北京畢捷電機(jī)股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“畢捷公司”）成立于2001年1月，系北京京城機(jī)電控股有限責(zé)任公司下屬的大型企業(yè)，其前身為1958年建廠的大型國(guó)有企業(yè)——北京市電機(jī)總廠，公司注冊(cè)資本1億元人民幣，現(xiàn)有職工1600人。公司主導(dǎo)產(chǎn)品為Y系列電機(jī)產(chǎn)品及NEMA系列高效電機(jī)， 50%以上出口到歐美等發(fā)達(dá)國(guó)家。公司按生產(chǎn)工序下設(shè)4個(gè)專業(yè)生產(chǎn)車間，分別為工具車間、剪沖車間、機(jī)加工車間、電工車間。產(chǎn)品經(jīng)剪沖車間、機(jī)加工車間加工后到電工車間進(jìn)行繞線、嵌線后組裝出廠。
一、原有預(yù)算管理中的不足之處
盡管畢捷公司的預(yù)算管理起步較早，但仍然存在許多不足，集中表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.不是全面預(yù)算，每年只是對(duì)重點(diǎn)指標(biāo)如銷售收入、產(chǎn)量、費(fèi)用、利潤(rùn)等進(jìn)行預(yù)算，更多的編制時(shí)間和精力耗費(fèi)在財(cái)務(wù)部與各個(gè)職能部門關(guān)于費(fèi)用預(yù)算的“討價(jià)還價(jià)”上，而產(chǎn)量、庫存、銷售收入、回款、采購(gòu)、付款、籌資、投資等沒有形成嚴(yán)格的對(duì)應(yīng)關(guān)系，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，未形成完整的預(yù)算體系，更多地側(cè)重于單項(xiàng)、重點(diǎn)指標(biāo)的預(yù)算。
2.計(jì)算數(shù)據(jù)相對(duì)粗略，預(yù)算不夠細(xì)化。由于公司產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)多，擁有的客戶群相對(duì)較多，所以預(yù)算不可能細(xì)化到具體客戶、具體產(chǎn)品、具體零部件，只是參照歷史數(shù)據(jù)制訂出各項(xiàng)總體指標(biāo)再分解到各個(gè)季度和月份，每月考核時(shí)也只能對(duì)總指標(biāo)的完成情況進(jìn)行考核。
3.預(yù)算與實(shí)際的編制、對(duì)比分析停留在手工階段，缺乏預(yù)算數(shù)據(jù)共享、交換和流程管理的平臺(tái)，效率低下，時(shí)效性差。編制預(yù)算時(shí)，大多是公司總經(jīng)理辦公會(huì)根據(jù)公司的五年規(guī)劃和第二年的經(jīng)營(yíng)思路確定出經(jīng)營(yíng)計(jì)劃交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部與其他業(yè)務(wù)部門一起根據(jù)此經(jīng)營(yíng)計(jì)劃作經(jīng)營(yíng)預(yù)算和收支平衡。所能借助的工具最多只能算是EXCEL，包括預(yù)算指標(biāo)的分解、下達(dá)、上報(bào)、匯總基本都停留在手工階段，更談不上數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、共享。預(yù)算編制的效率也較為低下，經(jīng)常從前1年的10月份開始編，到第2年的2月份正式預(yù)算指標(biāo)才能下達(dá)，預(yù)算編制周期偏長(zhǎng)。
4.滾動(dòng)預(yù)算、彈性預(yù)算無法進(jìn)行。預(yù)算指標(biāo)制訂完分解到12個(gè)月后基本上一年不變，談不上滾動(dòng)預(yù)算，更談不上針對(duì)不同的市場(chǎng)情況、訂單情況作不同的生產(chǎn)預(yù)算，給生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策帶來了許多不便。
二、預(yù)算管理的改進(jìn)與提高
針對(duì)上述情況，2005年，在北京京城機(jī)電控股有限責(zé)任公司的大力支持下，畢捷公司開始推行全面預(yù)算管理，成立了預(yù)算管理委員會(huì)和預(yù)算管理辦公室，制訂了《全面預(yù)算管理制度》，并引進(jìn)先進(jìn)的專業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)，徹底改變公司預(yù)算管理的現(xiàn)狀，提升預(yù)算管理水平。1年來，通過專業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)的實(shí)施，畢捷公司的預(yù)算管理工作得到了切實(shí)的改進(jìn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.開始形成真正意義上的全面預(yù)算，銷售業(yè)務(wù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、物流業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)無縫連接。由相對(duì)獨(dú)立的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和預(yù)算管理系統(tǒng)將公司的銷售、生產(chǎn)、采購(gòu)、存貨、利潤(rùn)、資金業(yè)務(wù)方面的預(yù)算及實(shí)際數(shù)據(jù)有效地集合在一起，通過編制接口程序?qū)N售、采購(gòu)、物流業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，與預(yù)算數(shù)據(jù)融合成為一個(gè)整體。尤其是對(duì)于成本預(yù)算，考慮電機(jī)產(chǎn)品制造成本占完全成本將近90%的特點(diǎn)，對(duì)其作了詳盡而嚴(yán)格的預(yù)算設(shè)計(jì)。參照實(shí)際成本核算中的方法和步驟，將人工成本預(yù)算、制造費(fèi)用預(yù)算、材料預(yù)算結(jié)合車間期初期末在制品差額計(jì)算形成制造成本預(yù)算，對(duì)剪沖車間和機(jī)加工車間實(shí)行了分步法，對(duì)電工車間產(chǎn)成品實(shí)行品種法預(yù)算，將財(cái)務(wù)成本核算的全過程納入預(yù)算體系，形成真正意義上的全面預(yù)算管理。
2.預(yù)算數(shù)據(jù)更加科學(xué)、合理。各個(gè)業(yè)務(wù)預(yù)算都是通過非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓椿P(guān)系計(jì)算出來的，改變了過去預(yù)算數(shù)據(jù)大多參照歷史資料，按照管理需要分別提出預(yù)算值的情況。各個(gè)預(yù)算數(shù)據(jù)計(jì)算的科學(xué)性大大增強(qiáng)，如產(chǎn)量預(yù)算根據(jù)銷售預(yù)算，結(jié)合產(chǎn)成品期初、期末庫存預(yù)算計(jì)算而成；應(yīng)收賬款預(yù)算根據(jù)銷售預(yù)算、每個(gè)客戶的回款情況與期初應(yīng)收賬款余額計(jì)算生成，從而使預(yù)算數(shù)據(jù)更加科學(xué)、合理。
3.預(yù)算與實(shí)際的對(duì)比更加細(xì)化，有利于管理者找準(zhǔn)企業(yè)管理中存在的癥結(jié)。打一個(gè)比方，在沒實(shí)施預(yù)算軟件之前，就跟醫(yī)院沒有高端的醫(yī)療檢測(cè)設(shè)備一樣，醫(yī)生判斷病情只能通過對(duì)病人的詢問觀察才能作出，企業(yè)管理者只能通過各部門的報(bào)表或與職能人員的溝通才能知道各個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)情況，而其中又天然存在許多數(shù)據(jù)“黑洞”或人為因素，去誤導(dǎo)管理者。引入預(yù)算管理系統(tǒng)后，相當(dāng)于醫(yī)生有了先進(jìn)的檢測(cè)設(shè)備，通過設(shè)備的檢測(cè)、化驗(yàn)，醫(yī)生就會(huì)快速準(zhǔn)確地判斷病人什么地方出現(xiàn)了問題，從而對(duì)癥下藥，藥到病除。同樣，現(xiàn)在我們通過預(yù)算管理系統(tǒng)提供的對(duì)比分析，不僅能知道我們的銷售收入指標(biāo)、回款指標(biāo)、庫存指標(biāo)總體完成情況，而且還會(huì)準(zhǔn)確地知道是哪個(gè)客戶沒有完成銷售計(jì)劃、回款計(jì)劃，是哪個(gè)客戶、哪些產(chǎn)品的庫存資金占用超標(biāo)等等，從而有利于管理者精確掌握當(dāng)前企業(yè)運(yùn)營(yíng)的細(xì)節(jié)，使管理和控制更加有據(jù)可依，企業(yè)管理也更加精細(xì)化，從而提高了管理效率。
4.預(yù)算編制、分發(fā)、匯總的時(shí)效性大大增強(qiáng)。通過引入專業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)，構(gòu)筑起一個(gè)數(shù)據(jù)共享、交換的平臺(tái)，預(yù)算與實(shí)際的編制、分發(fā)時(shí)間大大縮短。通過接口程序可以很輕松地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，過去需要幾天才能完成的工作現(xiàn)在用一個(gè)小時(shí)便能完成，不僅減少了輸入誤差，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，而且工作效率也得到了極大提高，現(xiàn)在實(shí)際運(yùn)營(yíng)中發(fā)生的問題能夠迅速反饋至管理層，為管理層盡早發(fā)現(xiàn)問題，盡早采取措施爭(zhēng)取到了時(shí)間，時(shí)效性大大增強(qiáng)。
三、預(yù)算管理為企業(yè)管理提供了有效工具
引入預(yù)算管理系統(tǒng)以后，為企業(yè)管理提供了有效工具，給企業(yè)管理帶來了升級(jí)與提高，幫助企業(yè)更好地實(shí)施成本控制，降低了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
1.可以更好地對(duì)車間投入產(chǎn)出進(jìn)行控制、分析。在設(shè)計(jì)預(yù)算模型時(shí)，我們將機(jī)加工車間、剪沖車間、工具車間設(shè)為人為利潤(rùn)中心，這些車間的材料領(lǐng)料是通過計(jì)劃價(jià)格核算按材料定額領(lǐng)入，生產(chǎn)出來的半成品是通過內(nèi)部計(jì)劃價(jià)格轉(zhuǎn)移到電工車間，這樣轉(zhuǎn)移價(jià)格是車間收入，發(fā)生的材料、人工、制造費(fèi)用是車間成本，用收入減去成本可以直觀地反映車間的內(nèi)部盈虧。而且通過計(jì)劃價(jià)格核算，可以將材料的市場(chǎng)價(jià)格變化因素剔除，車間盈虧僅僅與材料消耗量、廢品損失、制造費(fèi)用及人工成本的控制有關(guān)，可以更好地分清權(quán)責(zé)，便于考核。按照這樣一套模式設(shè)計(jì)出來的成本預(yù)算，可以與實(shí)際結(jié)果作出對(duì)比分析，對(duì)車間的投入產(chǎn)出進(jìn)行很好的控制，這一點(diǎn)對(duì)于材料和勞動(dòng)力密集的制造型企業(yè)特別適用。
2.未雨綢繆，增強(qiáng)了企業(yè)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。專業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)可以通過彈性預(yù)算對(duì)不同情況提前作出精確預(yù)測(cè)，可以根據(jù)不同的市場(chǎng)情況、不同的產(chǎn)量情況由企業(yè)管理者作出不同的預(yù)測(cè)及判斷，從中選定方案最優(yōu)、風(fēng)險(xiǎn)最小的方案。只要將不同的產(chǎn)量信息、不同的材料價(jià)格信息、不同的銷售收入信息輸入預(yù)算系統(tǒng)，經(jīng)過預(yù)算系統(tǒng)的自動(dòng)計(jì)算，全年利潤(rùn)的實(shí)現(xiàn)情況便可以很快計(jì)算出來。這一點(diǎn)對(duì)于全年銷售收入指標(biāo)的確定和產(chǎn)量指標(biāo)的確定至關(guān)重要。指標(biāo)一旦選定，管理者就可以提前考慮在哪些市場(chǎng)可以大舉挺進(jìn)，哪些市場(chǎng)應(yīng)該退出；為了完成預(yù)計(jì)產(chǎn)量應(yīng)如何搭配人力資源、設(shè)備資源；如何匹配現(xiàn)金流等等；可以起到未雨綢繆、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的作用。
3.充分利用OA網(wǎng)，加快信息的反饋，節(jié)約了管理成本。畢捷公司的信息化建設(shè)起步較早（北京市電機(jī)總廠20世紀(jì)80年代就開始上王安小型機(jī)），公司內(nèi)設(shè)OA網(wǎng)，各部門間計(jì)算機(jī)通過光纜連接成一個(gè)整體，交換數(shù)據(jù)可通過OA網(wǎng)進(jìn)行。每月預(yù)算管理辦公室在做完預(yù)算與實(shí)際的控制集后，將預(yù)算信息通過OA網(wǎng)迅速發(fā)至相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)，并通過不同的授權(quán)，設(shè)置不同的站點(diǎn)，不同的部門只能看到與本部門相關(guān)的信息，保證了數(shù)據(jù)的安全性、保密性。這極大地方便了部門和領(lǐng)導(dǎo)的查閱，在提供更多信息的同時(shí)也免去了大量紙張油墨的耗費(fèi)，降低了辦公成本。
4.大大方便了企業(yè)管理者從不同角度提煉出不同的信息，實(shí)際與預(yù)算的對(duì)比分析更加便捷、直觀。專業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)可以方便、快捷地對(duì)任何一組數(shù)據(jù)進(jìn)行輕松歸類、匯總，形成多維數(shù)據(jù)模型供管理決策需要，比如在對(duì)銷售收入的完成情況與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析時(shí)，既可以按客戶，也可以按銷售區(qū)域、銷售經(jīng)理、產(chǎn)品大類、產(chǎn)品型號(hào)來進(jìn)行。這些信息的提供，為企業(yè)有效評(píng)價(jià)客戶資源，進(jìn)行銷售區(qū)域的合理布局；對(duì)銷售經(jīng)理進(jìn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行取舍等決策提供了數(shù)據(jù)參考和客觀依據(jù)。
四、預(yù)算管理系統(tǒng)成功實(shí)施的幾點(diǎn)體會(huì)
通過本次預(yù)算管理系統(tǒng)的成功實(shí)施，有幾點(diǎn)體會(huì)，與大家分享。
1.要有強(qiáng)有力的組織保證，加強(qiáng)軟件實(shí)施過程中的領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)，從組織上保證預(yù)算管理軟件的成功實(shí)施。
2.要有相關(guān)制度體系的保證。如數(shù)據(jù)采集、分發(fā)的時(shí)間性要求、準(zhǔn)確性要求、復(fù)核程序等，都應(yīng)該以制度形式固定下來，以保證預(yù)算管理體系的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。畢捷公司在實(shí)施預(yù)算管理系統(tǒng)時(shí)，制訂了《全面預(yù)算管理制度》、《預(yù)算數(shù)據(jù)采集、分發(fā)及使用管理制度》、《全面預(yù)算管理軟件使用管理制度》等若干個(gè)管理制度。
3.要有一個(gè)健全的考核體系。只有形成全過程的“預(yù)算—執(zhí)行—檢查—考核—改進(jìn)”這樣一個(gè)循環(huán)，加強(qiáng)對(duì)預(yù)算結(jié)果的考核與分析，發(fā)現(xiàn)問題所在，從而采取有效措施加以改進(jìn)和完善，才能將預(yù)算管理落到實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
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