當(dāng)前無(wú)論是財(cái)政預(yù)算審計(jì)、工程決算審計(jì)還是審計(jì)調(diào)查工作。都會(huì)大量用到電子表格，這些表格不但會(huì)提高審計(jì)工作的效率，還能使得被審計(jì)事項(xiàng)能更加清晰的反映。表格現(xiàn)在已經(jīng)不是簡(jiǎn)單的運(yùn)用在審前調(diào)查和審計(jì)實(shí)施階段，更多的出現(xiàn)在審計(jì)報(bào)告中，使得報(bào)告直觀，便于報(bào)告使用者的理解。

　　一、設(shè)計(jì)使用電子表格應(yīng)把握以下幾點(diǎn)原則

　?。ㄒ唬┍砀竦脑O(shè)計(jì)要符合審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施方案的要求。審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施方案規(guī)定了整個(gè)審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施的依據(jù)和總體要求，所以表格的設(shè)計(jì)就要緊貼審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施方案的內(nèi)容和要求進(jìn)行。

　?。ǘ┍砀竦脑O(shè)計(jì)要簡(jiǎn)約實(shí)用。對(duì)于審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施方案中規(guī)定的審計(jì)或?qū)徲?jì)調(diào)查的內(nèi)容，表格設(shè)計(jì)一定要做到簡(jiǎn)約實(shí)用，對(duì)需要的數(shù)據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行采集，而有些不需要的數(shù)據(jù)項(xiàng)目盡量不要涉及，能使用二維表格完成的就不要使用三維表格，這樣做既方便了表格填報(bào)者理解表格內(nèi)容，也對(duì)表格回收后的統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)極大便利。

　?。ㄈ┍砀駭?shù)據(jù)項(xiàng)目的勾稽關(guān)系要合理。表格的設(shè)計(jì)最重要的一個(gè)方面就是其表內(nèi)和表間的勾稽關(guān)系，在設(shè)計(jì)表格之初就應(yīng)該充分考慮到表格需要的數(shù)據(jù)項(xiàng)目之間是否存在數(shù)理邏輯關(guān)系，在設(shè)計(jì)表格時(shí)要將這些關(guān)系在表格中體現(xiàn)或在表格附注中標(biāo)明，這樣既方便了表格填報(bào)者理解和正確填寫(xiě)表格，也為審計(jì)人員判斷表格數(shù)據(jù)的合理性提供了重要依據(jù)。

　?。ㄋ模┍砀裨O(shè)計(jì)要使用合適的計(jì)量單位，便于匯總。表格采集的數(shù)據(jù)項(xiàng)目不是單純的數(shù)字，而是代表了一定的實(shí)際意義，例如貨幣數(shù)量、產(chǎn)量、工程量等，規(guī)范這些數(shù)據(jù)就要求我們選取合適的計(jì)量單位，根據(jù)審前調(diào)查和審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施方案的要求，選取適當(dāng)?shù)挠?jì)量單位會(huì)使得取得的數(shù)據(jù)更加有效，便于匯總。

　　二、使用設(shè)計(jì)電子表格的步驟

　?。ㄒ唬┟鞔_項(xiàng)目數(shù)據(jù)需求。這是設(shè)計(jì)表格的第一步，也是最重要的一步。如果在開(kāi)始時(shí)沒(méi)有正確地了解審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施方案中對(duì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的需求，無(wú)論設(shè)計(jì)出怎樣完善的表格，工作都是徒勞的。然而要弄清所需的項(xiàng)目數(shù)據(jù)絕非想象中那么簡(jiǎn)單。這個(gè)過(guò)程需要對(duì)審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施方案和審前調(diào)查取得的資料內(nèi)容進(jìn)行深入分析，找到全部審計(jì)過(guò)程需要的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，明確項(xiàng)目數(shù)據(jù)是要決定想用電子表格來(lái)做什么，并應(yīng)清楚要利用這些項(xiàng)目數(shù)據(jù)需要得到什么結(jié)果。確定項(xiàng)目數(shù)據(jù)需求的結(jié)果并形成相關(guān)的書(shū)面材料，重點(diǎn)要將項(xiàng)目數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行具體描述。

　?。ǘ┐_定表格的結(jié)構(gòu)。在確定了項(xiàng)目數(shù)據(jù)需求之后，就應(yīng)對(duì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)間的數(shù)理關(guān)系進(jìn)行深入分析。其中會(huì)出現(xiàn)簡(jiǎn)單的加、減、乘、除、乘方等數(shù)學(xué)關(guān)系運(yùn)算，這些關(guān)系決定了表格結(jié)構(gòu)，一般情況下，表格多以二維表格出現(xiàn)，在一套表格中。項(xiàng)目數(shù)據(jù)關(guān)系不但在表內(nèi)會(huì)有所體現(xiàn)，在表格與表格之間也會(huì)有所體現(xiàn)。在選擇合適的表格結(jié)構(gòu)時(shí)要注意選擇適當(dāng)結(jié)構(gòu)來(lái)解決問(wèn)題。表格的行數(shù)、列數(shù)均由所需項(xiàng)目數(shù)據(jù)決定。我們?cè)趯?shí)際工作中一般會(huì)選擇Microsoft Excel進(jìn)行表格設(shè)計(jì)，在具體設(shè)計(jì)表格之初應(yīng)決定工作簿中應(yīng)包括哪些工作表、工作表之間的關(guān)系與聯(lián)接，并明確工作表名稱(chēng)等具體信息。

　?。ㄈ┍砀竦木帉?xiě)。選定好表格結(jié)構(gòu)后就開(kāi)始在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行表格的編寫(xiě)工作。編寫(xiě)工作可與確定表格結(jié)構(gòu)同時(shí)進(jìn)行，但是不能省略上一步，這是為了防止在表格編寫(xiě)過(guò)程中因?yàn)樵O(shè)計(jì)的缺陷造成的編寫(xiě)反復(fù)甚至編寫(xiě)錯(cuò)誤等。表格的編寫(xiě)標(biāo)題及項(xiàng)目名稱(chēng)要注意簡(jiǎn)單明確，方便填報(bào)者理解填報(bào)內(nèi)容；實(shí)現(xiàn)填報(bào)目標(biāo)。

　?。ㄋ模y(cè)試分析表格。表格設(shè)計(jì)完成并不能說(shuō)明表格就能符合我們審計(jì)工作的需要，我們還要利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)或者測(cè)試，用數(shù)據(jù)對(duì)表格進(jìn)行數(shù)據(jù)測(cè)試、邏輯分析。通過(guò)分析觀察表格設(shè)計(jì)的完善程度，表內(nèi)、表間數(shù)理邏輯關(guān)系是否正確，選擇的項(xiàng)目數(shù)據(jù)是否合理，數(shù)據(jù)計(jì)量單位是否統(tǒng)一，有無(wú)缺項(xiàng)漏項(xiàng)等情況。測(cè)試過(guò)程中重點(diǎn)觀察由表內(nèi)、表間數(shù)理邏輯生成的數(shù)據(jù)有無(wú)異常，這樣才能判斷表格是否使用了正確的公式。如果測(cè)試結(jié)果有問(wèn)題，就需要我們回到前幾步進(jìn)行分析，不斷完善表格。反復(fù)上述步驟直到表格完善，能達(dá)到審計(jì)工作需要的目的，這樣做雖然會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間，但是會(huì)對(duì)未來(lái)具體實(shí)施審計(jì)工作帶來(lái)極大方便。

　　通過(guò)上述四個(gè)步驟，一套實(shí)用的電子表格就建立完成了。但是這并不意味這套表格就能幫助我們反映被審計(jì)單位或者填報(bào)單位的全部情況，在實(shí)際應(yīng)用中，我們會(huì)不斷發(fā)現(xiàn)我們所編制的表格存在這樣那樣的不足，這些不足一般是由審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施方案不夠完善，審前調(diào)查不夠充分、審計(jì)項(xiàng)目自身有了新的變化和情況等具體問(wèn)題造成的，當(dāng)有這些情況發(fā)生時(shí)，我們要及時(shí)對(duì)表格進(jìn)行修改，使表格適應(yīng)新的需要，為審計(jì)工作提供便利。

　　經(jīng)歷了上述步驟，我們的表格就可以拿來(lái)采集審計(jì)數(shù)據(jù)，分析審計(jì)內(nèi)容了為了使我們編制的表格更好的發(fā)揮作用，我們還要對(duì)被審計(jì)單位或者表格填報(bào)者進(jìn)行必要的說(shuō)明。讓被審計(jì)單位或表格填報(bào)者充分理解表格內(nèi)容也是我們使用表格的一個(gè)重要方面，這樣表格上反映的數(shù)據(jù)真實(shí)性才會(huì)提高，誤差率才會(huì)降低。

　　審計(jì)工作中，經(jīng)常使用電子表格來(lái)完成一些日常工作，但更多的可能是使用電子表格為審計(jì)報(bào)告服務(wù)，這也是計(jì)算機(jī)審計(jì)的一個(gè)重要體現(xiàn)。在我省應(yīng)大力提倡電子表格在審計(jì)中的運(yùn)用，提高審計(jì)工作效率，完善審計(jì)工作內(nèi)容，使得電子表格不但出現(xiàn)在審計(jì)實(shí)施過(guò)程中，更多的出現(xiàn)在審計(jì)報(bào)告中，使得這一直觀、便捷的審計(jì)工作得到更加有效的運(yùn)用。