——實(shí)施ERP過(guò)程中流程與財(cái)務(wù)融合的實(shí)務(wù)點(diǎn)滴
ERP系統(tǒng)成功上線并順利完成了交接，是大家值得慶賀的一件大事。在實(shí)施的過(guò)程中，也出現(xiàn)了這樣那樣的問(wèn)題，但我們這個(gè)團(tuán)隊(duì)自始至終循著“發(fā)現(xiàn)問(wèn)題-分析問(wèn)題-解決問(wèn)題”這個(gè)模式，圓滿地處理了相關(guān)問(wèn)題，確保了系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，終于讓當(dāng)初不被人識(shí)的QAD公司的ERP系統(tǒng)由一只丑小鴨轉(zhuǎn)變成了一只白天鵝，在我們的日常工作中成了一項(xiàng)不可或缺的工具。由于ERP流程與財(cái)務(wù)的成功融合，公司還榮獲勝Q(mào)AD公司2006年度最佳用戶獎(jiǎng)。作為一名財(cái)務(wù)人員，有幸參與并見(jiàn)證了這一切，現(xiàn)將ERP實(shí)施過(guò)程中流程與財(cái)務(wù)融合的一些點(diǎn)滴成文，與大家分享。
初次結(jié)賬，遭遇過(guò)渡賬戶余額不平
有句俗話叫萬(wàn)事開(kāi)頭難，這句話一點(diǎn)也不假。對(duì)于運(yùn)行QAD公司的MRG/PRO系統(tǒng)后財(cái)務(wù)的第一次結(jié)賬，大家心里難免有些忐忑。雖然是法定的元旦休息日，財(cái)務(wù)人員還是早早來(lái)到了辦公室，作好結(jié)賬前的準(zhǔn)備工作，將所有的憑證過(guò)賬，然后將總賬余額和庫(kù)存余額一一核對(duì)……一切工作都有條不紊地進(jìn)行著。在查看總帳余額報(bào)表時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)了過(guò)渡賬戶（科目代碼999999）的借方和貸方金額不平。按當(dāng)時(shí)設(shè)計(jì)過(guò)渡賬戶的思路，到結(jié)賬時(shí)它的借貸金額一定是相等的。接下來(lái)，我們查找總帳的明細(xì)帳，并將，一條一條的明細(xì)記錄被打印了出來(lái)，順著這個(gè)軌跡，我們最終查到了原因：在初始化設(shè)置賬戶時(shí)，未將所有委外加工的物料的項(xiàng)目設(shè)置全，而是設(shè)置為999999科目。鑒于這種情況，我從總賬模塊將過(guò)渡賬戶的余額作了調(diào)整，使過(guò)渡賬戶的借貸平衡了。
DR：999999 CR：庫(kù)存相關(guān)科目（1211/1221等）
結(jié)完賬后，對(duì)屬于委外加工的所有物料進(jìn)行了賬戶設(shè)置，將物料及轉(zhuǎn)包使用差異和費(fèi)率差異進(jìn)行了科目設(shè)置（見(jiàn)附圖1）。
庫(kù)存與總賬比較：生產(chǎn)成本少了幾十萬(wàn)
剛上線運(yùn)行了四個(gè)月的ERP系統(tǒng)，因?yàn)楣景l(fā)展戰(zhàn)略的需要而要轉(zhuǎn)換到新的庫(kù)中。這對(duì)大家來(lái)說(shuō)又是一個(gè)嚴(yán)峻的考驗(yàn)，但大家并沒(méi)有被困難所嚇倒。在對(duì)系統(tǒng)有四個(gè)月的操作經(jīng)驗(yàn)的指引下，大家按規(guī)范流程一步一步地抓落實(shí)。按系統(tǒng)的設(shè)計(jì)邏輯，庫(kù)中在制品的生產(chǎn)成本（庫(kù)存科目124110）應(yīng)該與總賬的生產(chǎn)成本（總帳410110下的在制品科目）是相等的。但在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的一次核對(duì)中，發(fā)現(xiàn)這兩個(gè)數(shù)據(jù)是不一致的，前者比后者多了幾十萬(wàn)。原因何在？首先我們將涉及到生產(chǎn)成本的明細(xì)記錄導(dǎo)了出來(lái)，經(jīng)過(guò)緊張的計(jì)算、分析和比對(duì)，問(wèn)題的癥結(jié)找到了：在進(jìn)行加工單會(huì)計(jì)結(jié)算時(shí)，本應(yīng)將生產(chǎn)成本中的工（Labour）和費(fèi)（Burden）結(jié)轉(zhuǎn)到料上來(lái)，但我們?cè)诓块T(mén)的維護(hù)中沒(méi)有設(shè)置工和費(fèi)，這樣工和費(fèi)未結(jié)轉(zhuǎn)到料上來(lái)，才導(dǎo)致賬戶的金額少了幾十萬(wàn)。
原因找到了，接下來(lái)是賬務(wù)的調(diào)整，我們按差異的金額及時(shí)地在總帳中進(jìn)行了工和費(fèi)結(jié)轉(zhuǎn)到料上的賬務(wù)處理，確保了這兩項(xiàng)金額的一致，賬務(wù)處理為：
DR：410110 CR：410120 410130
同時(shí)，DR：410120 410130 CR：相關(guān)科目
結(jié)完賬后，在系統(tǒng)中對(duì)部門(mén)中的工費(fèi)分別進(jìn)行了設(shè)置（見(jiàn)附圖2科目為410120和410130）。經(jīng)過(guò)追蹤，至今未出現(xiàn)類似的情況。
記賬憑證的金額出現(xiàn)了“？”號(hào)
在我們對(duì)ERP系統(tǒng)日常的操作和監(jiān)控中，最有意思的一次莫過(guò)于發(fā)現(xiàn)記賬憑證的幾條記錄的金額出現(xiàn)“？”號(hào)了。這次的“？”號(hào)在我們的一次加工單會(huì)計(jì)結(jié)算就被發(fā)現(xiàn)了，于是對(duì)馬上問(wèn)題進(jìn)行了追蹤。經(jīng)過(guò)對(duì)系統(tǒng)中運(yùn)行數(shù)據(jù)的查找與分析，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題產(chǎn)生在加工單物料清單的維護(hù)上：因生產(chǎn)的需要，在發(fā)放未入BOM（Bill of material）的物料時(shí)，操作人員在“計(jì)量單位”這個(gè)欄目輸入了“？”，計(jì)算物料的價(jià)值時(shí)，數(shù)量的計(jì)量單位“？”乘以單價(jià)，這樣就使賬務(wù)上也出現(xiàn)了“？”的金額。
問(wèn)題的原因查找到了，接下來(lái)的工作是如何處理。詢問(wèn)了ERP的實(shí)施顧問(wèn)，她們說(shuō)以前還未見(jiàn)過(guò)這樣的情況。于是我們會(huì)同IT部在模擬庫(kù)進(jìn)行了一系列的測(cè)試，做同樣的工單，一個(gè)輸入正確的計(jì)量單位，一個(gè)輸入帶“？”的計(jì)量單位，再將兩個(gè)工單產(chǎn)生的財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行比較，然后根據(jù)正確財(cái)務(wù)結(jié)果的數(shù)據(jù)來(lái)填寫(xiě)有“？”金額的記賬憑證（見(jiàn)附圖3），這樣，問(wèn)題就得到了圓滿的解決。
重復(fù)生產(chǎn)怎么有余額了？
因?yàn)楣驹贓RP上線時(shí)是沒(méi)有進(jìn)行工時(shí)匯報(bào)的，所以重復(fù)生產(chǎn)線是沒(méi)有庫(kù)存余額的。所發(fā)生的工費(fèi)是這樣處理的：系統(tǒng)進(jìn)行重復(fù)生產(chǎn)時(shí)，通過(guò)預(yù)提將其放入一個(gè)“水池”里，表現(xiàn)為該產(chǎn)品類生產(chǎn)成本的負(fù)數(shù)金額，實(shí)際發(fā)生的工費(fèi)通過(guò)重復(fù)生產(chǎn)結(jié)算賬務(wù)處理流進(jìn)這個(gè)“水池”，賬戶中為該產(chǎn)品類生產(chǎn)成本的正數(shù)金額。如有差異則是系統(tǒng)維護(hù)有誤。弄清了這個(gè)原理，我們的檢查并有了針對(duì)性。
一次，在檢查重復(fù)生產(chǎn)的在制品余額時(shí)，我們居然發(fā)現(xiàn)它有了余額！于是分析工作也緊鑼密鼓地展開(kāi)了，在檢查到SMT（Surface mounting technology）工序的回沖（Flashback）事務(wù)時(shí)，這個(gè)異常便得到了合理的解釋：因當(dāng)時(shí)回沖的物料更換比較頻繁，操作人員在回沖入庫(kù)時(shí)多回沖了某個(gè)訂單的數(shù)量，導(dǎo)致下一回沖序列有負(fù)數(shù)待沖數(shù)量（見(jiàn)附圖4） .這樣，解決問(wèn)題的方案也出臺(tái)了，即用負(fù)數(shù)回沖了多回沖的這個(gè)訂單的數(shù)量。
當(dāng)然，上述僅僅是我們解決系統(tǒng)流程與財(cái)務(wù)融合過(guò)程中所遇到的幾個(gè)典型事件而已。系統(tǒng)還在繼續(xù)運(yùn)行，新的問(wèn)題還會(huì)產(chǎn)生，但只要我們有了克難制勝的心態(tài)，一切問(wèn)題都會(huì)迎刃而解。不僅如此，憑借ERP系統(tǒng)這個(gè)平臺(tái)，我們的財(cái)務(wù)核算工作也逐步由過(guò)去的事后控制變?yōu)槭轮锌刂坪褪虑翱刂疲贗T等部門(mén)的協(xié)助下，我們相繼開(kāi)發(fā)出了費(fèi)用控制表、零件成本變化曲線圖等模塊（見(jiàn)附圖5、6），為公司的管理上臺(tái)階提供了有力的依據(jù)。
我們深信，隨著QAD公司ERP系統(tǒng)運(yùn)行的逐步深入和系統(tǒng)潛能的充分開(kāi)發(fā)，ERP系統(tǒng)將在公司的發(fā)展壯大過(guò)程中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用！
參考資料
1.QAD公司的MFG/PRO電子版文檔……………… QAD公司
2.企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則
3.《企業(yè)成本學(xué)》………………………………李定安 主編
