原始單據(jù)實現(xiàn)數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化共享、可視化查詢，帶動了財務(wù)工作的全面e化變革。原始單據(jù)數(shù)字化有利于滿足審批人員看到原始單據(jù)進(jìn)行審批的管理習(xí)慣；有利于提高單據(jù)查詢的效率，優(yōu)化單據(jù)查詢的效果；有利于會計信息高度共享、快速整合；有利于財務(wù)公開，加強廉政建設(shè)。行政事業(yè)單位可根據(jù)財務(wù)管理的實際需要有選擇地將原始單據(jù)進(jìn)行數(shù)字化。會計原始單據(jù)資料的數(shù)字化可以采用集中式或分布式錄入的方式實現(xiàn)，也可以二者兼而采之。原始單據(jù)數(shù)字化的影像采集發(fā)展方向必然是與財務(wù)軟件深度集成。傳統(tǒng)的報銷模式采用手工報銷的方式來實現(xiàn)，報銷人員填寫好紙質(zhì)單據(jù)找財務(wù)審批人員審批，最終到財務(wù)審核報銷。網(wǎng)上報銷模式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞填寫好標(biāo)準(zhǔn)化報銷單據(jù)，進(jìn)行流程化的業(yè)務(wù)審批，網(wǎng)絡(luò)化的財務(wù)審核，使財務(wù)報銷實現(xiàn)跨地域、跨時空、跨部門進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

　　（一）原始單據(jù)數(shù)字化在網(wǎng)上報銷的重要性

　　一是原始單據(jù)數(shù)字化有利于滿足財務(wù)審批人員需要看到原始單據(jù)進(jìn)行審批的管理習(xí)慣。傳統(tǒng)的審批流程運轉(zhuǎn)時，財務(wù)審批人一般先翻閱需要進(jìn)行審批的原始單據(jù)和相關(guān)的報告等，然后簽注手工審批意見。而日前，一般的網(wǎng)上報銷應(yīng)用模式并不是把原始單據(jù)掃描進(jìn)電腦，而是由報銷人根據(jù)原始單據(jù)內(nèi)容（包括金額、事由、費用類型、發(fā)票號碼等相關(guān)信息）在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中填寫報銷憑證，這種方式下審批人無法看到紙質(zhì)票據(jù)的影像。為了滿足財務(wù)審批人需要看到原始單據(jù)的管理習(xí)慣，有必要通過掃描儀、攝像頭等終端設(shè)備將紙質(zhì)的原始單據(jù)數(shù)字化后，作為電子報銷單的附件以備審批人調(diào)閱。同時報銷系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先配置的流程信息，將電子單據(jù)和原始單據(jù)影像一起提交給審批人進(jìn)行審批。這樣審批人審批時對報銷內(nèi)容有直觀、感性的認(rèn)識，使審批人做到心中有數(shù)。

　　二是原始單據(jù)數(shù)字化有利于提高單據(jù)查詢的效率，優(yōu)化單據(jù)查詢的效果。目前很多財務(wù)軟件，都沒有設(shè)置對記帳憑證附件資料的存儲管理功能，一般只是簡單地記錄每張記帳憑證附件資料的份數(shù)。操作過程一般是依椐相應(yīng)的原始單據(jù)制作電子記帳憑證，將其打印出來后并附上原始憑證資料裝訂成冊進(jìn)行管理，電子核算數(shù)據(jù)與原始單據(jù)資料是分離的。這種分離保存不便于發(fā)揮財務(wù)信息化的快捷優(yōu)勢，如需查詢某項內(nèi)容的附件資料，就必須先查詢電子憑證，然后再到檔案部門翻尋相關(guān)原始附件，效率的低下是顯而易見的；原始單據(jù)資料“正本”是采用傳統(tǒng)方法的訂本式管理，裝訂位置會占據(jù)一定的面積，復(fù)印“正本”資料時部分內(nèi)容會被遮蓋；另外有些“正本”資料字跡隨著時間的推移可能會出現(xiàn)不同程度的褪色，如果復(fù)印效果也。會不理想。而實現(xiàn)原始單據(jù)數(shù)字化有利于提高單據(jù)查詢的效率，查詢結(jié)果清晰、完整。

　　三是原始單據(jù)數(shù)字化有利于會計信息高度共享、快速整合。單位領(lǐng)導(dǎo)在總結(jié)和決策時，可能需要對某一個或某一類型的項目進(jìn)行全面、綜合了解、分析，而原始資料已經(jīng)進(jìn)行了財務(wù)歸檔，必須通過先查電腦數(shù)據(jù)后再翻查會計記賬憑證附件資料，一一復(fù)印整理出來，困難較大，耗時耗力。而如果對所有會計信息都已經(jīng)實現(xiàn)原始單據(jù)資料數(shù)字化，并進(jìn)行全面地整合、科學(xué)地分類管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享查詢，那么領(lǐng)導(dǎo)在做橫向?qū)Ρ?、縱向比較、綜合決策時，將會事半功倍。

　　四是原始單據(jù)數(shù)字化有利于財務(wù)公開，加強廉政建設(shè)。數(shù)字化的原始單據(jù)影像在財務(wù)信息化平臺里可以在線查詢、調(diào)閱、對比等，增強了行政事業(yè)單位財務(wù)管理和會計核算的透明度及規(guī)范性，形成多部門、多用戶流程化運轉(zhuǎn)，財務(wù)審批人、工作人員廣泛參與，多手段同時運用的立體監(jiān)督格局，使財務(wù)事項在事前、事中、事后實現(xiàn)全程監(jiān)督。有利于推動行政事業(yè)單位財務(wù)公開制度，促進(jìn)建立健全公開、透明、規(guī)范的財務(wù)監(jiān)督機制，加強廉政建設(shè)。

　　（二）原始單據(jù)數(shù)字化的內(nèi)容選擇

　　行政事業(yè)單位在日常進(jìn)行的各種財務(wù)活動中取得的各種原始紙質(zhì)票據(jù)憑證大小不一、種類繁多。在目前的軟件支持和硬件支撐條件下，并不一定需要將取得的所有紙質(zhì)原始票據(jù)都進(jìn)行數(shù)字化，可以根據(jù)本單位財務(wù)管理的實際需要有選擇地將原始單據(jù)進(jìn)行數(shù)字化。從當(dāng)前金融行業(yè)的原始單據(jù)數(shù)字化工作實踐看，他們對財務(wù)活動產(chǎn)生的所有原始憑證等會計檔案全部進(jìn)行逐張采集，推行原始票據(jù)等會計檔案電子化管理：人民銀行已經(jīng)建立了中央銀行會計憑證影像事后監(jiān)督系統(tǒng)（IAs），建設(shè)銀行總行開發(fā)了會計檔案管理及會計稽核系統(tǒng)（ADMAS系統(tǒng)），實現(xiàn)了會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料的采集、加工、儲存、調(diào)閱自動化和電子化。這樣做保證了紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整對應(yīng)。但對于一般行政事業(yè)單位而言，要實現(xiàn)金融行業(yè)的這種硬件和軟件的高配置以及操作人員的高要求還是有不小的難度。因此，行政事業(yè)單位可以根據(jù)本單位的條件、特點、要求，選擇適合本單位財務(wù)管理實際需要的原始單據(jù)進(jìn)行數(shù)字化。例如：對財務(wù)活動產(chǎn)生的原始票據(jù)可以按照重要性的原則，按照一定規(guī)則有選擇地進(jìn)行采集，采集的數(shù)字化信息主要作為網(wǎng)上審批時的輔助證明（實物憑證在審批和審核流程結(jié)束后按照會計檔案管理要求正常歸檔）。制定的采集規(guī)則必須滿足審批需求，比如涉及同定資產(chǎn)的票據(jù)、單張發(fā)票金額達(dá)到一定金額以上的原始單據(jù)等必須逐張采集；出租車發(fā)票、定額發(fā)票等小額票據(jù)整理粘貼后，注明單據(jù)張數(shù)再進(jìn)行集中數(shù)字化采集。這種做法減輕了單據(jù)數(shù)字化采集的工作量，在審批需要和錄人工作量之間取得一個平衡點，尤其是在錄入點多，沒有新增錄入人員（由報賬人員兼職）時，更容易被報銷單位和報銷人員接受，有利于網(wǎng)上報銷工作的順利開展。

　　（三）原始單據(jù)數(shù)字化的采集方式

　　會計原始單據(jù)資料的數(shù)字化可以采用集中式或分布式錄入的方式實現(xiàn)，也可以二者兼而采之。集中式是指各報銷單位將原始單據(jù)統(tǒng)一報送中心錄入點進(jìn)行單據(jù)的數(shù)字化。這種方式在各報銷單位相對集中、離錄入點較近的情況下采用。分布式是指有各報銷單位自行設(shè)立錄入點，將原始單據(jù)數(shù)字化以后，通過網(wǎng)絡(luò)將影像數(shù)據(jù)上傳到中心數(shù)據(jù)庫。這種方式在各報銷啦位相對分散、離中心錄入點較遠(yuǎn)的情況下采用。集中式錄入可以采用價格相對較貴的高速掃描儀提高原始單據(jù)資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換的效率，數(shù)字影像的質(zhì)量更有保證。但由于要保證數(shù)字影像與網(wǎng)上報銷流程中每筆業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)，這對操作人員的職業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。分布式錄入可以由網(wǎng)上報銷申請人員提交申請的同時，將原始單據(jù)資料的數(shù)字化影像作為附件關(guān)聯(lián)提交，因此分布式錄入更適合網(wǎng)上銷流程的流轉(zhuǎn)，但必須盡世設(shè)法降低報銷人員的錄入工作量，提高錄入的便利性和效率，促進(jìn)網(wǎng)上報銷工作的順利開展。

　　（四）原始單據(jù)數(shù)字化的采集管理

　　目前主流財務(wù)軟件對于原始單據(jù)采集一般都是以附件的形式存在，一張報銷單關(guān)聯(lián)很多張經(jīng)過采集的原始單據(jù)數(shù)字化影像，這些數(shù)字影像一般是按采集的時間先后順序排列，原始單據(jù)上的相關(guān)內(nèi)容并沒有進(jìn)行OCR識別整理，調(diào)閱時無法按照金額大小、內(nèi)容、日期等進(jìn)行排序選擇，這在一定程度上降低了網(wǎng)上審批的效率。因比，原始單據(jù)數(shù)字化的影像采集發(fā)展方向必然是與財務(wù)軟件深度集成的。根據(jù)影像電子信息自動識別憑證版面，應(yīng)用OCR識別技術(shù)、圖像處理、模式識別、人工智能等計算機技術(shù)手段，讓系統(tǒng)同時提供可視化工具，根據(jù)版面類型確定單據(jù)的處理模式：自動處理或手工處理，把記錄在原始單據(jù)上的內(nèi)容轉(zhuǎn)化成文本信息，并且建立起與數(shù)字化影像相關(guān)聯(lián)的檔案，有效地減少人力投入，提高數(shù)據(jù)采集的效牢，優(yōu)化數(shù)據(jù)采集的效果。