材料采購入庫“暫估入賬法”

來源: 正保會計網校論壇編輯： 2015/02/28 10:36:12　　字體：大小

對于工業(yè)企業(yè)來說，如要正確反映企業(yè)的資產、負債、成本，就必須合理地處理期末的“暫估入賬”業(yè)務。各個企業(yè)的業(yè)務特點、會計核算方式、會計環(huán)境以及業(yè)務人員的見解都不可能完全一致，因此各企業(yè)“暫估入賬”的具體操作方法也不盡相同，下面所介紹的“暫估入賬”法就另有特色，因為它實質上是實價入賬。

目前財務軟件有物料模塊、應付模塊、成本模塊、總賬模塊等模塊，更易于操作，下面所介紹的暫估入賬法就是建立在這樣的系統(tǒng)基礎上的，方便實用，大家可以借鑒一下。

一、采購入庫操作流程

應付模塊中有一個采購訂單界面，采購部在簽訂采購合同后，在正式采購前須在系統(tǒng)的采購訂單界面錄入訂單內容，包括合同號、供應商、材料編碼、材料名稱規(guī)格、價格、數(shù)量、到貨日期、運輸及付款條款等，然后將合同正本交財務部。財務部收到合同正本后對采購訂單進行復核，并將合同存檔。復核后的采購訂單不能修改。系統(tǒng)中的采購訂單是用于向供應商訂貨的單據(jù)，其格式和內容是可以編輯的。

在材料到達前采購員在系統(tǒng)中根據(jù)采購訂單自動生成入庫單，并打印出來。一個采購訂單可以分數(shù)次入庫，即可以多次生成入庫單，但當數(shù)量超過訂單限制時，系統(tǒng)將會報警，并將報警信息打印在入庫單上。采購員在入庫單上簽字后將入庫單交倉庫驗收。

倉庫驗收入庫后在入庫單上簽字，將財務聯(lián)和采購聯(lián)交采購員，并在系統(tǒng)中確認過賬，這時入庫材料就進入了材料子系統(tǒng)了，公司就可以查詢到這筆材料的入庫及庫存情況。

發(fā)票到達后，采購員將發(fā)票單據(jù)、入庫單、申購單等單據(jù)整理并粘貼好交財務部入賬。財務部將這些單據(jù)核對準確無誤后，在系統(tǒng)中生成入庫憑證。

二、“暫估入賬”操作

至月末發(fā)票單據(jù)仍未到達的，財務部就需做“暫估入賬”操作了。

月末財務部將所有單據(jù)齊全的入庫單轉為入庫憑證，剩下未轉為入庫憑證的入庫單就是要“暫估入賬”的入庫單，為穩(wěn)妥起見，將這些需暫估入庫的入庫單清單發(fā)一份給采購部備查。

通過程序支持，暫估操作是可以自動化的，點擊系統(tǒng)中“暫估入賬”按扭，系統(tǒng)自動進行暫估入賬操作。系統(tǒng)在入庫單信息上加注暫估標記，在應付賬子系統(tǒng)登記一筆應付款記錄，并有暫估標記，同時產生暫估憑證：

借：原材料

其他應收款：暫估進項稅

貸：應付賬款——暫估

下月初，將上月“暫估入賬”沖回，產生紅沖憑證，此時應付賬子系統(tǒng)記入一筆紅沖金額，將上月“暫估入賬”數(shù)據(jù)沖回，子系統(tǒng)中入庫單的“暫估”標記消失，處于未編制憑證狀態(tài)，材料子系統(tǒng)數(shù)量、金額不變。

采用這種材料“暫估入賬”法一方面保證了月末總賬和子系統(tǒng)賬的完全一致，同時材料子系統(tǒng)賬始終和倉庫實物數(shù)據(jù)一致，應付賬子系統(tǒng)明細賬能夠反映材料到貨和發(fā)票到達的實際情況，更重要的是暫估入賬材料的“暫估”價格其實就是采購實價，據(jù)此計算的生產成本是完全正確的。

值得注意的是，不管采取何種“暫估入賬”法，發(fā)票單據(jù)是必需及時交到財務部來辦理賬務手續(xù)的，在實踐最好采用考核機制來保證發(fā)票單據(jù)的及時性。

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