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(1)分類 出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行分類,一般應(yīng)與本單位的會計(jì)分類相一致,兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進(jìn)行分類時(shí),應(yīng)當(dāng)對一些無效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。
(2)裝訂 由于原始憑證大多零落散亂,容易遺失,所以出納人員在對檔案歸類后應(yīng)加以裝訂,以保證會計(jì)資料不易散落遺失。在裝訂時(shí),應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的,在歸檔時(shí)應(yīng)加以裝訂并編齊頁碼,對不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號存裝,防止散落;對于采用財(cái)務(wù)軟件記賬的單位,其打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案,保管時(shí)采用連號編排,保存在特定的檔案盒中。
(3)成冊 時(shí)于裝訂完畢的出納資料,應(yīng)當(dāng)立卷成冊,啟用封面或庫頁,甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時(shí)期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容,并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的,可以加蓋騎縫章或加貼封條。
需要強(qiáng)調(diào)的是,出納賬簿在更換新賬簿后,應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對舊賬進(jìn)行整理,對編號、扉頁內(nèi)容、目錄等項(xiàng)目填寫不全的,應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁式(如用計(jì)算機(jī)記賬的單位,賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助 賬的單位,對于活頁式或卡片式賬,在歸檔時(shí)必須縮齊頁碼,加以裝訂,并要像訂本賬一樣加上扉頁,注明單位名稱、所屬時(shí)期、共計(jì)頁數(shù)和記賬人員簽單等,并加蓋公章。
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