應(yīng)該和業(yè)務(wù)系統(tǒng)完美地結(jié)合,財(cái)務(wù)達(dá)到最高的層次是業(yè)務(wù)的直接進(jìn)入到財(cái)務(wù)。

  我對三種情況分別舉例子。

  第一個案例,中國石油天然氣股份有限公司,在國外上市成功。它的特點(diǎn)是跨行業(yè)、跨地區(qū)、多層次。雖然它是石油天然氣公司,石油天然氣方面有開發(fā)、管道、天然氣、煉油、化工、銷售,還有科研,它從行業(yè)來說跨很多的行業(yè)。跨地區(qū),因?yàn)樗髅娴轿鞑,東面到上海,南面到海南島,北面到黑龍江,全國各地都有它的公司。層層合并、分布調(diào)整、多重驗(yàn)證,實(shí)現(xiàn)了多個層次,目前,公司整個的機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)也非常順利。中國石油公司在短短的幾個月里面滿足國外投資人的需要報(bào)表,這是非常不容易的。還有另外一種體系,我們稱為KPI體系,這是關(guān)鍵業(yè)務(wù)指標(biāo)的考核體系。這個考核體系的生成,又在另外一套報(bào)表系統(tǒng)里形成,這里又有一種對立的關(guān)系。

  從我們管理咨詢公司做過的企業(yè)來說,國外企業(yè)和國內(nèi)企業(yè),有一個很大的差別就在于內(nèi)部審計(jì)所執(zhí)行的力度。舉個例子,我們在武漢做過一個非常著名的企業(yè),百威啤酒,這是非常賺錢的企業(yè),而且在中國的效益非常好。但是我們在做項(xiàng)目時,發(fā)現(xiàn)一個非常有趣的現(xiàn)象,總部的哪個人物過來,他們都不害怕,但是總部的審計(jì)人員過來,總經(jīng)理就非常害怕,因?yàn)閷徲?jì)人員可以當(dāng)場把總經(jīng)理罷免。

  第二個案例,中國石油委內(nèi)瑞拉公司。這個例子非常具有典型性。在1998年有一個統(tǒng)計(jì),中國真正在海外的投資,中國石油占了80%以上,它在委內(nèi)瑞拉的投資達(dá)到30萬美金。中國在投資上,也想使用國外通用的SAP這種軟件,但是目前管理水平和世界好的企業(yè)相比,差異很大。所以當(dāng)時只選擇了國外中型的軟件Pcatinum SQL.實(shí)現(xiàn)的方式是多種通訊方式的集中管理。它在加拉加斯首都,我當(dāng)時去另外兩個油田都是坐飛機(jī)過去,但是三地的賬都是由加拉加斯總部一個地方做的。這種舉措非常好,但是可惜出現(xiàn)了一個很大的問題,反映非常慢。我打開一個憑證,憑證很慢,我就去喝杯咖啡,然后再聊聊天,回來一看,還沒有反映。到底怎么回事?加拉加斯總部跟一個通訊公司聯(lián)系,通訊公司是個衛(wèi)星公司,通過衛(wèi)星連接到了Caracoles的地方。它的選擇方式就是客戶服務(wù)器的方式,經(jīng)過分析以后,實(shí)際上在于它當(dāng)種傳輸模式,通過微波以及Caracoles到企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng),通過幾種方式不斷的在轉(zhuǎn)換,通過路由器里面的各種轉(zhuǎn)換以后,信號處理變得非常復(fù)雜?蛻舴⻊(wù)器就是通過客戶機(jī)跟客戶不斷的交互的形式做到。這種交互特別頻繁以后,特別是里面的通訊方式是異構(gòu)的通訊方式,這樣就會變得非常緩慢。這是當(dāng)時他們投資很多,但又碰到很大的一個問題。這個問題已經(jīng)嚴(yán)重影響了他們的財(cái)務(wù)正常運(yùn)作。

  解決這種問題帶來的好處是非常大的,它幾乎能夠隨時出整體的報(bào)表,因?yàn)樗械慕灰,所有的憑證都在總部。每一筆大的交易變化從總部都能看到。

  第三個案例說空中客車公司?罩锌蛙囋诒本C(jī)場附近的地方。交易的集中怎么做到?空中客車公司是一個配件中心,也是一個培訓(xùn)中心。從配件角度來說,它要在東亞這個地方,給所有東亞的航空公司配件。形成這樣一個配件中心,它必須要能夠?qū)崟r控制。第一,作為歐洲國家的公司,它非常重視質(zhì)量,因?yàn)閷娇諄碚f,配件質(zhì)量不能錯,如果配件錯了,會導(dǎo)致空中事故。所以在東亞這邊,并沒有建立單一的一種財(cái)務(wù)系統(tǒng)或者是庫存管理系統(tǒng)。這個庫存管理系統(tǒng)跟德國的SAP系統(tǒng)聯(lián)系。我當(dāng)時親眼看到它的操作是在中國,一個倉庫僅僅要發(fā)掉一個小小的螺母,都會通過專線跟德國連接,直接在那邊扣除庫存,這樣會用統(tǒng)一的代碼。它實(shí)現(xiàn)的成本非常高,但它把錢用在刀刃上,用在配件管理上,因?yàn)榕浼芾硎钦麄航空公司,作為飛機(jī)制造商非常重要的部分,因?yàn)樗WC配件的質(zhì)量。

  最后,新技術(shù)的應(yīng)用使集中達(dá)到了一種可能性。首先是瀏覽器和服務(wù)器的技術(shù)。通過這種技術(shù),又變成一種真正的集中。就是所有的信息都集中。每一個電腦只需要用一個瀏覽器就可以看到所有集中在總部服務(wù)器上的信息。大家必須注意,當(dāng)它越來越集中,實(shí)際上對整個網(wǎng)絡(luò),對通訊技術(shù)的依賴性越強(qiáng),一旦網(wǎng)絡(luò)中斷,或者出現(xiàn)其他問題,就會造成很大的損失。作為每一個企業(yè),必須非常注意市場的變化,才能真正達(dá)到這種水平。

  另外,綜合數(shù)據(jù)管理技術(shù)。這個比較復(fù)雜。比如前面說到的中國石油公司,比如在某些點(diǎn),比如大慶、遼河,在那個范圍里實(shí)現(xiàn)集中,跟總部的關(guān)紗可以采取綜合數(shù)據(jù)管理技術(shù),就是不斷復(fù)制更新數(shù)字的方法。

  對于集團(tuán)公司的財(cái)務(wù)管理,大的趨勢是盡量從繁重的核算當(dāng)中脫離出來,把更多的時間放在支持決策、作出分析上,這是一個必然的目標(biāo)。

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