在今天激烈競(jìng)爭(zhēng)的商業(yè)環(huán)境中，作為企業(yè)運(yùn)營重要決策者的首席財(cái)務(wù)官需要清晰地了解企業(yè)成功的要素和原因，這對(duì)于提升企業(yè)績效具有重要意義。但是，很多建立了交易系統(tǒng)的企業(yè)雖然已經(jīng)得到了信息和數(shù)據(jù)，卻沒有足夠的能力進(jìn)行分析，因而也就無法發(fā)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)所蘊(yùn)含的真正的商業(yè)價(jià)值，并充分利用其提升企業(yè)的績效。
向來以質(zhì)量和信譽(yù)著稱于世的豐田公司在這方面也經(jīng)歷了艱難的探索，并最終以卓越的企業(yè)績效得以在同行業(yè)中傲視群雄。他們的商業(yè)故事或許對(duì)其他企業(yè)有所裨益。
至關(guān)重要的數(shù)據(jù)
Toyota Motor Sales（TMS）美國分公司是Toyota汽車公司在北美的銷售、營銷和推銷分支機(jī)構(gòu)。TMS監(jiān)管著49個(gè)州、1350多個(gè)Lexus和Toyota的特許經(jīng)銷處的銷售以及其他運(yùn)營情況。150多萬輛汽車從制造工廠運(yùn)送到交易商、經(jīng)銷處這一過程，都必須得到有效地監(jiān)控和分析。
由于Toyota的運(yùn)營范圍非常廣泛，包括管理交易商、在美國進(jìn)行汽車促銷并為汽車定價(jià)、從日本進(jìn)口汽車、將汽車由港口或美國的制造廠運(yùn)往交易商、裝備汽車、將汽車運(yùn)往中美和南美，并必須保證在整個(gè)過程中保證質(zhì)量和控制成本。
因此，對(duì)于Toyota來說數(shù)據(jù)是至關(guān)重要的。Toyota不斷分析公司內(nèi)部的每個(gè)進(jìn)程，以期在效用或效率上有所改進(jìn)。關(guān)鍵準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)能夠制定出更好的決策，促成決策的制訂，還能夠?qū)ν恍袆?dòng)的不同執(zhí)行方案進(jìn)行對(duì)比，因此，“衡量”對(duì)于Toyota來說是非常關(guān)鍵的。
現(xiàn)任Toyota客戶副總裁的Bob Daly，于1996年被任命為Toyota Logistics Services 團(tuán)隊(duì)副總裁時(shí)常常因?yàn)槿狈Ω欉\(yùn)營情況所需的數(shù)據(jù)而苦惱。很簡單的一個(gè)問題，如從日本來的一艘入境船只中有多少輛汽車，他都難以回答。原因是這些數(shù)據(jù)都來源于很多獨(dú)立的交易系統(tǒng)，而所有的分析和報(bào)表都必須通過幾百個(gè)，甚至幾千個(gè)電子表格來完成，這極大地限制了企業(yè)的發(fā)展。Daly先生認(rèn)為，Toyota要發(fā)展就必須采用一種可靠、安全、有效的方式來管理數(shù)據(jù)。為了更加方便地訪問數(shù)據(jù)，Toyota很早就采用了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)倉庫技術(shù)，并于1996年安裝了Red Brick Data Warehouse. Toyota在使用Microsoft Access的過程中很快意識(shí)到這種數(shù)據(jù)提取的進(jìn)程并不能滿足其需要。真正需要的是一種易用的支持復(fù)雜查詢和分析的工具且能夠?qū)ed Brick數(shù)據(jù)進(jìn)行無縫訪問，而Hyperion Intelligence 恰能完成這一需求。
Hyperion Intelligence可以對(duì)每輛汽車在運(yùn)輸過程中的狀態(tài)進(jìn)行全程跟蹤。從汽車裝運(yùn)上船，直到它們到達(dá)每個(gè)特許經(jīng)營處，這期間的每個(gè)活動(dòng)我們都可以準(zhǔn)確的了解到。 35000多輛汽車在運(yùn)輸途中，條形碼掃描系統(tǒng)可以通過每一輛汽車的汽車識(shí)別號(hào)碼（VIN），在任何給定時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)確的跟蹤。員工只需登陸Hyperion Insight Servers，并進(jìn)行報(bào)表選擇，報(bào)表就立即呈交到?jīng)Q策者的桌面。
但推進(jìn)和使用一項(xiàng)新技術(shù)從來都不是一件輕松的事。在最初的幾年里，Toyota使用Hyperion Intelligence的人數(shù)不足200人，大多數(shù)是精通IT和數(shù)據(jù)的分析師，他們利用Hyperion Intelligence從Red Brick中提取數(shù)據(jù)并推廣電子表格。與舊系統(tǒng)比較起來，這種做法應(yīng)用于從多個(gè)系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)方面表現(xiàn)得更加有效，并且無須跨系統(tǒng)集成數(shù)據(jù)，但它在利用數(shù)據(jù)存儲(chǔ)倉庫的潛能方面還存在不足。
2000年，Mike Burkes以數(shù)據(jù)訪問經(jīng)理的身份加盟Toyota，希望能夠改善公司對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)倉庫的訪問情況。他開始培訓(xùn)用戶使用Hyperion Intelligence的其他功能，在不向電子表格輸出數(shù)據(jù)的情況下，創(chuàng)建具有說服力的報(bào)表、圖表和表格。今天，Toyota的2000多名決策者都依賴Hyperion Intelligence來開展工作。究竟是什么魔力使大家接受了這項(xiàng)新技術(shù)呢？
簡單易用制勝
Hyperion Intelligence特有的報(bào)表和分析為以下活動(dòng)提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)：
確定全美最低成本運(yùn)輸路線；
確保年度貨運(yùn)支付款項(xiàng)中的幾百萬美元能夠完整地到達(dá)承運(yùn)人手中（每年節(jié)省100多萬美元）；
計(jì)算每一輛車的實(shí)際運(yùn)輸成本；
使客戶了解他們所訂貨物的清單，并對(duì)汽車在運(yùn)輸過程中的位置有確切了解；
每天及時(shí)輸入幾千輛汽車的裝備進(jìn)程；
確定新的特許經(jīng)銷處的最佳地點(diǎn)，以及如何進(jìn)一步增加特許經(jīng)銷處的數(shù)量和容量；
最近，Bob Daly獲得了一個(gè)EIS-style儀表盤�，F(xiàn)在，在單一的界面中，通過最少的點(diǎn)擊，他可以訪問有關(guān)運(yùn)營狀況的所有關(guān)鍵績效指標(biāo)。在他的筆記本電腦中，他擁有紅色、黃色和綠色的指示器，并能夠根據(jù)需要，在任何地點(diǎn)，深入任何一個(gè)指標(biāo)，以獲得更為基礎(chǔ)的詳細(xì)情況。然后，他可以利用這些信息與管理人員進(jìn)行即時(shí)溝通，而無須等待常規(guī)的全體員工會(huì)議。
此外，Toyota允許供應(yīng)方的企業(yè)合作伙伴和銷售商在防火墻之外訪問關(guān)鍵的報(bào)表。他們可以從報(bào)表中了解到汽車處于銷售系統(tǒng)的哪一環(huán)節(jié)以及何時(shí)到達(dá)具體的銷售地點(diǎn)。他們甚至可以通過VIN了解任何一輛汽車的具體細(xì)節(jié)信息。Toyota希望將來他們的運(yùn)營系統(tǒng)能夠達(dá)到這樣的標(biāo)準(zhǔn)：當(dāng)客戶提出一項(xiàng)特定的裝備要求或者要求為新車上漆的第二天，公司就可以將這一切做好并運(yùn)送至交易商手中。但需要大量的報(bào)表和精確的協(xié)調(diào)，同時(shí)需要Toyota所有部門和商業(yè)合作伙伴的通力支持。
通過使用VIN跟蹤，并利用詳細(xì)的支付款項(xiàng)報(bào)表發(fā)現(xiàn)重復(fù)的計(jì)費(fèi)，Toyota每年能夠節(jié)省80多萬美元。當(dāng)汽車離開一個(gè)貨運(yùn)點(diǎn)時(shí)，貨運(yùn)開支會(huì)自動(dòng)生成。如果一列火車離站、進(jìn)站，又再次離開，Toyota需要向鐵路承運(yùn)人支付雙倍的價(jià)錢。新的報(bào)表能夠跟蹤記錄重復(fù)，銀行賬目也會(huì)自動(dòng)的控制重復(fù)計(jì)費(fèi)。
全面提升績效的解決方案
Toyota Logistics Services（數(shù)理服務(wù)）作為Toyota Motor Sales的一個(gè)分支，現(xiàn)在使用Hyperion Intelligence來創(chuàng)建月末報(bào)表。過去，分析師每個(gè)月通常需要花費(fèi)好幾天時(shí)間來準(zhǔn)備報(bào)表，而現(xiàn)在15頁的報(bào)表可以自動(dòng)生成，并且配有彩色的圖表和表格。這一改進(jìn)每年將節(jié)省10多萬美元。
Toyota Logistics Services同時(shí)也使用Hyperion Intelligence報(bào)表對(duì)每個(gè)月的實(shí)際貨運(yùn)成本進(jìn)行衡量，而不是先前的每年一次。以前，創(chuàng)建一份成本報(bào)表需要花費(fèi)200多個(gè)工時(shí)，而現(xiàn)在，在每個(gè)月末，報(bào)表會(huì)自動(dòng)生成。Toyota不僅在分析師花費(fèi)的時(shí)間方面節(jié)省了20多萬美元，并且能夠?qū)ω涍\(yùn)成本進(jìn)行每月一次的評(píng)估，而不是每年一次。這樣，在全年時(shí)間內(nèi)進(jìn)行調(diào)整并有效的節(jié)省開支將變得更為簡便。如果一個(gè)重要的活動(dòng)（例如西部海岸港口關(guān)閉）迫使標(biāo)準(zhǔn)程序發(fā)生改變，只需一摁按鈕便可立即得知這一轉(zhuǎn)變對(duì)于收入的影響。
由于運(yùn)輸過程中的延誤，每輛汽車每天耗費(fèi)將近3美元。現(xiàn)在，報(bào)表可以向汽車的運(yùn)輸分析師發(fā)出警報(bào)，讓他們采取行動(dòng)，使汽車?yán)^續(xù)運(yùn)行或者改變路線。如果每年運(yùn)行的42.5萬輛Camrys中的每一輛車都可以節(jié)省一天空閑的運(yùn)輸時(shí)間，潛在的收入可以達(dá)到100多萬美元。
Bob Daly使用的EIS-style儀表盤每個(gè)月節(jié)省了很多花費(fèi)在人工準(zhǔn)備報(bào)表方面的時(shí)間。他以前的裝著每月陳舊數(shù)據(jù)的4英寸裝訂夾，現(xiàn)在已經(jīng)被5.5英寸、涵蓋最新數(shù)據(jù)的筆記本電腦所取代。在節(jié)省成本之外，他根據(jù)變化即時(shí)對(duì)企業(yè)做出調(diào)整的能力也顯著提高了。
特許經(jīng)銷處的規(guī)劃分析師考察如何使特定市場(chǎng)區(qū)域的銷售量最大化。例如，計(jì)劃在一個(gè)銷售量落后的大城市增加一個(gè)新的特許經(jīng)銷處。團(tuán)隊(duì)在報(bào)表的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)：增加現(xiàn)有交易商的存貨，將可以增加市場(chǎng)銷售量。事實(shí)證明這個(gè)戰(zhàn)略相當(dāng)成功，節(jié)省了新的特許經(jīng)銷處初創(chuàng)階段幾百萬美元的成本投入。
信息推動(dòng)特許經(jīng)銷處決策的另一個(gè)例子是：利用報(bào)表來決定是否購買以前的Oldsmobile特許經(jīng)銷處，并使之為Toyota所用。Oldsmobile特許經(jīng)銷處采用“如果-那么”分析，將對(duì)于銷售量可能的影響與接收特許經(jīng)銷處的成本進(jìn)行比較。
以前，一個(gè)鐵路分析師每天早晨需要啟用13份報(bào)表，并將所有的信息合并成一個(gè)概述報(bào)表以便管理�，F(xiàn)在，所有的報(bào)表都是自動(dòng)運(yùn)行的，并且在運(yùn)行過程中的每一步都會(huì)進(jìn)行大量的計(jì)算�，F(xiàn)在只需要一部分的時(shí)間就可以完成報(bào)表，分析師可以利用剩余的時(shí)間超前管理鐵路運(yùn)輸。
數(shù)據(jù)存儲(chǔ)倉庫和Hyperion Intelligence甚至被用于解決一些異常的問題。當(dāng)從日本來的船只運(yùn)載的汽車超過5000輛，汽車將被卸載和停放。有時(shí)，鑰匙丟失，要確定是誰停放的汽車并找到鑰匙是相當(dāng)困難的�，F(xiàn)在，Toyota利用Hyperion Intelligence尋找汽車識(shí)別號(hào)碼VIN和鑰匙的序列配對(duì)，就能夠迅速制造出一把新鑰匙，這樣，每個(gè)星期就可以節(jié)省很多時(shí)間和費(fèi)用。
從EIS-Style運(yùn)營概況到每一輛汽車的詳細(xì)情況，Toyota充分利用可獲得的數(shù)據(jù)，重新設(shè)計(jì)了很多關(guān)鍵的進(jìn)程。對(duì)Toyota Motor Sales而言，在準(zhǔn)確、及時(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上做出決策已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，而不是將來的遠(yuǎn)景。
對(duì)于復(fù)雜的查詢和分析，TMS選擇了Hyperion Intelligence這一先進(jìn)、易用的工具。利用來自于現(xiàn)有企業(yè)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，Hyperion Intelligence 可以幫助信息開發(fā)人員、財(cái)務(wù)分析人員和最終用戶將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛兄谥朴啗Q策的有用信息。對(duì)于戰(zhàn)略決策者的首席財(cái)務(wù)官而言，選擇簡單務(wù)實(shí)的商務(wù)軟件可以幫助企業(yè)最大限度地提升企業(yè)績效。
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