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自己動手為帳務(wù)系統(tǒng)添加規(guī)章制度方面的聯(lián)機幫助內(nèi)容

2002-3-26 14:19  【 】【打印】【我要糾錯
    一般情況下,投入實際使用的軟件系統(tǒng),都會有較完善的關(guān)于操作方法的聯(lián)機幫助。對于一般辦公軟件,這或許就足夠了。但對于會計核算軟件,由于實務(wù)處理時要經(jīng)常性地查閱一些收支標準、費稅比率、法規(guī)制度等方面的信息,依靠系統(tǒng)自帶的幫助文件,顯然無法提供這方面的參考。如果能自己將本單位做帳時常用到的參考資料組織起來,加入到當前系統(tǒng)中去,象調(diào)用系統(tǒng)自有的聯(lián)機幫助一樣方便地調(diào)用參閱,必將大大方便會計人員的日常工作。經(jīng)實驗證明這是可行的,而且不需要專門的計算機編程知識,一般熟悉Windows的計算機操作人員就可以自己動手完成。

  這一功能是通過擴充帳務(wù)系統(tǒng)自有的幫助文件條目來實現(xiàn)的,惟一條件是該帳務(wù)軟件必須是標準的Windows9X版本。為方便敘述,現(xiàn)以用友7.21版的帳務(wù)系統(tǒng)軟件為例,說明其具體實現(xiàn)方法。用友軟件的安裝路徑是“C:\UFSOFT72”,其幫助文件名為“ZW.HLP”。

  一、準備軟件工具

  改造幫助系統(tǒng)的過程要用到美國微軟公司的幫助文件生成工具MicrosoftHelpWorkshop,如果不能確定當前機器上是否安裝有該軟件,請先用查找功能在計算機上查找名為HCW.EXE的程序,它是MicrosoftHelpWorkshop的主要部件。如果經(jīng)查機器中沒有該工具軟件,可以在Office、VB或VC等的專業(yè)版光盤中找到并安裝它。

  除此之外,機器中還應(yīng)該安裝有Word或WordPerfect等支持RTF格式文件的字處理軟件。

  二、建立主題文件

  將所有適用于本單位的內(nèi)外部標準、比率、規(guī)定等資料匯集起來,按不同主題適當歸類、設(shè)計好各主題標題。

  啟動字處理軟件,這里假設(shè)為Word,點擊“視圖(V)”菜單的“頁面(P)”選項,使文本按頁面方式顯示。將組織好的參考資料按主題輸入計算機,建議主題標題用比內(nèi)容大一號的字體或粗體顯示,注意在一個主題的內(nèi)容輸入完后,用分頁符(Ctrl+Enter)辟出一個新頁,在新頁上開始寫下一個主題,以使各主題間脈絡(luò)清晰,便于閱讀。

  給每個主題設(shè)計一個惟一的識別標志,識別標志的文字可以與主題標題文字相同,也可以不同。但必須注意一點,由于幫助系統(tǒng)最終是根據(jù)這個標志來識別、鏈接和引用一個主題的,故而應(yīng)確保它的惟一性。

  識別標志在主題文件中是作為主題標題的腳注予以定義的,方法是:將光標移到標題前,點擊Word的“插入(I)”菜單的“腳注和尾注(G)…”選項,在“腳注和尾注”窗口的“自定義標記(C)”后的輸入框中輸入一個“!碧,按“確定”,光標會自動跳轉(zhuǎn)到頁面底部的腳注定義區(qū)。

  在腳注定義區(qū)域中,緊接“!碧栞斎胱R別標志文本,將光標回到標題處,此時在標題前應(yīng)能看到一個“!碧枴

  重復(fù)以上步驟,完成各主題內(nèi)容的錄入,以及各主題標題及標題識別標志(腳注)的定義。

  關(guān)閉文件,在“MicrosoftWord”窗口詢問“是否保存對文檔1的修改?”時選擇“是(Y)”。在隨后出現(xiàn)的“保存為”窗口中的“文件名(N):”后輸入自己定義的文件名,本文示例中為“MyFile”。在“保存類型(T):”輸入框中,務(wù)必將文件格式選為“RTF格式”。為簡化操作,并建議將文件保存在HCW.EXE所在目錄中
。
  以下是“MyFile.RTF”示例文件在“頁面”視圖下的外觀,共兩個主題,分為兩頁。“差費報銷標準”和“控購商品目錄”分別為主題標題,“差費”、“控購”分別為兩標題的識別標志,其形式為腳注。

 。2钯M報銷標準
  火路途時間表…
  各類人員補助標準…
  …
  …
 。
 。2钯M
 。?刭徤唐纺夸
  小汽車
  移動電話
  …
  …
 。
  #控購
  
  三、編譯主題文件

  參考資料按上文要求錄入到計算機后,還要運行HCW.EXE將其編譯成標準的Windows9X幫助文件,這樣才能按Windows9X用戶習(xí)慣的方式打開和使用它。具體操作如下:

  啟動HCW.EXE,第一步是為編譯工作創(chuàng)建一個項目管理文件,方法是:在“MicrosoftHelpWorkshop”窗口中點擊“File”菜單,選擇“New...”選項,在隨即出現(xiàn)的“New”窗口中選擇“HelpProject”,按“OK”。在“ProjectFileName”窗口的“文件名(N):”后為項目管理文件命名,此名也是編譯后的主題文件的默認名稱,假設(shè)為“MyFile”。按“保存(S)”,程序返回“MicrosoftHelpWorkshop-[myfile]”窗口。

  第二步,將已編輯好的主題文件加入到項目管理文件中:點擊“MicrosoftHelpWorkshop-[myfile]”窗口中的“Files…”按鈕,在彈出的“TopicFiles”窗口中按“Add…”鈕,在名為“打開”的窗口中選中已編輯好的主題文件“MYFILE”,按“打開(O)”,窗口返回到“TopicFiles”,可以看到“MYFILE.itf”已被加入到“Topicfiles”文件列表中。按“OK”鈕,程序仍舊返回到“MicrosoftHelpWorkshop-[myfile]”窗口。

  第三步,實施編譯:在“MicrosoftHelpWorkshop-[myfile]”窗口中按“SaveandCompile"鈕,窗口中將出現(xiàn)一些編譯信息,報告編譯過程的結(jié)束。

  關(guān)閉“MicrosoftHelpWorkshop-[myfile]”窗口,在HCW.EXE所在的目錄中應(yīng)能找到編譯后的主題文件“MYFILE”,其圖標形狀是一本合上的書,文件全名為“MyFile.HLP”。將該文件移到帳務(wù)系統(tǒng)的安裝目錄“C:\UFSOFT72"中備用。

  四、將自己的幫助主題連接到帳務(wù)系統(tǒng)中

  運行HCW.EXE,首先打開帳務(wù)系統(tǒng)的幫助目錄表文件,方法是:在“MicrosoftHelpWorkshop”窗口中點擊“File”菜單,選擇“Open…”選項。在“Open”窗口中將“文件類型(T):”設(shè)置為“HelpContents(.CNT)”,“搜索(I):”輸入框中的路徑選為帳務(wù)系統(tǒng)的安裝路徑“C:\UFSOFT72”,正常時,應(yīng)能看到有著打開的書狀圖標的一個或多個文件,這些都是帳務(wù)系統(tǒng)的幫助目錄表文件。選擇你想要將自己的主題加入其中的目錄表,本例中為“ZW”,按“打開(O)”鈕,你會看到熟悉的目錄內(nèi)容,如下所示:

  系統(tǒng)簡介
  主要功能
  新增功能
  操作流程
  新用戶操作流程
  …
  …

  第二步,將自己的幫助主題插入到系統(tǒng)中:光標移到要插入的位置,例如“系統(tǒng)簡介”處,按“AddAbove…”鈕,在“EditContentsTabEntry”窗口中點擊“Heading”單選鈕,定義插入內(nèi)容的總目錄。在“Title:”輸入框處輸入總目錄的文本,如“我的主題”,按“OK”返回。

  光標移到“我的主題”總目錄處,按“AddBelow…”鈕,在“EditContentsTabEntry”窗口中點擊“Topic”單選鈕,定義下級目錄。在“Title:”輸入框處輸入下級目錄的名稱,如“差費標準”,在“TopicID:”輸入框處輸入要引用的主題的識別標志,即上文中的標題腳注,如“差費”。在"Helpfile:”輸入框處輸入編譯后的主題文件全名,示例中為“MyFile.HLP”,按“OK”返回。

  重復(fù)以上步驟,完成各底層目錄的名稱、引文的標志和引文所在文件的定義,關(guān)閉“MicrosoftHelpWorkshop-[myfile]”窗口,系統(tǒng)將彈出一個“MicrosoftHelpWorkshop”窗口,詢問“SavechangetoZw?”,請選擇“是(Y)”。

  第三步,用“WinHelp.EXE”初始化改造后的帳務(wù)系統(tǒng)幫助文件:在Windows9X的“開始”菜單中點擊“運行(R)…”選項,在“運行”窗口的“打開(O):”輸入框中鍵入“WinHelp”,按“確定”。在隨后的“打開”窗口中,“搜索(I):”輸入框中的路徑選為帳務(wù)系統(tǒng)路徑“C:\UFSOFT72”,選中帳務(wù)系統(tǒng)的幫助文件“ZW”,按下“打開”按鈕。在打開的帳務(wù)系統(tǒng)幫助文件中找到你自己的目錄,試著雙擊這些目錄,應(yīng)該能看到你自己的幫助主題內(nèi)容。按“取消”鈕關(guān)閉文件,初始化過程即告完成。雖然這一過程表面看只是簡單地用“WinHelp.EXE”打開又關(guān)閉了“ZW.HLP”文件,但其內(nèi)部隱含著“WinHelp.EXE”對“ZW.HLP”的初始化操作,如果沒有這一步驟,在帳務(wù)系統(tǒng)中調(diào)用聯(lián)機幫助時,新添內(nèi)容就不會顯現(xiàn)。

  至此,全部改造工作即告結(jié)束,用戶就可以在今后的帳務(wù)處理中參考自己的幫助主題了。