基于財(cái)務(wù)控制的公司管理 專題
編者按：
本土職業(yè)經(jīng)理人經(jīng)常疑惑于為什么外資企業(yè)的決策過程和結(jié)果比較科學(xué)、高效，其實(shí)很簡(jiǎn)單，科學(xué)的管理體系來自于系統(tǒng)本身和信息的來源。一般來講，外資企業(yè)采取三套綜合管理系統(tǒng)：
1.總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)的公司階段性年度計(jì)劃管理：生產(chǎn)、管理成本的控制——銷售推廣的實(shí)施——市場(chǎng)促銷的引導(dǎo)；
2. 財(cái)務(wù)職能領(lǐng)導(dǎo)的生產(chǎn)資源管理系統(tǒng)：負(fù)責(zé)從原材料的采購——生產(chǎn)——成品——倉儲(chǔ)——銷往市場(chǎng)的整個(gè)過程；
3. 銷售職能領(lǐng)導(dǎo)的客戶網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)：包括產(chǎn)品銷出后經(jīng)銷商的進(jìn)銷存消費(fèi)終端（零售商）的進(jìn)銷存——各區(qū)域市場(chǎng)、品牌的銷售、庫存和份額占有狀況。
從上述三個(gè)不同的系統(tǒng)中可以看到：
1. 公司從各基層測(cè)算后經(jīng)上下級(jí)協(xié)調(diào)得到統(tǒng)一數(shù)據(jù)；
2. 從各職能、各項(xiàng)費(fèi)用實(shí)際發(fā)生中歸類形成實(shí)際記賬報(bào)告；
3. 從各地市場(chǎng)、經(jīng)銷商和終端（零售商）處收集銷售、市場(chǎng)數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)綜合起來規(guī)模龐大、時(shí)效性很強(qiáng)、操作過程復(fù)雜。
簡(jiǎn)言之，一套科學(xué)的決策體系是基于全面、可靠的數(shù)據(jù)信息來源和客觀、系統(tǒng)的分析的。而在這個(gè)復(fù)雜的決策系統(tǒng)當(dāng)中，財(cái)務(wù)部門“天然地”處于控制、協(xié)調(diào)和監(jiān)督的最佳位置。
曾在聯(lián)邦快遞任職23年之久的現(xiàn)任美國CNL控股公司首席財(cái)務(wù)官特雷西·G·施密特在回顧自己的職業(yè)生涯時(shí)說，首席財(cái)務(wù)官的角色就是充當(dāng)戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)之間的橋梁。經(jīng)濟(jì)的變動(dòng)周期正在縮短，變動(dòng)幅度也越來越劇烈，這就要求財(cái)務(wù)管理和資源配置更加靈活和敏感。
首席財(cái)務(wù)官在溝通戰(zhàn)略和執(zhí)行方面取得巨大成功的方法之一是創(chuàng)建強(qiáng)大的控制體系，以確保一切暢通無阻。找出如何評(píng)估各個(gè)層面的成功運(yùn)作的方法，然后對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控是成功執(zhí)行的兩個(gè)中心因素。
此外，技術(shù)在成功的實(shí)施過程中也扮演著重要的角色。它提供持續(xù)的反饋渠道，告訴我們正在發(fā)生的什么事情是我們所期望的，這在把握趨勢(shì)及發(fā)現(xiàn)潛在問題方面極有幫助。然而，技術(shù)是一把雙刃劍。如何駕馭這個(gè)工具并不是一件容易的事。近年來，財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用是大勢(shì)所趨。但是，如果使用者的思路和腦子沒有及時(shí)跟上，期待著技術(shù)工具解決所有的問題是不現(xiàn)實(shí)的。因?yàn)檐浖惺前S許多多的先進(jìn)的管理理念、內(nèi)控機(jī)制的。
最后，如果首席財(cái)務(wù)官?zèng)]有足夠的領(lǐng)袖魅力和正直品質(zhì)與高層團(tuán)隊(duì)聯(lián)合起來，并幫助領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)團(tuán)體，雖然他也許在其他方面都很優(yōu)秀，仍會(huì)遭到可悲的失敗。
本期專題將結(jié)合CFO和財(cái)務(wù)總監(jiān)們可以直接參與操控的預(yù)算控制、信息系統(tǒng)控制等話題與讀者交流基于財(cái)務(wù)控制的公司治理。
基于財(cái)務(wù)控制的公司治理專題 焦點(diǎn)訪談
長久以來，CFO利用信息系統(tǒng)通過整合公司信息，形成基于財(cái)務(wù)分析的管理報(bào)告，以幫助企業(yè)改善和提高績效似乎是大企業(yè)的 “專利”，但在企業(yè)叢林中，越來越多的小企業(yè)顯現(xiàn)出超強(qiáng)的活力，究竟他們需不需要信息工具又是如何借助信息工具制勝的呢？在技術(shù)與人的博弈中，誰主導(dǎo)誰才是合理的？
小的，也可以是美好的
文/本刊駐美特派記者 陳靜美
在談及企業(yè)運(yùn)營效率時(shí)，一位在某知名外企工作的朋友說，其實(shí)每家公司的運(yùn)營效率都還有很大的提升空間，他發(fā)現(xiàn)工作時(shí)間不下半數(shù)的職員并沒有百分之百地投入工作，多部門合作某一項(xiàng)目時(shí)這個(gè)問題更加突出；大企業(yè)比小公司似乎更拖沓。雖然類似的“大企業(yè)病”被詬病無數(shù)，但大企業(yè)的力量永遠(yuǎn)不容小覷。那么，在信息時(shí)代競(jìng)爭(zhēng)激烈的企業(yè)叢林中，究竟是什么在幫助小企業(yè)爭(zhēng)得一席之地的呢？
Per Hallberg是某小型投資顧問公司的高級(jí)分析決策顧問，目前在公司的芝加哥分部工作。他認(rèn)為信息時(shí)代企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)也不斷多元化，小型公司可以憑借其獨(dú)特優(yōu)勢(shì)爭(zhēng)取到與大公司平等的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)，甚至在某些領(lǐng)域或特定的行業(yè)中，小公司將對(duì)其同行的大企業(yè)造成極大的威脅。有很多像他所服務(wù)的小企業(yè)在業(yè)界取得成功的最直接的競(jìng)爭(zhēng)力就來源于合理利用信息工具助力其內(nèi)部管理和外部決策，使得自己的決策速度比對(duì)手更快、企業(yè)運(yùn)營效率更高。
《首席財(cái)務(wù)官》：在您服務(wù)的公司中，CFO是如何通過信息工具對(duì)公司實(shí)施控制和管理的呢？
Per Hallberg：中小型公司的財(cái)務(wù)主管往往身兼數(shù)職，比如定期財(cái)務(wù)報(bào)告、辦公室管理，部門協(xié)調(diào)等，在我服務(wù)的公司，財(cái)務(wù)主管還要協(xié)調(diào)不同國家的分部以及職員間的溝通。所以，中小型企業(yè)的財(cái)務(wù)主管應(yīng)該具備足夠的整合能力，主要體現(xiàn)在其對(duì)來自不同渠道的信息分析能力，并在公司發(fā)展的不同階段做出相應(yīng)的判斷，以使公司其他部門和總部決策層對(duì)公司的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)情況有清晰的認(rèn)識(shí)。信息工具以及其他管理工具只是提高效率的工具，并不能替代工具使用者的整合思維及其個(gè)人管理能力和技巧。
《首席財(cái)務(wù)官》：您提到CFO的整合能力，這需要做大量的溝通工作，在您的公司是通過什么辦法提高溝通效率并取得比較理想的內(nèi)部控制效果的？
Per Hallberg：一個(gè)公司最主要的溝通方式是什么？大多數(shù)企業(yè)認(rèn)為是電子郵件，但是電子郵件有很多明顯缺陷，比如很多一年以前或者更久時(shí)間之前的重要信息往往被系統(tǒng)自動(dòng)刪除，或者被員工忽略了，當(dāng)問題產(chǎn)生需要找到相關(guān)信息時(shí)，以前的信息無法恢復(fù)，勢(shì)必要造成損失。如果每個(gè)人都經(jīng)歷同樣的問題，對(duì)于公司來說，就會(huì)大大增加信息的溝通成本，這個(gè)數(shù)字統(tǒng)計(jì)起來可能非常可觀。在我的公司主要采用了兩個(gè)幾乎免費(fèi)的信息系統(tǒng)解決了這個(gè)問題，重要的是，我們自己還不斷使這個(gè)系統(tǒng)與公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)協(xié)調(diào)工作，以便不斷改進(jìn)整個(gè)內(nèi)部信息共享系統(tǒng)。例如如果系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，問題報(bào)告會(huì)自動(dòng)抄送所有相關(guān)部門，避免問題再次發(fā)生。
當(dāng)然，這個(gè)系統(tǒng)在我們是非常適合的，但是沒有哪一個(gè)內(nèi)部管理和控制模型是適合所有企業(yè)的，不同公司，不同行業(yè)都有其特定的需要，引進(jìn)某些信息控制與管理系統(tǒng)之后，還有很多改良、完善工作需要進(jìn)行，而這個(gè)環(huán)節(jié)能否成功的關(guān)鍵就是操控者，比如CFO對(duì)公司運(yùn)作的深入分析和了解。所以，中小型公司在使用信息管理工具時(shí)，可以進(jìn)行一定的市場(chǎng)調(diào)查，選擇一些費(fèi)用低但是可以滿足當(dāng)前需要的軟件或者產(chǎn)品，但更為關(guān)鍵的是如何運(yùn)用和改進(jìn)它們以適應(yīng)自己的發(fā)展。
《首席財(cái)務(wù)官》：您認(rèn)為成功駕馭信息手段并使其成為決策工具所面臨的主要挑戰(zhàn)是什么？
Per Hallberg：我認(rèn)為主要的挑戰(zhàn)是如何運(yùn)用信息手段進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)，因?yàn)槟壳暗母?jìng)爭(zhēng)形勢(shì)迫使公司決策速度加快，準(zhǔn)確度提高。顯然，決策的難度在不斷提高，而決策中非常主要的部分就是風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和應(yīng)對(duì)決策，如何處理來自公司內(nèi)部以及外部的龐大數(shù)據(jù)，并成功運(yùn)用信息手段對(duì)其進(jìn)行處理就顯得非常關(guān)鍵，如果這個(gè)基礎(chǔ)步驟能夠有效完成，公司在競(jìng)爭(zhēng)中就會(huì)非常主動(dòng)。
《首席財(cái)務(wù)官》：在信息時(shí)代，中國公司的專業(yè)財(cái)務(wù)人士會(huì)面臨很大的知識(shí)更新和知識(shí)外延擴(kuò)展的挑戰(zhàn)，財(cái)務(wù)、信息技術(shù)、管理理念都要兼顧，您對(duì)他們有什么建議嗎？運(yùn)用信息工具為公司決策服務(wù)以及促進(jìn)公司績效的關(guān)鍵是什么？
Per Hallberg：信息時(shí)代特有的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和競(jìng)爭(zhēng)壓力對(duì)世界各地的財(cái)會(huì)專業(yè)人士來說都是一個(gè)挑戰(zhàn)，沒有人能對(duì)這個(gè)現(xiàn)實(shí)置若罔聞。首先是財(cái)會(huì)人員應(yīng)該有意識(shí)地及時(shí)更新其對(duì)國際相關(guān)準(zhǔn)則的了解；及時(shí)更新對(duì)例如Six Sigma， Just-in-time等管理理念的學(xué)習(xí)；對(duì)ROE等分析手段的認(rèn)識(shí)。其實(shí)，信息工具的設(shè)計(jì)都是建立在基礎(chǔ)財(cái)務(wù)和經(jīng)濟(jì)理論基礎(chǔ)上的，一個(gè)專業(yè)財(cái)務(wù)人員不會(huì)很難理解這些信息工具，難點(diǎn)在于如何根據(jù)自身的分析思路和初步預(yù)測(cè)運(yùn)用這些技術(shù)手段。
舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，我看到很多在中國發(fā)展的國外顧問公司的高層大多是外籍人士，中層和初級(jí)管理層多是本國專業(yè)人員，這就從一個(gè)側(cè)面反映出中國的專業(yè)國際顧問還不很成熟，而我認(rèn)為他們同外籍上司們的差距不是專業(yè)知識(shí)上的差距，主要是在對(duì)國際經(jīng)濟(jì)的整合認(rèn)識(shí)和深入分析上還不夠。
《首席財(cái)務(wù)官》：很多剛剛起步的中小公司都認(rèn)為應(yīng)該把精力放在市場(chǎng)策略方面，而通過信息系統(tǒng)能夠規(guī)范公司治理并不是迫在眉睫的事情，您認(rèn)為對(duì)于這些公司而言，是否應(yīng)該運(yùn)用信息系統(tǒng)以及如何運(yùn)用信息手段幫助公司快速發(fā)展？
Per Hallberg：在目前的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，信息技術(shù)手段是市場(chǎng)決策的重要支撐，一家沒有信息駕馭和分解分析能力的公司也不會(huì)在市場(chǎng)中生存下來，可能在短期內(nèi)就銷聲匿跡了。所以，一個(gè)能夠把市場(chǎng)決策看作重要成功因素的公司同樣會(huì)思考如何利用信息工具為其服務(wù)，二者對(duì)于公司的發(fā)展都是不可或缺的。今年的暢銷書《藍(lán)海戰(zhàn)略》中將當(dāng)前的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)比作“紅�！�，其激烈程度可見一斑。對(duì)于中小公司來說，信息技術(shù)與市場(chǎng)策略結(jié)合的成功與否可以說是其制勝的關(guān)鍵。舉例來說，NASDAQ在初期僅僅是一個(gè)報(bào)價(jià)系統(tǒng)，短短十幾年就發(fā)展成為NYSE最強(qiáng)勁的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，其成功的主要原因就是能夠成功駕馭信息系統(tǒng)，并使其自身成為投資網(wǎng)絡(luò)的有效工具和中介，成為很多知名高新企業(yè)的首選。
《首席財(cái)務(wù)官》：專業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)告對(duì)于相當(dāng)一部分公司決策層來說都比較難理解，也正由于這一點(diǎn)，很多詳盡的財(cái)務(wù)報(bào)告被束之高閣，您認(rèn)為如何將財(cái)務(wù)報(bào)告“翻譯”成容易理解的直觀報(bào)告？
Per Hallberg：對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)告的格式和技術(shù)要求雖然目前各國還有其特殊規(guī)定以及認(rèn)同上的區(qū)別，但是，正如大家看到的，各國準(zhǔn)則正在逐漸和國際準(zhǔn)則趨同，中國也不例外。另外，目前商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加劇迫使專業(yè)人員不得不加快對(duì)信息分析的速度，并且及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)層實(shí)時(shí)報(bào)告。同時(shí)，專業(yè)人員還會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)做出附加分級(jí)，比如對(duì)現(xiàn)金流的分析可以為決策層提供公司負(fù)債以及現(xiàn)階段投資能力的信息；對(duì)盈利及損失情況與銷售情況的分析可以為市場(chǎng)部門提供銷售狀況以及收入情況的信息，使其及時(shí)對(duì)壞賬、呆賬等不良現(xiàn)象做出及時(shí)反饋等，這些分析都可以用非常直觀的信息反映出來，決策層通過這些分析可以高效率地決策和預(yù)測(cè)�，F(xiàn)在很多財(cái)務(wù)軟件都可以做到這一點(diǎn)。關(guān)鍵是報(bào)告提供者，比如CFO，需要對(duì)企業(yè)運(yùn)營進(jìn)行再加工，形成管理建議，使最高決策層可對(duì)公司的經(jīng)營狀況一目了然，以便其做出正確、快速的決策。對(duì)于中小型公司來說，這種分析更顯重要，因?yàn)橹行⌒凸局苿俚年P(guān)鍵是抓住短期市場(chǎng)機(jī)會(huì)，快速健康發(fā)展，因?yàn)樵谄鸩诫A段，中小型公司往往沒有足夠的實(shí)力與大公司進(jìn)行長線競(jìng)爭(zhēng)。
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