——對汽車運輸企業(yè)信息化建設(shè)的思考
［摘 要］本文通過對一個信息化系統(tǒng)開發(fā)過程的體會，結(jié)合工作中的實際狀況出發(fā)，針對信息化認(rèn)識的誤區(qū)和建設(shè)中存在的問題，對信息化管理提出相關(guān)的見解，以期提升信息化建設(shè)和管理的水平，充分發(fā)揮信息化管理的作用。
［關(guān)鍵詞］信息化 管理 建設(shè) 認(rèn)識 作用
由河南省交通會計學(xué)會立項，與原鄭州客運總公司（2004年歸并鄭州交通運輸集團(tuán)）共同開發(fā)的《汽車運輸企業(yè)信息化管理系統(tǒng)》于2003年10月經(jīng)河南省交通廳科技處通過鑒定，2004年1月，該系統(tǒng)又獲得河南省科學(xué)技術(shù)廳頒發(fā)的科學(xué)技術(shù)成果證書。
然而，這項科技成果被認(rèn)定之后便束之高閣，就連協(xié)作方——軟件的具體開發(fā)單位鄭州客運總公司都沒有使用。
筆者作為該成果的立項和開發(fā)人之一，對此深有感觸，故將該成果的開發(fā)過程以本人的體會作一探討進(jìn)而談一些對信息化建設(shè)的認(rèn)識，以期在企業(yè)信息化建設(shè)中有所借鑒，少走彎路，健康發(fā)展。
一、立項的初衷和開發(fā)內(nèi)容
1999年，河南省交通會計學(xué)會通過調(diào)研敏銳地意識到，盡管一些企業(yè)開展了會計電算化，但在全國尚無一家運輸企業(yè)實現(xiàn)全面的信息化管理，并且也沒有這方面的系統(tǒng)管理軟件。開發(fā)適用于汽車運輸企業(yè)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，能夠幫助企業(yè)解決管理中的實際問題，提高企業(yè)的競爭力。由此，學(xué)會向河南省交通廳科技處申請立項《汽車運輸企業(yè)信息化管理系統(tǒng)研究》，2000年3月批準(zhǔn)后即開始進(jìn)行開發(fā)。
該系統(tǒng)包括預(yù)測和決策管理、運輸單位結(jié)算收入分配管理、車站結(jié)算收入管理、貨幣資金管理、計劃統(tǒng)計管理、人事管理、車站售票管理、檢票稽核管理、班次調(diào)度管理、安全生產(chǎn)管理共10個子系統(tǒng)。
從上述內(nèi)容來看，這套系統(tǒng)如能推廣應(yīng)用，至今仍不失為一個相當(dāng)不錯的軟件。例如，客運結(jié)算收入的核算、分配是一項繁重而細(xì)致的管理工作。以原鄭州汽車客運總公司為例，每天從汽車中心站售出的票款平均達(dá)70萬元，高峰期達(dá)二三百萬元，這些收入按受益對象分，既有本企業(yè)的，又有對開企業(yè)的；在本企業(yè)中，又是由各分公司組成的。按類別分，既有運輸收入，又有行包收入等。企業(yè)對這些收入的確認(rèn)，要耗費大量的人力和物力且不能保證數(shù)字的絕對準(zhǔn)確（例如原鄭州汽車客運總公司用于這方面的職工有100多人），而且，它最大的缺點是不能及時而全面地向企業(yè)提供相關(guān)信息。該系統(tǒng)中的結(jié)算收入分配管理子系統(tǒng)就是解決了上述問題，且由于運用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享、反饋及時、信息范圍擴(kuò)大。
二、沒有推廣應(yīng)用的主要原因
�。ㄒ唬┢髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。作為協(xié)作單位的是企業(yè)，盡管企業(yè)財務(wù)負(fù)責(zé)人大力支持，但企業(yè)負(fù)責(zé)人對信息化管理沒有足夠的認(rèn)識，對系統(tǒng)并不從人力和財力上積極支持，由此，開發(fā)過程中的一些問題常常不能及時解決。
�。ǘ╅_發(fā)經(jīng)費不足。該項目經(jīng)費總額僅10萬元，協(xié)作單位贊助10萬元并承擔(dān)開發(fā)人員的工資，但由于該系統(tǒng)基本涵蓋了汽車運輸?shù)娜婀芾�，形成工程巨大資金甚少的反差局面，致使一些起碼的工作只能簡單地進(jìn)行。該系統(tǒng)在評審時，一位專家說；做好系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，經(jīng)費就需10萬元。
�。ㄈ┤藛T配合協(xié)調(diào)不密切。系統(tǒng)開發(fā)需要企業(yè)各相關(guān)部門現(xiàn)行的配合，計算機(jī)開發(fā)人員與企業(yè)管理人員需要進(jìn)行深入的溝通。但由于經(jīng)費不足等原因，雙方的理解意念不同，就形成開發(fā)的結(jié)果不能適應(yīng)運用。
�。ㄋ模┏绦蚓帉懭藛T積極性不高。系統(tǒng)編程的計算機(jī)公司是協(xié)作單位的基層公司，與社會其他專業(yè)計算機(jī)公司相比薪金差距很大，再加之其他原因，缺乏主觀能動性，直接影響系統(tǒng)的質(zhì)量水平。
�。ㄎ澹┦褂萌藛T計算機(jī)運用知識差。系統(tǒng)在試運行過程中，由于一部分使用人員計算機(jī)操作水平有限，缺乏基本常識又不愿刻苦學(xué)習(xí)，抵觸系統(tǒng)的運用，致使有的子系統(tǒng)不能完善。
�。⿲＜以u審時給予了寬容。由于該系統(tǒng)龐大，除了時間倉促難以逐個對各子系統(tǒng)進(jìn)行深入細(xì)致的審定外，更主要是專家組從方向趨勢上給予了充分肯定，而對技術(shù)方面給予了寬容，致使有些需要再評審的子系統(tǒng)一次通過。
通過上面揭示的問題，本文主導(dǎo)思想是引導(dǎo)我們反思在本單位信息化建設(shè)中存在的共性問題，進(jìn)而提高我們對信息化建設(shè)的認(rèn)識，以使信息化在我國快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮多快好省的作用。
三、對汽車運輸企業(yè)信息化建設(shè)的思考
由于該系統(tǒng)的立項開發(fā)是河南省交通會計學(xué)會，從某種意義上講不能代表企業(yè)信息化管理實施過程中的問題。然而，開發(fā)過程中的許多現(xiàn)象和問題與企業(yè)在信息化建設(shè)中出現(xiàn)的現(xiàn)象和問題基本是共性的，信息化對企業(yè)管理的重要作用是沒有疑義的，但如何才能使企業(yè)成功地實施信息化呢？就交通運輸企業(yè)來說，其信息化管理與其他行業(yè)相比又具有特殊性。為此，筆者再結(jié)合對河南省內(nèi)一些汽車運輸企業(yè)單位目前運用情況的調(diào)研，談一下對汽車運輸企業(yè)信息化管理的見解。
�。ㄒ唬⿲ζ髽I(yè)信息化的認(rèn)識誤區(qū)及其消極影響
1.對信息化概念的認(rèn)識誤區(qū)。企業(yè)信息化實質(zhì)上是將企業(yè)的所有業(yè)務(wù)過程和管理過程計算機(jī)化和網(wǎng)絡(luò)化，通過各種信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)加工生成新的信息資源，提供給各層次的人們洞悉、觀察各類動態(tài)業(yè)務(wù)中的一切信息，以作出有利于生產(chǎn)要素組合優(yōu)化的決策，使企業(yè)資源合理配置，以使企業(yè)能適應(yīng)瞬息萬變的市場經(jīng)濟(jì)競爭環(huán)境，求得最大的經(jīng)濟(jì)效益。但人們一說起企業(yè)信息化，想到的往往是電腦、上網(wǎng)、辦公自動化、財會電算化就算是了，這種觀念類似于盲人摸象，以局部代替整體，沒有全面的和清晰的認(rèn)識。
當(dāng)然，這也不僅僅是傳統(tǒng)企業(yè)單方面的問題，另一方面也有IT廠商利用傳統(tǒng)企業(yè)缺乏深層次認(rèn)識而一廂情愿地炒作概念的誤導(dǎo)問題。
2.企業(yè)決策人的認(rèn)識誤區(qū)。在一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的報告或講話中，不乏對高科技、信息化、網(wǎng)絡(luò)化等企業(yè)管理的重視。但在信息化項目的具體實施過程中，很少有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自主抓這些工作。誠然，企業(yè)決策層領(lǐng)導(dǎo)有許多關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的大事要做，但實施信息化本身同樣也是企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重大事情。之所以出現(xiàn)這種普遍現(xiàn)象，其主導(dǎo)因素有：一是認(rèn)為信息化由下面的信息中心負(fù)責(zé)就行了，用不著具體過問。二是認(rèn)為汽車運輸是服務(wù)行業(yè)，不存在新產(chǎn)品研制開發(fā)和市場營銷等問題，傳統(tǒng)的經(jīng)營管理照樣能夠解決企業(yè)管理存在的問題。三是有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人將信息化作為一道亮麗的風(fēng)景和華麗的光環(huán)，購買一些計算機(jī)、打印機(jī)放在辦公桌上，常時間的不開不用（有的甚至不會用），而不是踏踏實實地為了信息化建設(shè)。
3.對信息化系統(tǒng)運用的認(rèn)識誤區(qū)。信息化管理是現(xiàn)代化管理的重要體現(xiàn)，而我們目前尚存在濃厚的傳統(tǒng)觀念，對現(xiàn)代化管理的觀念和知識更新相當(dāng)?shù)臏蟆４蠖嘁庾R不到這種滯后性與信息化深層次沖突，用傳統(tǒng)的思維方式和行為方式實施信息化管理，就形成了較為尖銳的矛盾。這種矛盾既有主觀上的，也有客觀方面的。客觀方面的，例如，IT廠商對企業(yè)及其具體部門缺乏深層次認(rèn)識，開發(fā)的系統(tǒng)不能有效的滿足管理的需求。主觀上既有領(lǐng)導(dǎo)層的，又有基層的，同時還有操作使用人員的。領(lǐng)導(dǎo)層的如：且不說其傳統(tǒng)觀念是否已經(jīng)轉(zhuǎn)變，但大多決策者不習(xí)慣或者不會使用計算機(jī)，各相關(guān)的數(shù)據(jù)仍然依靠匯報掌握和了解；基層的如：只熟悉本部門的工作而缺乏對其他部門工作的了解，因此對部門間的配合缺乏協(xié)同性；操作使用人員的如：缺乏對計算機(jī)硬件、性能的全面掌握，不能對操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用系統(tǒng)、打印機(jī)等嫻熟運用。
在這種情形下，就出現(xiàn)了諸多的不正常現(xiàn)象。例如：非但沒有實現(xiàn)無紙化辦公，反而成了多紙化、廢紙化辦公；非但沒有精簡高效，反而是冗員增加；非但工作效率沒有提高，反而下降，如上網(wǎng)聊天看電影打游戲；非但沒有節(jié)省開支，反而增加了管理費用，如支付Internet接入費用，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)維護(hù)管理費；非但沒有信息共享，反而形成了“信息孤島”等等。
上述狀況，弱化了信息化運用的作用；難怪有人說，不搞信息化工作正常，一搞信息化反而問題百出、麻煩不斷。
（二）信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想
上述實際狀況說明，信息化的建設(shè)涉及到組織結(jié)構(gòu)、管理理念、業(yè)務(wù)流程等等，是一項系統(tǒng)的工程而不是一件一蹴而就的事情。為了使信息化健康發(fā)展，筆者認(rèn)為：
1.要根據(jù)自身特性來決定信息化的目標(biāo)。由于汽車運輸企業(yè)與工業(yè)生產(chǎn)和商業(yè)經(jīng)營有著明顯的區(qū)別。汽車運輸屬于資產(chǎn)密集型企業(yè)和服務(wù)業(yè)，其資產(chǎn)類別又主要是營運車輛。所以，從生產(chǎn)工具上應(yīng)從車輛、調(diào)度以及安全方面著手，在客運生產(chǎn)上，從售票、線路班次方面著手，在物流運輸上，從貨源信息方面著手等。在這些基礎(chǔ)上建立以財務(wù)管理為中心的核算、控制、分析、決策系統(tǒng)。從而形成一套適應(yīng)本企業(yè)管理要求的信息化網(wǎng)絡(luò)。同時，汽車運輸企業(yè)還應(yīng)根據(jù)自身的規(guī)模大小、生產(chǎn)經(jīng)營特點以及經(jīng)濟(jì)實力，來確定本企業(yè)信息化建設(shè)的方案和規(guī)劃，切忌東施效顰。
2.要有層次地逐步實施。一般來說，企業(yè)信息化從發(fā)展程度看分為三個層面或三個不同發(fā)展階段。第一是初步利用計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理的部分子系統(tǒng)；第二是部分或全部集成的信息系統(tǒng)，以先進(jìn)的管理思想為基礎(chǔ)，將電子信息技術(shù)、現(xiàn)代管理技術(shù)和先進(jìn)的制造技術(shù)緊密結(jié)合，實現(xiàn)客運、物流、信息流和價值流的優(yōu)化運行，實現(xiàn)人（組織）、技術(shù)和經(jīng)營管理三要素的集成；第三是實現(xiàn)企業(yè)與企業(yè)間、企業(yè)與政府間、企業(yè)與其他組織間的廣泛的信息交流與信息集成。
從一般規(guī)律來看，其第一階段時間長、難度大、耗費高、進(jìn)度慢。就河南省大多汽車運輸企業(yè)而言，盡管有些企業(yè)對計算機(jī)的運用已經(jīng)開展有十幾年了，但目前信息化都處在第一階段的初期或者中期。這是因為我國的信息化發(fā)展與企業(yè)機(jī)制改革處于同一過程中，現(xiàn)代企業(yè)管理在觀念、方法以及科學(xué)文化知識等方面與傳統(tǒng)的經(jīng)營管理相比都有著很大的差距，在提升這個過程中的矛盾體現(xiàn)在信息化方面就形成上述影響。同時，由于信息化需要一定的資金投入，對微利的汽車運輸企業(yè)也是相當(dāng)?shù)呢?fù)擔(dān)，因此，企業(yè)要根據(jù)自身現(xiàn)有基礎(chǔ)情況和現(xiàn)實承受能力，有層次的逐步實施發(fā)展。
3.必須由單位決策領(lǐng)導(dǎo)人的參與和推動。信息化建設(shè)不僅涉及各級管理人員和全體員工，更涉及企業(yè)決策層的觀念更新和計算機(jī)的運用掌握。另外在實施過程中還會牽涉到權(quán)和利的重新分配，遭到一些人的抵觸，遇到方方面面的問題。因此必須由決策管理人從以下幾個方面來推動。
�。�1）以身作則，在自己的工作崗位上積極使用信息化工具。如果通過信息化管理提供的資料、數(shù)據(jù)仍然靠匯報，勢必產(chǎn)生消極的影響。
（2）決心和信心。一旦確立了信息化建設(shè)的目標(biāo)或任務(wù)就必須要求相關(guān)人員完成并完成好。
�。�3）專人負(fù)責(zé)，實行崗位責(zé)任制。
�。�4）參與具體管理制度的制定。制度內(nèi)容上除了考核辦法規(guī)定外，還應(yīng)包括激勵辦法，以鼓勵和培養(yǎng)大家的積極性。
�。ㄈ┬畔⒒ㄔO(shè)中應(yīng)注意的問題
1.對投資成本的控制。實行信息化管理需要大量的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人才培訓(xùn)，并且存在一定的不確定性等，這些都將增加單位的費用。從長期來看，還有技術(shù)更新、產(chǎn)品升級、基礎(chǔ)設(shè)施升級以及咨詢、重新培訓(xùn)等等費用。
誠然，實施信息化必須要花費一定的人力或物力，要付出一定的代價，但這種代價不應(yīng)建立在超過這項投入所能節(jié)約的成本。因此對正常軟硬件費用的支出必須貫徹“滿足要求，從簡控制、量力而行”的經(jīng)濟(jì)原則。
在硬件上，譬如我們會計實行電算化，軟件使用某軟件，其單機(jī)版容量不足300M（兆），網(wǎng)絡(luò)版加上安裝SLQ數(shù)據(jù)庫也不過1G（1G=1000M），即便加上WindowsXP操作系統(tǒng)、微軟的Offiice、國產(chǎn)的WPSOffiice辦公軟件以及一些常用的軟件等尚不到5G，數(shù)據(jù)備份一年也不到1G，我們選用20G的硬盤足夠了；再如，滿足這些軟件的色彩支持，16M的顯卡就可以，但一談購買計算機(jī)，就選擇市場主流產(chǎn)品，硬盤選用80G的，顯卡要求128M的，這就違背了上述的原則。我們不能為了趕時髦，不計成本，形成不必要的浪費。
在軟件方面，由于軟件是企業(yè)信息化的核心，信息化系統(tǒng)工程一般依賴軟件公司來完成。因此在軟件開發(fā)中應(yīng)當(dāng)注意。
如果是自己開發(fā)，最常碰到的問題就是程序設(shè)計人員和各部門員工的想法不同。許多設(shè)計人員習(xí)慣從技術(shù)的角度出發(fā)，單方面從市面上現(xiàn)有技術(shù)應(yīng)用層面下手，而忽略了企業(yè)使用者的需求。因此，程序設(shè)計人員應(yīng)和使用的有關(guān)部門員工深入討論，使軟件應(yīng)用層面和部門的需求面相互目標(biāo)一致，真正發(fā)揮信息化的作用。
如果由專業(yè)軟件公司開發(fā)，首先要對開發(fā)商的技術(shù)力量和其產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)的考察并簽訂具體的合同。這是因為有些IT廠商為了自身的經(jīng)濟(jì)利益，利用企業(yè)人員在信息化方面認(rèn)識上的不成熟，夸大自己產(chǎn)品的功能和作用，而不顧自己的能力、信譽、資質(zhì)狀況。真正開發(fā)，又難以切實地滿足管理的要求。由于我國還沒有專門針對信息工程建設(shè)方面系統(tǒng)的、規(guī)范化的政策法規(guī)和解決措施，雙方一旦形成矛盾，企業(yè)不但經(jīng)濟(jì)上遭受損失，且不能達(dá)到應(yīng)用的目的，后悔莫及。
2.加強(qiáng)對人員的培訓(xùn)和人才的培養(yǎng)。信息化是一項集體努力的過程，不是個人活動，必須在共同目標(biāo)下同心協(xié)力，能夠正確理解和使用信息系統(tǒng)，據(jù)以改進(jìn)工作，提高工作效率。同時，由于信息化是與現(xiàn)代企業(yè)管理相輔相成的，如果只有一少部分人掌握計算機(jī)的操作和軟件的運用，信息化就大打折扣，現(xiàn)代化管理就難以進(jìn)行。因此，對所有管理人員必須不斷的有計劃的進(jìn)行培訓(xùn)，提高員工的素質(zhì)。對一些專業(yè)性較強(qiáng)的部門或崗位，還應(yīng)有目的的定向培養(yǎng)一批人才，必要時還可引進(jìn)一些人才，以便在提升管理水平的過程中不至于形成空檔。
3.信息安全。信息安全是信息化建設(shè)中不可忽視的問題，不僅涉及企業(yè)的商業(yè)秘密，又涉及企業(yè)信息化的正常運行。因此應(yīng)在服務(wù)器、中間層等方面防止病毒的侵入和黑客的攻擊；在使用各部門，如機(jī)要、秘密文件及相關(guān)信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，涉及重大事務(wù)的數(shù)據(jù)分析、處理系統(tǒng)等，應(yīng)制定統(tǒng)一的隱私保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字簽名標(biāo)準(zhǔn)，以及對于敏感程度不同的信息制定相應(yīng)的加密標(biāo)準(zhǔn)等。
確保信息安全地存放和維護(hù)，是信息化建設(shè)中不可小覷的重要方面。
（四）對信息化要辯證認(rèn)識。
信息化實際上就是讓計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)參與人的工作，但說到底，信息化始終都是圍繞著人來進(jìn)行的。對于機(jī)械性的易于標(biāo)準(zhǔn)化的重復(fù)頻率高的工作，我們可以通過計算機(jī)代替，而思考性的創(chuàng)造性的工作則是不能替代的。前者可以通過“計算”這個詞來限定，而后者則用“思考”來形容。所以，信息化的目的，也就是讓那些“計算性”的業(yè)務(wù)和工作如信息收集、數(shù)據(jù)處理等用計算機(jī)來完成。信息化對于企業(yè)來說僅僅是多了一種方式和工具，多了一種選擇。而“思考性”的工作還得由人來完成。對于決策等創(chuàng)造性的不易標(biāo)準(zhǔn)化工作，計算機(jī)是無法代替人腦的。
近十幾年來，世界各國的企業(yè)界都在致力于企業(yè)的信息化，先進(jìn)國家在剛開始時竭力抓信息化，但由于沒有與企業(yè)管理機(jī)制有機(jī)結(jié)合，生產(chǎn)效率并沒有明顯上去。先進(jìn)發(fā)達(dá)國家的經(jīng)驗和國內(nèi)已實施信息化管理的實踐證明，抓信息化的同時，要抓管理的改革、體制的改革。現(xiàn)代化管理的不斷創(chuàng)新和深化，才能創(chuàng)造信息時代的現(xiàn)代化管理方式，才能全面提升信息化的水平，才能充分發(fā)揮信息化在企業(yè)管理中的積極作用。
