如今，各種各樣的信息化軟件令人眼花繚亂。對于企業(yè)來說，要想挑選到真正適合自己的那款信息化軟件，絕非易事。記者采訪了北京東山瑞企軟件有限公司技術(shù)總監(jiān)謝古今，他的觀點(diǎn)可為許多企業(yè)在選擇企業(yè)管理軟件上指點(diǎn)迷津。

　　“純粹的財(cái)務(wù)軟件只能滿足簡單的記賬需求，這對于現(xiàn)代企業(yè)來說顯然是不夠的，現(xiàn)在企業(yè)更需要的是能全面提升企業(yè)管理水平的管理軟件，這需要不同的管理軟件或集成的管理平臺(tái)來協(xié)助達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，如財(cái)務(wù)管理、合同管理、供應(yīng)鏈管理、生產(chǎn)制造、人力資源、客戶關(guān)系等不同的管理軟件或集成這些功能的管理軟件包。”謝古今表示。

　　明確自身需求很重要

　　謝古今告訴記者，選擇什么樣的信息化軟件，這與企業(yè)所處的行業(yè)、規(guī)模和類型有著密切關(guān)系，同時(shí)與管理者的特定管理目標(biāo)、管理方法息息相關(guān)。

　　特大、大型企業(yè)多喜歡選用國外的管理軟件，像SAP、ORACLE等；生產(chǎn)制造企業(yè)多選用以財(cái)務(wù)為核心的ERP軟件，以實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，注重料、工、費(fèi)的核算；商貿(mào)型企業(yè)多注重庫存管理，以便及時(shí)了解商品的銷售和進(jìn)貨狀況；項(xiàng)目制造型企業(yè)主要關(guān)注的是從立項(xiàng)到項(xiàng)目結(jié)束之前，如何把項(xiàng)目順利做完，主要關(guān)注協(xié)同制造類軟件，包括項(xiàng)目、合同管理、物料等方面；小型和微型企業(yè)目前喜歡使用進(jìn)銷存財(cái)一體化管理軟件，使用這類軟件的單機(jī)或網(wǎng)絡(luò)版，滿足企業(yè)內(nèi)部幾個(gè)人的管理需要，也解決了企業(yè)經(jīng)營最關(guān)心的財(cái)務(wù)和商品問題。

　　相比之下，更小型的企業(yè)主要青睞于SAAS軟件。它們往往通過依托軟件公司，對數(shù)據(jù)進(jìn)行托管。不過，有些企業(yè)會(huì)擔(dān)心財(cái)務(wù)信息對外泄露，因而顧慮重重，此類軟件的用戶量不是太大。

　　“企業(yè)的需求是多方位的，主要體現(xiàn)在庫存、合同、臺(tái)賬、人力資源和客戶管理等方面，主要目的在于提高管理的效率。對于有多重目標(biāo)的企業(yè)，一定要使目標(biāo)明確化，突出各個(gè)目標(biāo)的重要性程度，同時(shí)還要考慮軟件的數(shù)據(jù)庫容量和企業(yè)的財(cái)力。”謝古今說。

　　謹(jǐn)慎選型找伙伴

　　管理軟件與工具類軟件不同，其處理的信息要長期積累，不象工具軟件，不行可以立即換，管理軟件一旦選定使用一段時(shí)間后，遷移成本是高昂的，對企業(yè)來說有深遠(yuǎn)的影響，不可大意，選管理軟件實(shí)質(zhì)就是在選擇一家信得過的合作伙伴。

　　在選擇信息化軟件方面，謝古今認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)著重考慮以下幾方面的因素：首先是廠家資質(zhì)，企業(yè)應(yīng)選擇有一定歷史背景、能持續(xù)開發(fā)、專注于特定領(lǐng)域、在同行業(yè)有成功應(yīng)用案例的成熟產(chǎn)品公司。相對而言，項(xiàng)目公司則可能完全需要根據(jù)用戶要求進(jìn)行開發(fā)，普遍存在項(xiàng)目周期長、風(fēng)險(xiǎn)大、成本高的缺點(diǎn)。

　　其次是產(chǎn)品的專業(yè)性，企業(yè)應(yīng)選擇專業(yè)產(chǎn)品，保證行業(yè)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)豐富。產(chǎn)品線過長的廠家的產(chǎn)品，往往產(chǎn)品不夠?qū)＞?，或只是其主流產(chǎn)品中的一個(gè)組成部分，獨(dú)立出來的系統(tǒng)不容易完整地解決專業(yè)問題。

　　再其次是產(chǎn)品成熟性。成熟產(chǎn)品經(jīng)過市場驗(yàn)證，細(xì)節(jié)完善，功能全面，系統(tǒng)穩(wěn)定，同時(shí)能提供靈活配置功能和二次開發(fā)擴(kuò)展接口。畢竟企業(yè)管理不是玩游戲可以簡單推倒重來，往往不穩(wěn)定的產(chǎn)品會(huì)大大打擊用戶的信心，即使以后改進(jìn)也會(huì)留下陰影。

　　最后，企業(yè)要考慮產(chǎn)品的易用性。管理信息系統(tǒng)應(yīng)用范圍廣，員工電腦操作能力參差不齊，簡潔易用的界面和操作方法是員工樂于使用、不易犯錯(cuò)的基礎(chǔ)，這樣極大降低企業(yè)的培訓(xùn)成本，削弱員工的抵觸情緒，為企業(yè)的進(jìn)一步深化應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)。

　　前面提到這些要考慮的方面，對專業(yè)的人員來說可能好辦一些，但很多企業(yè)沒有那么多專業(yè)的人和那么多時(shí)間，謝古今建議企業(yè)可采取“有樣學(xué)樣”的辦法，在同行業(yè)用戶中尋找行業(yè)成功應(yīng)用的案例。對照前面要考慮的因素，逐步考察行業(yè)案例，當(dāng)這些因素與本企業(yè)的要求吻合時(shí)，爭取深入了解實(shí)際使用情況，可能的話觀看用戶的現(xiàn)場操作，與其主要管理人員溝通使用管理系統(tǒng)體會(huì)，借鑒成功應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)。

　　專業(yè)實(shí)施保成效

　　既然信息化管理已為越來越多的企業(yè)所重視，然而，我們也看到了不少信息化選型失敗的案例。謝古今結(jié)合他多年的工作經(jīng)驗(yàn)提醒企業(yè)，除了項(xiàng)目選型外，實(shí)施保障也很重要。

　　信息化推行的成功首先離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的重視支持和員工的積極配合，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與系統(tǒng)需求確立和應(yīng)用評審，制定業(yè)務(wù)規(guī)則，劃分實(shí)施階段，指明目標(biāo)方向。同時(shí)員工要加強(qiáng)信息化的重要性意識(shí)培養(yǎng)，積極配合，做好內(nèi)部分工，重視日常的數(shù)據(jù)積累。

　　其次，信息部門和關(guān)鍵業(yè)務(wù)部門應(yīng)聯(lián)合建立項(xiàng)目組，制定專人負(fù)責(zé)需求走訪、內(nèi)部協(xié)調(diào)工作，制定實(shí)施細(xì)則。

　　最重要的一環(huán)就是，企業(yè)要和軟件公司多溝通，調(diào)整其目標(biāo)，提高匹配性。為了提高信息化系統(tǒng)的成功率，謝古今建議企業(yè)可采取分階段實(shí)施的方式，結(jié)合業(yè)務(wù)需求，一期項(xiàng)目先解決當(dāng)前最重要的問題。系統(tǒng)運(yùn)行一段時(shí)間后，達(dá)到一定的數(shù)據(jù)積累，加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析功能，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的決策支持作用。在基礎(chǔ)流程運(yùn)行順暢的基礎(chǔ)上，考慮后續(xù)業(yè)務(wù)流程的調(diào)整。

　　此外，信息化軟件廠商要為用戶提供系統(tǒng)的實(shí)施保障。廠家應(yīng)配備專業(yè)的實(shí)施隊(duì)伍，配合完成系統(tǒng)初始化工作，包括組織機(jī)構(gòu)搭建、用戶權(quán)限設(shè)置、業(yè)務(wù)規(guī)則定義、原有數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)整理驗(yàn)證。此外，廠家需配備專業(yè)的培訓(xùn)人員，組織操作人員進(jìn)行相應(yīng)的產(chǎn)品培訓(xùn)和操作指導(dǎo)。